Práce s uloženými daty může být v danou chvíli pro uživatele velmi důležitá, proto i zobrazení některých typů souborů se začíná prosazovat a používat i v těch nejmenších PDA či mobilních telefonech. Jakým způsobem je ale možné využít mobilní zařízení či mobilní aplikace v prostředí malých a středních organizací ke komunikaci s ERP produktem?
V dnešní době je standardem, že si s sebou každý z nás nosí alespoň jedno mobilní zařízení (a nejsou výjimkou lidé se dvěma až třemi zařízeními najednou), ať už budeme uvažovat běžné mobilní telefony či PDA, tablet PC či notebooky. Mezi jejich přednosti patří podpora formáty souborů typu TXT, RTF, DOC, XLS, PDF a další, komunikace prostřednictvím SMS, MMS, WAP, SMTP, WWW (včetně podpory HTML, Javascriptu, PHP, ASP.NET) a ostatní rozhraní. Funkce, jež byly dříve myslitelné pouze pro osobní počítač, nyní přinášejí možnosti spolupráce mobilního zařízení s ERP produktem v poměrně širokém spektru činností.
Nejprve se zaměříme na využití mobilních zařízení z pohledu komunikace s mobilními zařízeními. Základní typem je komunikace z ERP produktu navenek ve formě SMS zprávy či e-mailu z vydané korespondence systému. Tyto typy komunikace umožňují na straně mobilního zařízení přečíst SMS zprávu či e-mail a v případě e-mailu pak opětovně odpovídat, čímž se dostane informace opět do ERP produktu natažením e-mailu jako přijaté korespondence.
Stejných komunikačních prostředků se také využívá, pokud bude uživatel vyžadovat automatické zasílání nadefinovaných kontrolních výstupů e-mailem v předepsaných intervalech či na základě splnění určitých podmínek. Tyto výstupy mohou přicházet i ve formě souborů v předdefinovaném formátu, což znamená, že bude moci uživatel s výstupem pracovat v rámci nainstalovaných aplikací.
Kvalitní ERP produkty by neměly mít problémy s exportem veškerých výstupů ze systému ve formátech DOC, XLS, PDF, HTML, RTF, TXT, XML, ODT a dalších dříve standardních formátech. Nejnověji začínají některá vyspělá ERP řešení využívat nových formátů od společnosti Microsoft (XPS, DOCX). Proto je následně na uživateli, který z formátů bude načítat do svého PDA či notebooku pro následné přečtení (respektive který z formátů mobilní zařízení podporuje).
Možnosti napojení mobilních zařízení na ERP systémy jsou vskutku rozsáhlé a omezené pouze rychle rostoucími možnostmi telefonů či PDA na straně jedné a technologickou vyspělostí ERP na straně druhé. Pojďme se podívat na některé další speciality, které může moderní podnikový informační systém malým a středním organizacím nabídnout.
Není problém umožnit uživateli s pomocí mobilních telefonů či PDA se SIM kartou zasílat do firmy SMS zprávy, které představují jakési dotazy na informace z ERP produktu. Po zjištění práv na požadovaný dotaz se případně odešle odpověď ve formě jedné až několika SMS zpráv nazpět uživateli. Uživatel se však nemusí pouze dotazovat na informace z databáze. Dalšími pokyny ve formě SMS je možně zapsat informaci do ERP produktu či na základě definice a práv uživatele spustit funkci přímo v ERP produktu, stejně jako kdyby uživatel funkci spouštěl přímo z PC přihlášeného k ERP.
Někteří uživatelé potřebují z wapových či internetových prohlížečů prohlížet přehledy vztahů, komunikací a dokladů se zákazníky, přehledy o sortimentech, obchodních případech či zakázkách a vybrané manažerské výstupy. Samozřejmostí by měla být také editace základních charakteristik partnerů, jejich zástupců, adres či kontaktů, generování nové objednávky či práce s vlastními interními záznamy (s kalendářem, úkoly a obecnými informacemi). Pokud ERP disponuje podporou workflow či řízení projektů, je možné odesílat úkoly uživatelům, jež jsou zodpovědní za splnění dílčí části projektu či workflow. Uživatelé tuto informaci získají, mohou s ní dále pracovat a potom, co splní úkol, se dotáhne zpětná vazba k projektu, respektive k workflow ve standardní podobě, z níž moduly nadále vychází a mohou pokračovat v běhu. Díky mobilním zařízením tedy dochází k možnosti použití zmíněných modulů i pro mobilní pracovníky pracující v terénu či na partnery, kteří kooperují na daném projektu.
Přirozeně, že podpora mobilních trendů by neměla být považována za klíčovou vlastnost ERP, ale je třeba ji vzít v úvahu jako jeden z prvků, který může zásadním způsobem ovlivnit efektivitu práce se systémem především u často cestujících uživatelů, což bývají v řadě případů především obchodní zástupci, kteří se mohou značným způsobem podílet na obchodních výsledcích.

Autor je vedoucím analytického a vývojového oddělení společnosti J.K.R., která je producentem ERP třídy Byznys.