Firma Protherm, spol. s r.o. dokončila v první polovině roku 2001 přechod na nový integrovaný informační systém WorldSoftware od společnosti J.D. Edwards implementovaný na platformě IBM AS/400. Oproti předcházejícímu stavu informatiky v Prothermu se jednalo o zásadní změnu aplikačního software, operační platformy i hardware. Proč se vedení společnosti odhodlalo k tak rozsáhlé modernizaci své informační infrastruktury? Odpověď by se dala shrnout do následujících slov: integrovat zpracování dat, kvalitním informačním systémem podpořit řízení klíčových procesů firmy, zvýšit stabilitu informační infrastruktury. Slovy vrcholového managementu: zachytit expanzi firmy a podpořit její další růst. Podrobnější informace k průběhu implementace nového IS nám poskytl Ing. Pavel Duhár, který pracuje ve společnosti Protherm jako vedoucí oddělení IT a má tedy k provozu IS opravdu velmi blízko.

Expanze Prothermu
Firma Protherm byla založena v roce 1991. Zpočátku se společnost věnovala výhradně obchodní činnosti, ale postupně se začala zaměřovat na vývoj a výrobu vlastních výrobků. Nejprve elektrických, poté i plynových kotlů. V roce 1994 byla založena ve Skalici na Slovensku "sesterská" firma Protherm kam byla převedena celá výroba. Dalším důležitým okamžikem v životě společnosti byl vstup strategického partnera v roce 1996. Novým vlastníkem se stal francouzský koncern HEPWORTH SAUNIER DUVAL, který je druhým největším výrobcem kotlů v Evropě. Spojení přineslo Prothermu levnější přístup ke komponentům pro kotle, možnost využívání technického know-how v rámci koncernu a především západní odbytiště.

Úspěšnost desetiletého vývoje nejlépe dokumentují dosažené výsledky. Firma, která začínala z nuly v obývacím pokoji pana Vlacha, dosáhla za rok 2000 obratu, který se blíží jedné miliardě korun. Meziroční nárůst produkce mezi roky 1999 a 2000 je téměř 80%. Firma vyváží většinu své produkce do 21 zemí světa.

Historie IT v rytmu firemních změn
Na začátku byl psací stroj! Použití a využívání výpočetní techniky prošlo za deset let podobným vývojem jako celá společnost. S prvním počítačem se dostal do Prothermu také textový procesor a databáze Dbase. K prvnímu skutečnému využití počítačů došlo někdy kolem roku 1993, kdy vlastní programátorské kapacity napsaly a nainstalovaly aplikace pro agendu skladu a prodeje. Ekonomiku společnosti zajišťoval v té době produkt Helios. Programy pracovaly odděleně a data se mezi nimi přenášela dávkově pomocí nejrůznějších exportů a importů. Takto vybudovaný informační systém postačoval jen do určitého vývojového stupně firmy. Začátkem roku 1997 bylo jasné, že vzhledem k překotnému rozvoji společnosti, je třeba zásadně změnit přístup ke zpracování dat a využití výpočetní techniky jako celku.

Požadavky na nový systém
Řešení, které hledal tým sestavený pro zadání výběrového řízení, muselo splňovat především následující podmínky:

. Informační systém musí být plně integrovaný (tzn. jednotlivé moduly musí mezi sebou spolupracovat a využívat jednu společnou databázi).

. Data budou zpracována centrálně pro všechny dislokace a to on-line a to s důrazem na dálkový přenos dat z výrobního závodu ve Skalici.

. Informační systém musí být schopen pracovat v mnohojazyčném prostředí (v případě společnosti Protherm s důrazem na ruský jazyk).

. Řešení musí být tak "veliké", aby při stávajícím růstu firmy nenastala podobná situace za tři roky a společnost nestála před úkolem hledat nové "větší" řešení.

. Nejdůležitějším kritériem výběru byla celková spolehlivost systému včetně hardwarové platformy

Jedno z prvních rozhodnutí bylo, že dáme přednost integrovanému řešení. Zkušenosti oslovených firem nás utvrdily v tom, že řešení složené z programů různých dodavatelů můžeme jen ve výjimečných případech považovat za vyhovující. Volili jsme tedy variantu, raději se v mezích možností přizpůsobit aplikaci, než ji zásadním způsobem předělávat k obrazu svému.

