Možná pro Vás bude překvapující, že se na následujících řádcích nezabýváme pojmem B2B obecně, ale zaměřili jsme se na nákupní B2B. Ptáte se proč? Nákupní a prodejní B2B jsou dnes dva odlišné světy, které mají své dodavatele aplikací s know-how v jedné či druhé oblasti. Vyspělé B2B aplikace nelze jenom jednoduše otočit a použít tak například prodejní B2B aplikaci pro zajištění nákupu. Je pravdou, že právě o toto se pokoušely a pokoušejí různá elektronická tržiště, která chtějí použít jednu společnou šablonu pro dodavatele i odběratele. Praxe však jasně ukazuje, že to tak ve většině případů spíše nefunguje.


Jen samotná elektronická komunikace s obchodními partnery není bez další funkčnosti pro podnik velkým přínosem. Je potřeba automatizovat také odpovídající firemní procesy a zajistit zpracování odpovídajících informací. Cíle podniku jsou v oblasti nákupu zjevně odlišné od cílů v oblasti prodeje.

Nakoupit chceme jen to nejnutnější a pokud možno co nejlevněji a naopak prodávat chceme co nejvíce a za co nejlepší cenu. Dodavatele si vybíráme, vyhodnocujeme je a měníme. O zákazníky bojujeme, staráme se o ně a snažíme se je udržet. To znamená, že se v těchto oblastech zákonitě musí nákupní a prodejní B2B lišit.
 

Prodejní nebo nákupní B2B?
Co je pro firmu důležitější nákupní nebo prodejní B2B? Každá firma se soustřeďuje hlavně na prodej. To je samozřejmě logické. Prodej společnost primárně živí - neprodá-li, nepřežije. Touto argumentací se dostáváme k jednoznačné odpovědi - prodejní B2B je mnohem důležitější.

Pokusme se na to podívat ale také z jiné strany. Elektronický Procurement je asi nejvíce v praxi prověřenou částí nákupního B2B. Použijeme trochu jednoduché matematiky, přičemž budeme vycházet ze studie americké konzultační společnosti Aberdeen Group z roku 2001, která zjišťovala úspěšnost části elektronického Procurementu u společností, jenž B2B již zavedly:

. Firma zavedením nákupního eProcurementu ročně v průměru ušetří 8% - 20% na optimalizaci svých provozních výdajů.

. Provozní výdaje, které lze optimalizovat pomocí nákupního eProcurementu tvoří například ve strojírenském podniku 30% - 35% všech výdajů a u nevýrobní společnosti činí více než 60% všech výdajů.

Když si uvědomíme, že každá koruna ušetřená v nákupu je ekvivalentní zvýšení tržeb v průměru o 5 až 10 korun (samozřejmě v závislosti na ziskovosti), pak zavedení eProcurementu například u strojírenské společnosti ovlivní ziskovost stejně jako trvalé zvýšení prodeje o 12 % - 56 % (Výpočet od 8 % x 30 % x 5 do 20 % x 35 % x 10). Umíte si představit takové trvalé zvýšení prodeje v průběhu 3 měsíců (což je průměrná doba implementace eProcurementu) na trhu s konkurenčním prostředím?

Možná, že někdy se to již někomu díky výjimečným schopnostem a situaci podařilo a někdy se zase opět podaří. Ale při zavádění nákupního eProcurementu je výsledek jistý téměř vždy a u všech.

Je ještě stále odpověď, že prodejní B2B je mnohem důležitější, tak jednoznačná?
 

Co je Spend Management?
Jaký informační systém může používat ředitel nákupu a celé nákupní oddělení? V současnosti se snaží získávat informace z ERP systému, někde již částečně zkoušejí různá B2B propojení a možná také používají různé vlastní programy. ERP zaznamenává informace z hlediska finančních příjmů a výdajů.

 Zpravidla pokrývají nákupní B2B řešení zatím jenom malou část nákupního cyklu nebo je lze efektivně použít jenom pro určité nákupní komodity. Rozhodně to není pro nákupní oddělení to nejlepší řešení.

Tuto situaci lze srovnat se stavem před příchodem CRM. Zdálo se, že sice nějakým způsobem informace jsou sdílené a podpora obchodních procesů pomocí ERP a případně dalších informačních systémů funguje, ale vždy nějaká klíčová informace nebo funkcionalita v tom nejnevhodnějším čase chyběla. To podnítilo postupný vývoj nového informačního systému - CRM, jehož koncepce vychází z pohledu obchodníka a ne z pohledu finančního manažera.

Podobným vývojem postupuje nyní i informační systém pro nákupní oddělení. Jeho části se postupně oddělily od ERP systému, byly rozšířeny o elektronické propojení na dodavatele, doplněny o nástroje pro podporu výběru dodavatelů, interní schvalovací proces, katalogy atd.

