Většina českých společností v průběhu minulých let investovala nemalé zdroje do implementace transakčních systémů typu ERP. Kromě výrazného urychlení pracovních procesů vyplývajícího z automatizace rutinních činností tak firmy mimoděk získaly další výhodu - začaly shromažďovat nejrůznější data o zákaznících, dodavatelích, marketingových akcích, historické účetní záznamy, detaily všech provedených transakcí a další hodnotné údaje. Slabinou transakčních systémů ERP se však ukazuje být nízká schopnost zpracovat jejich data do podoby vysoce ceněných zdrojů - informací, které musí denně využívat jako podklad pro své rozhodování každý, od řadových zaměstnanců po špičkové manažery.



Obr. 1: Schéma business intelligence

Podnikové role
Řadoví zaměstnanci, kteří pracují přímo s transakčními systémy, mají výrazně nižší informační potřeby než manažeři, a proto jsou na tom paradoxně o něco lépe. Mohou informace získat ve formě předpřipravených reportů, které "jejich" systém nabízí. I ti se však dostanou do úzkých, potřebují-li zrovna informace z jiného systému. Manažeři stojí před obtížnější situací. Do jejich působnosti totiž spadá několik oddělení s různými systémy. Nelze očekávat, že by se manažer učil detailní ovládání každého z nich, jen aby se dostal k výsledkům, které potřebuje znát. A zcela nemyslitelné pak je, aby prováděl propojování systémů, například kvůli vyhodnocení dopadů marketingové kampaně na prodej produktu v situaci, kdy údaje o kampaních obsahuje jiný systém než "prodejní" modul. Toto skutečně není v silách většiny technicky neorientovaných lidí.


Obr. 2: Ukázka reportů generovaných aplikací Crystal Reports

Ideální situace
Jak by tedy měla situace vypadat? V optimálním případě by měl dokázat kdokoliv ve firmě získat jednoduchým způsobem a rychle z dat informace, které potřebuje ke své práci, bez znalostí jakéhokoliv programovacího nebo dotazovacího jazyka, případně složitého ovládání několika systémů. S těmito informacemi pak může dále pracovat, distribuovat je, a hlavně na nich založit kvalifikovaná rozhodnutí. Samozřejmostí přitom musí zůstat maximální ochrana dat, tak aby zaměstnanci mohli získávat pouze ta data a ty informace, které jsou relevantní k jejich konkrétní pracovní činnosti.


Obr. 3: Ukázka reportu generovaných systémem Business Objects

Business intelligence
Obor, který se zabývá extrakcí dat z transakčních systémů a jejich transformací na hodnotné informace, se v moderní terminologii označuje jako business intelligence. I když se týká i dalších aspektů, pro koncové uživatele - řadové zaměstnance, střední management, ale i top management, správní radu a akcionáře - jde především o reporting a analýzu. Tím je míněno pravidelné získávání tiskových sestav, ať již v papírové, či elektronické formě, a možnost interaktivní práce s jejich daty. Interaktivní práce zahrnuje možnost libovolně měnit rozsah zobrazovaných informací, úroveň jejich detailu, tvorbu základních i složitějších výpočtů, tabulek a grafů. Nástroje, které tyto činnosti (a mnohé další) umožňují, se dají souhrnným termínem označit jako platforma business intelligence.


Obr. 4: Ukázka manažerského dashboardu vytvořeného systémem Business Objects v prostředí webového prohlížeče

Reporting
Potřeby reportingu bývají více či méně pokryty škálou tiskových sestav pevně definovaných v rámci transakčních systémů. K nevýhodám tohoto systému patří:
· Nepružnost - i minimální úpravu reportu je nutno zadat dodavatelské společnosti. Úprava pak bude pravděpodobně součástí většího balíku změn, předpokládaná doba implementace tedy může přesáhnout i půl roku, takže v době, kdy se nová informace uživatelům zpřístupní, nemusí již být ani aktuální, ani potřebná.
· Vysoké náklady - za každou změnu sestav jsou dodavatelským společnostem placeny nemalé poplatky.
· Omezená dostupnost - k získání reportu přímo ze zdrojového systému je nutná alespoň základní znalost jeho ovládání, což je v případě většího množství systémů značně náročné.

Řešení na úrovni doby
Jaké tedy vyvstává řešení? Implementací kvalitní reportingové platformy je možno:
· Samostatně vytvářet, modifikovat a distribuovat reporty nad jakýmkoliv systémem ve společnosti. Časová náročnost změny reportu se pohybuje v řádu hodin, maximálně dní. Společnost úpravy provádí s využitím vlastního IT oddělení, což redukuje poplatky dodavatelským společnostem, a přináší tak značné úspory v této oblasti.

· Zpřístupnit informace všech zdrojových systémů ze zabezpečeného centralizovaného prostředí. Práce s moderními reportingovými nástroji je navíc jednoduchá a intuitivní, takže eliminuje nároky na technické znalosti uživatelů.

Datové sklady a analýza dat V pokročilejších fázích implementace platformy business intelligence firmy budují centralizovaná úložiště historických dat - datové sklady. K těm uživatelé přistupují pomocí specializovaných nástrojů pro dotazování a analýzu, které by měly umět:
· analyzovat vývoj klíčových ukazatelů v čase,
· sestavovat reporty kombinující informace z různých zdrojů v jedné tabulce či grafu,
· procházet různými úrovněmi detailu (funkcionalita zvaná drill),
· analyzovat data z nejrůznějších úhlů pohledu (slice-and-dice),
· provádět sofistikované prediktivní analýzy, statistické výpočty a další operace.

Manažerské kokpity
Na nejvyšší úrovni business intelligence stojí systémy manažerských kokpitů (dashboards). Ty tvoří dynamicky modifikovatelné, přehledné nástroje pro sledování klíčových ukazatelů výkonnosti podniku. Základní filozofie spočívá v tom, aby manažer na první pohled viděl aktuální vývoj ukazatelů, které jej zajímají, a mohl na ně kvalifikovaně a rychle reagovat. V rámci manažerských kokpitů jsou sestavovány i tzv. scorecards, které přehledným způsobem vizualizují strategické cíle podniku a sledují jejich plnění podle různých úrovní řízení.

Informace jako výstup
Nástroje pro reporting, analýzu a tvorbu manažerských kokpitů tvoří komplexní platformu business intelligence, která je schopna vyřešit informační potřeby všech zaměstnanců společnosti a umožnit jim tak výrazně zredukovat čas potřebný na sběr a zpracování dat. Vyšetřený čas pak mohou efektivně využít pro vlastní zkoumání významu těchto dat a provádění kvalifikovaných rozhodnutí založených na získaných informacích. Společnost zároveň zredukuje náklady na správu statického reportingu a ušetří zdroje IT.

Autor článku, Jakub Holubec, pracuje ve společnosti Ness CEE jako product manažer pro platformu business intelligence Business Objects.