Výběr platformy, produktu a dodavatele
Přibližně po ročním hledání, absolvování mnoha desítek schůzek, testování několika řešení a konzultacích s firmami podobného zaměření, jsme se rozhodli v otázce hardwarového řešení - zvolili jsme platformu IBM AS/400. Tento hardware nás přesvědčil svojí spolehlivostí a velmi kvalitní podporou. Tím jsme výběr samotného informačního systému značně zúžili. V polovině roku 1998 jsme podepsali smlouvu na implementaci informačního systému WorldSoftware od společnosti J.D Edwards s dodavatelem pro Českou a Slovenskou republiku firmou BSC Praha.

Průběh implementace
Proto, aby projekt zavedení proběhl podle harmonogramu, byl sestaven implementační tým složený z pracovníků za jednotlivé oblasti strany dodavatele i strany odběratele. Při sestavení harmonogramu prací jsme předpokládali, že pracovníci implementačního týmu budou věnovat 40% své pracovní doby zavádění nového informačního systému. Z tohoto předpokladu jsme rozložili celkovou dobu implementace systému včetně zavedení nového serveru a sítí zhruba na jeden a půl roku. Hlavním přínosem této etapy měla být praktická zkušenost našich pracovníků získaná zaváděním a nastavením systému. V první fázi měl být implementován finanční a distribuční modul, v druhé potom modul výroby.

Do konce roku 1999 byl modul finance a distribuce naplněn daty a tím byla dokončena první etapa implementace nového informačního systému. Druhá část - zavádění výroby - byla náročnější, protože velkou část plánovaného času zabrala podpora koncových uživatelů. Od poloviny roku 2000 se celý systém používá v živém provozu. Přibližně tři měsíce trvalo, než koncoví uživatelé získali větší jistotu při práci s novým programem.

Samostatnou kapitolou byla instalace serveru AS/400 a vzdálené propojení on-line mezi závody v Praze, Vyškově a Skalici. Je nutno podotknout, že uvedené činnosti se nijak výrazně neprojevily na sestaveném harmonogramu a celkový průběh implementaci informačního systému jen podpořil.

První zkušenosti
Po skončení implementace nastala etapa, kterou bychom mohli nazvat "poimplementační" a ve které jsme zjišťovali co všechno nový informační systém dokáže a co jsme v původním zadání leckdy ani nepožadovali. Z části se jedná o funkcionalitu, která není pro naši práci zásadní a z části o možnosti, které zjednodušují naši práci. Postupně s růstem naší produkce a zvyšováním požadavků na informace zavádíme nové funkce, které nám nový systém nabízí.
Vzhledem k charakteru výroby, kdy se jedná o montáž na výrobní lince s krátkou dobou rozpracovanosti, úspěšně využíváme efektivní metody zpětného odpisu materiálu (tzv. metoda back flush).

Další výraznou změnou je zpřesnění norem a z toho plynoucí dopad do nejrůznějších kalkulací, snížení skladových zásob a vyhodnocování jednotlivých výrobků. Do výroby se nám také dostalo propojení mezi plánem a řízením dílenské výroby.

Ohlédnutí
Je nutno konstatovat, že použitý informační systém pokrývá v současné době všechny naše potřeby, a to jak co do funkčnosti, tak i do objemu zpracovávaných dat. V době, kdy jsme hledali nový informační systém pro naše podnikání, se takto rozsáhlý software mohl zdát zbytečný. Dnes, kdy byl od doby původního záměru objem produkce ztrojnásoben, dal vývoj plně za pravdu našemu rozhodnutí. Použitý hardware od společnosti IBM server AS/400 také plně potvrdil svou pověst a jeho spolehlivost provozu můžeme prohlásit za bezkonkurenční.

V dalším rozvoji našeho IT plánujeme rozšiřovat funkcionalitu použité aplikace při zachování hardwarové platformy.