Akciová společnost Ostroj Opava patří mezi moderní průmyslové podniky, v nichž hrají IT systémy významnou roli nejen v oblastech, kde to již dnes považujeme za samozřejmé, jako například v oblasti finančního řízení, konstrukce, technické přípravy, plánování a řízení výroby atd. Ale také v oblasti personalistiky a řízení lidských zdrojů se ukazuje jednoznačný přínos informačních technologií, které umožňují především přesnější, rychlejší a v důsledku i levnější sběr dat a jejich zpracování. V Ostroji Opava proto nedávno investovali do moderního docházkového systému, jehož prostřednictvím jsou získávána data pro výpočet úkolové a skupinové mzdy. Docházkový systém ANeT-Time shromažďuje denně informace o přítomnosti pracovníků a o případných změnách v jejich kmenových datech. Na konci měsíce jsou po zpracování a uzavření docházky výsledky výpočtů automaticky přeneseny do Organizačního modulu (HR OM) systému SAP R/3, ve kterém je definováno přiřazení zaměstnanců do skupin úkolové mzdy pro výpočet. Získáváním dat z docházkového systému se odstranilo veškeré ruční pořizování dat a došlo k eliminaci chyb a odchylek při vyhodnocování jednotlivých příplatků z karet času práce (píchaček).

Ing. Miroslav Válek, Vedoucí odboru Řízení informačních systémů, Ostroj Opava

Na další přínosy docházkového systému a také na způsob jeho integrace s ERP systémem jsme se zeptali přímo v Ostroji pana Miroslava Válka, vedoucího odboru Řízení informačních systémů.

Jak jste řešili evidenci docházky a výpočet mezd před zavedením docházkového systému?
Evidence docházky zaměstnanců naší společnosti byla dříve řešena pomocí evidenčních lístků a klasických "píchaček", což přinášelo značné administrativní nároky na práci vedoucích výrobních skupin. Pro výpočet mezd a personalistiku jsme používali systém místního dodavatele, který byl propojen vlastním programem se systémem HP MM II (server HP3000) - systém pro oblast logistiky. Toto řešení však s sebou neslo klasické nedostatky nekonzistentního systému - náročnou údržbu a především problémy při požadavcích na změnu.

Proč jste se rozhodli pro zavedení právě docházkového systému ANeT-Time?
Po rozhodnutí o implementaci systému SAP v naší společnosti jsme provedli výběrové řízení na systém pro evidenci docházky. Vítězem výběrového řízení se stala česká firma ANeT-Advanced Network Technology se svým řešením docházkového systému. Vedle příznivých referencí firmy a bohaté funkčnosti jejich docházkového systému, byla hlavním důvodem vítězství nejlépe zpracovaná vazba na systém SAP. Otevřenost řešení systému ANeT nám nabídlo možnost jeho konzistentního začlenění do budovaného informačního systému společnosti.

Jaké požadavky jste měli na systém? Byly tyto požadavky splněny?
Požadavky na zavedení docházkového systému ANeT-Time společně se SAP byly od počátku zřejmé. Prioritou nám bylo vytvoření stabilního, bezpečného, flexibilního a integrovaného systému s jednotnou datovou základnou, který bude provozně spolehlivý a bude minimalizovat vliv lidského činitele na správnost poskytovaných výstupů. Systému vhodného pro zpracování mezd a evidenci docházky zaměstnanců, který svou funkčností plně pokryje veškeré potřeby společnosti Ostroj Opava a legislativy v této oblasti. Pomocí docházkové systému jsme chtěli získat jasné podklady pro hodnocení výkonnosti jednicových pracovníků, výpočet úkolové mzdy dle zpětných hlášení z modulu SAP PP. Důležitá byla také podpora informačního systému v oblasti osobního rozvoje zaměstnanců, hodnocení zaměstnanců, řízení školení a akcí, plánu kádrových rezerv apod. Veškeré uvedené požadavky byly splněny. Zpracování mezd v období leden 2003 až červen 2003 proběhlo bez problémů. Evidence docházky zaměstnanců pomocí docházkových terminálů běží nepřetržitě na třech vrátnicích.

Hodnotíte své zaměstnance skutečně dle výkonů? Víte například přesně, na které zakázce pracují? Víte za, jakou práci je hodnotíte?
Vykazování práce probíhá tak, že po provedení části nebo celé operace výrobní zakázky provede mistr záznam do SAPu ve formě zpětného hlášení (záznam o provedení části nebo celé operace výrobní zakázky, tento záznam obsahuje: číslo výrobní zakázky, číslo prodejní zakázky nebo projektu, počet kusů, číslo operace, normovaný čas, číslo pracovníka). V tomto hlášení uvede osobní číslo zaměstnance a počet jím realizovaných kusů. Dle počtu kusů systém SAP doplní odpovídající normované náklady a tyto jsou automatizovaně přeneseny do docházkového systému ANeT-Time. V docházkovém sytému jsou normované časy verifikovány a spojeny s informacemi o docházce pracovníka a přeneseny do modulu SAP HR pro výpočet mezd. Mzda úkolového pracovníka sestává ze mzdy odpovídající počtu realizovaných kusů (úkolů) a placené absence či placených překážek v práci.

Jak byste zhodnotili propojení docházkového systému a SAPu?
Docházkový systém ANeT-Time s propojením na moduly SAP PP a SAP HR je u nás v ostrém provozu od 1.1. 2003 a mohu konstatovat, že funguje k naší plné spokojenosti. Plnění výkonových norem sleduje pravidelně každý měsíc komise v čele s generálním ředitelem, přičemž vyhodnocení plnění výkonových norem je jedním z ukazatelů pro výši prémiové složky pro celou divizi. Zavedený způsob odměňování přispívá k vyšší motivaci nejen úkolových pracovníků, ale i všech ostatních pracovníků divize.

Můžete stručně shrnout klíčové přínosy nasazení docházkového systému?
Mám-li závěrem "vypíchnout" nejdůležitější přínosy, které jsme získali zavedením tohoto systému, pak musím zmínit především minimalizaci ručního pořizování časových událostí, díky čemuž ušetříme na administrativních pracovnících. Došlo také k eliminaci odchylek při vyhodnocování jednotlivých příplatků z karet času práce, a tím jsme odstranili chyby ručního zpracování dat, hlavně jejich věčné dohledávání a nápravy. Také se zpřesnilo odměňování pracovníků. Zaměstnanci si nyní nemohou data upravovat jako na klasických píchačkách. Platíme je skutečně za to, co odpracují. Díky propojení se SAPem došlo také k maximální automatizaci přebírání dat - plánování času aktualizací a automatického zaznamenávání změn v kmenových datech zaměstnanců.