Společnost SMOZA je jedním ze tří největších velkoobchodů s papírem na českém trhu s obratem přes 1 miliardu korun. Společnost byla založena v roce 1991 "na zelené louce" a postupem času rozšířila svou působnost prostřednictvím poboček do Ostravy, Holešova, Brna a Prahy. Expanzivní politiku společnosti potvrdilo také založení dceřiné společnosti SMOZA, a.s., Slovenská republika.

Rok 1997 znamenal významný předěl v životě firmy - jejím majoritním vlastníkem se stává britská společnost Arjo Wiggins Appleton - největší distributor papíru v Evropě a přední světový výrobce papíru, čímž se pro společnost Smoza otevřela cesta k přímým dodávkám speciálních grafických papírů. Vstup zahraničního vlastníka do společnosti přinesl také potřebné know-how, výhodnější nákupní podmínky a levnější bankovní úvěry. V roce 2000 se SMOZA rozhodla pro další významnou změnu ve svém podnikání - pro implementaci nového podnikového informačního systému.

Výchozí stav
Do poloviny roku 2000 používala SMOZA informační systém sestávající ze dvou odděleně pracujících aplikací. S dynamickým rozvojem firmy tento systém už nedokázal zabezpečit všechny potřebné údaje pro řízení obchodních, marketingových a finančních aktivit. Mezi hlavní nedostatky systému patřila především nemožnost řízení obchodních úvěrů poskytovaných zákazníkům, což znesnadňovalo řízení pohledávek a kategorizaci klientů. Systém rovněž nepracoval v on-line režimu, což přinášelo problémy především v řízení logistiky a skladových zásob. Firma měla 5 skladů po celé České republice a obchodníci nebyli schopni volajícímu zákazníkovi s jistotou říci, jestli se dané zboží právě na některém ze skladů nachází. Vzhledem k tomu, že mezi zákazníky společnosti SMOZA patří řada tiskáren, které vyžadovaly dodávku objednaného zboží v termínech několika hodin, přinášel tento stav četné komplikace. Absence marketingového informačního systému neumožňovala oslovovat konkrétní zákazníky s konkrétními nabídkami, jejich výběr podle určitých kritérií, ani celkové sledování marketingových aktivit.

Výběr a implementace
Ve výběrovém řízení, kterého se zúčastnily renomované domácí i zahraniční společnosti, se SMOZA rozhodla pro Navision Financials. Jako hlavní argumenty pro Navision uvádí SMOZA především uživatelskou přívětivost. Navision Financials má totiž podobné ovládání i vzhled jako například Microsoft Office, který řada zaměstnanců ve firmě SMOZA používá.

Do implementace se vedení rozhodlo zapojit všechny úrovně organizační struktury společnosti. V řídící komisi tedy byl generální ředitel a top management, zástupci středního managementu i zástupci řadových zaměstnanců - například asistentka prodeje. Toto rozhodnutí se v průběhu implementace ukázalo jako velmi dobré. Účast managementu zabezpečila jasné vedení projektu a podporu "z nejvyšších míst", účast řadových zaměstnanců pak akceptaci nového řešení. Celá firma vzala projekt za svůj a díky tomu mohl již po šesti měsících implementace začít úspěšný ostrý provoz.

Ve spolupráci s odborníky IBM byla provedena jedna z nejobtížnějších částí projektu, konverze historických dat. V současné době je v provozu server AS/400, který v souběhu se serverem NF slouží jako vysoce spolehlivý datový sklad.

Přínosy nasazení nového IS
Mezi hlavní přínosy nového systému patří především propracovaný kreditní systém, tedy poskytování dodavatelských úvěrů. SMOZA většinu zboží dodává na fakturu, takže na tuto funkčnost byl kladen velký důraz. Dnes mají zaměstnanci možnost zjistit nejen aktuální stav pohledávek, ale také jejich vývoj nebo vývoj reálné splatnosti. Jsou velmi dobře propracována pravidla poskytování dodavatelských úvěrů, a to na základě dosavadní platební morálky zákazníka.

Další zlepšení spatřuje vedení firmy v řízení zásob. Vzhledem k různorodosti zásob je jejich řízení velmi obtížné. Byl vytvořen speciální nákupní objednávkový systém, který na základě historických dat vyhodnocuje například obrátkovost nebo sezónnost zboží a je schopen navrhnout nakupované množství podle dalších kritérií, a to i po jednotlivých regionech. Díky funkčnosti nového informačního systému a zpracování dat v reálném čase si mohla SMOZA dovolit snížit počet skladů z pěti na dva. Tento systém přinesl výsledky téměř okamžitě, zvýšila se obrátkovost zásob a to přineslo firmě významné úspory.

Nový marketingový systém pak umožňuje společnosti SMOZA vést jednotnou evidenci o zákaznících a provádět jejich kategorizaci. Na základě získaných dat pak může marketingové oddělení vybrat přesnou skupinu zákazníků, kterou je vhodné oslovit s konkrétní nabídkou. Toto oslovení může být provedeno přímo ze systému Navision Financials pomocí elektronické pošty. Systém je rovněž napojen na call-centrum, takže když zavolá zákazník, má operátor automaticky a okamžitě k dispozici všechny informace o daném zákazníkovi.

Vedení společnosti SMOZA má díky novému IS kdykoliv k dispozici aktuální přehled o situaci na trhu, o svých zákaznících i o vývoji obchodu. Díky řízení pohledávek a skladových zásob se podařilo výrazně zlepšit cash-flow, které má management možnost prostřednictvím Navision Financials aktivně ovlivňovat.

Pozn.: Článek byl zpracován na základě materiálů a informací o projektu implementace nového informačního systému, které redakci poskytl, ing. Pavel Trampota, projektový manažer společnosti SMOZA.

"Máme lepší přehled o vzájemném obchodu s našimi zákazníky a jsme schopni jim kdykoliv poskytnout přesné informace o zboží i dodacích lhůtách."