První vlaštovky ekvivalentu CRM pro prodejní oddělení se již začínají objevovat. Přední producent nákupních B2B aplikací - společnost Ariba přichází na trh s komplexním řešením vzniklým propojením jednotlivých produktů nazvaným Spend Management. Toto řešení pokrývá celý nákupní proces a poskytuje funkčnost a informace z pohledu nákupního oddělení. Spend Management je složen ze tří základních funkčních modulů, které jsou již určitým standardem pro nákupní B2B a jsou i používaným vzorem pro vývoj B2B produktů jiných firem - Oracle, SAP, CommerceOne. V oblasti nákupního B2B existují i další odlišná názvosloví mnohokrát až nápadně podobná, která připravily marketingová oddělení jednotlivých softwarových producentů. Domnívám se však, že pro popsání možností nákupního B2B řešení, se lze přidržet funkčnosti, kterou nabízí Spend Management. Nyní se pojďme podívat na jednotlivé části Spend Managementu.

Elektronický Sourcing
Elektronický Sourcing zajišťuje transparentnost, zpětnou kontrolu a rychlost výběrů dodavatelů.

Automatizuje celý proces výběru dodavatelů a komunikaci s nimi přesouvá na Internet. Interakce s potenciálními dodavateli jsou pak zaznamenávány v informačním systému. Některé společnosti dokonce nezveřejňují ani jména členů výběrové komise a kontakt na ně a striktně veškerou komunikaci směřují jen přes kontaktní www stránku (Samozřejmě přístupnou jen potenciálním účastníkům v přiměřeném rozsahu).

Oslovení dodavatelé, jež projeví zájem, jsou požádání o vyplnění základních informací o sobě a nabízených produktech, certifikátech apod. Na základě různých povinných kriterií a doplňujících atributů pak může nákupní manažer (nebo výběrová komise) vybrat několik dodavatelů, se kterými chce dále pokračovat v jednaní.

Po vypsání výběrového řízení potenciální uchazeči podávají své nabídky. Mohou se ucházet i pouze o část zakázky. Zadavatel může zpřístupnit kritéria výběru na základě váhového ohodnocení jednotlivých atributů, může umožnit zadavatelům vidět své pořadí v průběhu výběrového řízení a může realizovat různé typy nákupních elektronických aukcí (otevřená, uzavřená, holandská, anglická, japonská aj.) Uchazeči mohou se zadavatelem komunikovat, přičemž otázky i odpovědi jsou pro ostatní přístupné.

Vyhodnocení může systém provést automaticky, nebo může vybrané uchazeče doporučit výběrové komisi na základě předem zadaných vícedimenzionálních kritérií (jako např. cena, čas dodání, preferovaný způsob realizace, reputace dodavatele, splátkový kalendář, reference, zajištění subdodávek atd.)

I po výběru jednoho nebo více dodavatelů lze provádět další jednání na upřesnění parametrů, nebo získání ještě výhodnějších podmínek.
 

Elektronický Procurement
Elektronický Procurement automatizuje celý proces pořízení nákupu včetně komunikace s dodavateli. Pomáhá zajistit dodržování firemních nákupních procesů, snížit administraci při realizaci takového procesu a zajišťuje jednotná pravidla nákupu pro všechny zaměstnance. Dále umožňuje nákupnímu oddělení sledovat a vyhodnocovat, jak dodavatelé plní smluvní podmínky.

Požadavek na nákup inicializuje nákup jakékoliv komodity. Iniciátorem by měl být zpravidla zaměstnanec, který je koncovým uživatelem, nebo je za danou oblast zodpovědný. Může se jednat o kancelářské potřeby, marketingové materiály, pracovní pomůcky, formuláře, hardware, software, údržbu strojního zařízení, náhradní díly, různé součástky, materiály, laboratorní vybavení apod.

Požadavek může být vytvořen na cokoliv, co je nakupováno pravidelně. Firma má totiž zavedený určitý standard a již vybrala preferované dodavatele (například pomocí elektronického sourcingu) pro jednotlivé komodity za předem smluvené ceny. Soupis těchto komodit je pro každého zaměstnance v jeho kategorii přístupný v katalogu přes Intranet. Zaměstnanec -žadatel si pak jednouše vybere, co požaduje a vytvoří nákupní požadavek. Lze požadovat i něco neobvyklého, co zatím není v katalogu. V tomto případě by mělo být další zpracování požadavku odlišné. Zpravidla je potřebné do procesu zahrnout i nákupního manažera, který vybere toho správného dodavatele. Tímto způsobem se realizuje i inicializuje nákup u položek, které nejsou v katalogu. U nich však před jejich nákupem musí nejdříve proběhnout vyhledání dodavatele.

Každý požadavek by měl být schvalován jednou nebo i více osobami v závislosti na komoditě, částce, pozici žadatele ve firemní hierarchii, způsobu dodání, atd. B2B řešení tento proces automatizuje. Pro každý konkrétní požadavek se vytváří vlastní schvalovací proces na základě předem dohodnutých pravidel. Schvalovatel může mít k dispozici i porovnání s rozpočtem pro oddělení, nákladové středisko atd. Žadatel může navíc sledovat, v jakém stavu je schvalování jeho požadavku.

Ze schválených požadavků se automaticky vytvářejí objednávky. Z jednoho požadavku se může vygenerovat i více objednávek na různé dodavatele a naopak objednávka může být vytvořena konsolidací více požadavků - například při dohodnuté každotýdenní zavážce zboží.

Komunikace s dodavatelem probíhá přes hostované řešení, které dodavatele nenutí k žádným dalším investicím. Dodavatel v tomto prostředí potvrzuje objednávku a také může zobrazovat stav dodávky (například položky - vyrábí se, zabaleno, expedováno aj.)

Pro příjem zboží může být generován schvalovací cyklus. Například dodávku osobního počítače nejdříve potvrdí IT technik. Následně po instalaci v IT oddělení a dodání na stůl ji potvrdí koncový uživatel, který podal požadavek na PC.

Dodavatel může zaslat elektronickou fakturu přes hostované řešení. Spend Management nabízí možnost realizovat elektronické platby ve spolupráci s bankovními partnery.

Integrace Spend Managementu a celopodnikového informačního systému (z kategorie tzv. ERP řešení) je jedním z důležitých kritérií úspěšnosti nasazovaného řešení. Spend Management obsahuje sadu nástrojů na obousměrné propojení s libovolným ERP systémem pro statická data (dodavatelé, katalogové položky, uživatelé, přístupová práva atd.) a dynamická data (požadavek na objednávku, objednávka, příjem zboží atd.). Lze jej propojit současně i s více ERP systémy. Součástí jsou i již hotové adaptéry pro ERP systémy společností SAP, Oracle, PeopleSoft a JD Edwards (OneWorld). Pro ostatní systémy je připraven adaptér, který umožňuje více způsobů komunikace (on-line, off-line, XML, volání externích funkcí - tzv. "remote function call" aj.)

I když se to na první pohled nemusí zdát, elektronický Procurement šetří pracovní čas u všech zaměstnanců v průběhu realizace procesu pořízení nákupu. Je nutné si uvědomit, že se nejedná jen o administrativní pracovníky, kteří pořizují data do ERP systému. Týká se to všech zaměstnanců, protože každý se alespoň jednou za čas aktivně účastní procesu pořízení nákupu. Opět podle studie konzultační společnosti Aberdeen Group z roku 2001 zavedením elektronického procurementu společnosti v průměru ušetří až 73 % času při aktivní administraci pořízení nákupu.
 

Komunikační platforma a hostované řešení pro dodavatele
Pro zajištění komunikace s dodavateli je potřebné umožnit připojení na nákupní B2B řešení svého odběratele. Aby nákupní oddělení mělo volné ruce při výběru dodavatelů a případné změně dodavatelů, řešení na straně dodavatele musí být lehce implementovatelné a s minimálními náklady. Jestliže tomu tak není, pak lze dodavatele vyměnit jen velice těžce. Takový dodavatel samozřejmě ví, že konkurence jej může nahradit jen stěží a někdy se podle toho i chová. Proto je velice vhodnou volbou hostovaná komunikační platforma s velice přívětivým uživatelským rozhraním, přičemž pro dodavatele stačí připojení na Internet, nebo v horším případě fax.

Commerce One využívá regionálních sítí GTW, které provozují jeho partneři. Ariba nabízí pro dodavatele a odběratele ASN - své komfortní prostředí pro tvorbu a správu katalogů dodavatelů. Dále slouží jako prostředek pro elektronickou komunikaci, který umožňuje každému účastníkovi nezávislý výběr komunikačního rozhraní (XML, EDI, e-mail, fax apod.). Dodavatel přes ASN potvrzuje objednávky a odesílá faktury. Na straně dodavatele není kromě prohlížeče a přístupu na Internet potřebné žádné další softwarové vybavení či hardwarové zařízení.

Další rozvoj nákupního B2B
Jak již bylo potvrzeno u mnoha společností po celém světě (a to nejen ve vyspělých ekonomikách), nákupní elektronický Procurement a Sourcing prokazatelně přinášejí úspory. Není žádný důvod se domnívat, že tomu v České republice tak nebude. Samozřejmě jako všechno nové, tak i elektronický Procurement a Sourcing se bude prosazovat postupně. Nejdříve začnou dynamické firmy, které hledají nové možnosti a nebojí se informačních technologií. Mohou tím získat velkou konkurenční výhodu - nižší náklady. To pak postupně donutí i další společnosti zavést nákupní B2B. Lze předpokládat, že do 3-5 let bude nákupní B2B skoro "povinným vybavením" každé větší společnosti, jak je tomu dnes u ERP systémů.

Pozn.: Autor článku, pracuje na pozici Ariba Business Development Manager ve společnosti LLP Group.

www.llpgroup.com