Doba, kdy přicházeli sami zákazníci za svým obchodníkem a nakupovali proto, že jej znají osobně, je již nenávratně pryč. Mění se obchodní procesy a obchodníci se sdružují do obchodních řetězců. Minimalizují náklady mnohdy na hranici únosnosti a hledají jak zákazníka motivovat, aby své peníze utrácel právě tady. Cílenou motivací ve formě spotřebitelských soutěží, akcí a slev obchodníci dosahují udržení množství zákazníků a také se pokoušejí přetahovat zákazníky od konkurence k sobě. Aby obchodníci mohli své zákazníky cíleně motivovat, musí znát jejich potřeby a požadavky.

Za této situace se stala klíčovou potřeba získávat informace o zákaznících a spotřebitelích. Řada společností buduje oddělení obchodních zástupců, kteří klienty navštěvují, informují je o novém zboží, nových cenách a zajišťují jejich potřeby. Jiné společnosti využívají obchodní zástupce především pro prodej svého zboží přímo z aut nebo sběr objednávek dle aktuálních stavu zboží přímo u zákazníků. Jiní obchodní zástupci organizují promotion nového zboží na prodejnách nebo marketingově kontaktují koncové spotřebitele.

Tyto obchodní procesy jsou však mnohem složitější na obsluhu obchodním zástupcem a výrazně snižují jeho výkonnost. Mnohé společnosti hledají možnosti jak zefektivnit složité procesy, při nichž obchodní zástupce ráno převezme na papíře napsanou denní trasu a složku dodacích listů a faktur pro své klienty a poté při rozvozu předává zboží spolu s dodacími listy. Mnozí ve svých dokladech zaznamenávají průběh návštěv a nebo vystavují objednávky svých zákazníků.

Po skončení náročného prodejního dne je dále obchodní zástupce povinen své aktivity vyhodnotit a obvykle vypsat do sumárního formuláře. Spolu s denní závěrkou a inventurou skladu ve vozidle předá informace v papírové podobě na centrálu, kde jsou tyto výsledky ručně přepsány do informačního systému a dále se tam s nimi pracuje. Takový postup je však velmi pracný a nutí všechny pracovníky dělat mnoho činností, které jsou v principu neproduktivní a zdržují od vlastní práce. Obchodní zástupce pak neefektivně ztrácí čas, který by mohl věnovat svým zákazníkům nebo i získávání nových zákazníků. Náklady takto vynaložené se promítají do ceny zboží a snižují jeho konkurenceschopnost nejen z hlediska ceny, ale také z hlediska pružnosti celého obchodního procesu a úspor v něm.

Vzniká logická otázka, jak tyto procesy udělat lépe, efektivněji a ušetřit tak mnohé náklady, které firmy vydávají zbytečně. Odpovědí je odmítnutí stávajících na oběhu papírových dokumentů založených obchodních procesů a vytváření aktivit vedoucích k nasazení mobilních informačních systémů. Cílem a očekávaným přínosem je především úspora nákladů a také výrazné zvýšení efektivity obchodních pracovníků.

Jak to však udělat, aby cena takového systému byla relevantní přinášené úspoře a aby po jeho nasazení bylo možno jasně vyčíslit nejen tuto úsporu, ale také předpoklad zvyšování zisků a příliv nových klientů? Asi tím nejpodstatnějším krokem je vždy rozhodnutí kdy a za jakých podmínek realizovat takový systém. V prostředí vysoké konkurence, kdy i malá výhoda může být jednou z klíčových, je výhoda provozování mobilních systémů zcela zřejmá. Obchodník, který opravdu ví, jak jeho zákazníci zboží objednávají, v jakých množstvích a periodicitě, jací a kdo jeho zákazníci jsou, má opravdu velký náskok nad konkurencí. Navíc můžeme hovořit o tom, že takový systém dokáže shromažďovat informace nejen o zákaznících (z hlediska velkoobchodů ), ale přímo o koncových spotřebitelích. Zná jejich zvyklosti a umí je rozlišovat nejen z pohledu jednotlivých regionů, ale také ročních období nebo regionálních zvyklostí. Takový obchodník může zcela jasně definovat potřeby svých zákazníků a poté stanovovat strategie pro jejich další udržení. Mění se tedy standardizovaný proces, kdy jsou na základě již získaných informací napravována rozhodnutí z minulého období, na efektivní rozhodování s možností předvídat, jak se bude zákazník a tím i trh chovat.

Samotná rozhodnutí však nemohou stačit. Včasné informace získané přímo od zákazníků nebo přímo od spotřebitelů ukazují směr, kterým se dané rozhodnutí ubírá v reálném čase a ihned zobrazují jeho výsledky. Tím rozhodnutím může být například změna ceny výrobku a jeho následkem je očekávaný přínos prodeje a zisku. Pokud známe tyto veličiny, můžeme sledovat, jak se prodejní akce projevily přímo u zákazníků a v reálu je se zpožděním několika hodin řídit.

Takto řízený obchodní proces může dát řídícím pracovníkům jasnou odezvu, jak obchodní procesy přímo a bez obvyklého zpoždění řídit. Cílem je tedy předvídat, nikoliv již jen reagovat na děje, které byly. Reálným zhodnocením výsledků může management firmy sledovat kvalitu rozhodování a plnění strategií tak, jak jsou požadovány.

Co by tedy měl mít takový mobilní informační systém? Rozhodně silnou a robustní serverovou část, která bude data ukládat a třídit. Serverová část musí obsahovat všechny nástroje na vyhodnocení získaných dat a na vytváření všech pohledů na získané informace. Standardem by také mělo být snadné, jednoduché a přehledné zobrazení informací pro zpracování na standardních počítačích. Dále pak předpřipravené sumáře a pohledy na data, ve kterých mohou řídící pracovníci vidět, jak se celá organizace chová a jak pracuje. Serverová část by si neměla klást za cíl být přímo celým ERP systémem, ale měla by obsahovat veškerou konektivitu k již provozovaným informačním systémům. Vždyť data získaná v terénu přímo souvisejí s obchodními procesy mobilních pracovníků.

V mnoha ohledech však zavedení mobilního informačního systému neznamená pouze převod papírové evidence do elektronické, ale zahrnuje především možnost upravovat mnohé procesy v organizaci práce. Je tedy klíčové, aby takový mobilní informační systém umožňoval samostatně na straně office uživatelů tyto procesy měnit a upravovat. Dobrým příkladem může být marketingový průzkum, kdy pracovník marketingu požaduje informace o produktu, zadá dotazníky a ty se v terénu zpracují. Do druhého dne jsou výsledky na stole a lze zahájit jejich další zpracování. Je velmi ekonomicky přínosné, když si takové činnosti může dělat přímo obchodník na straně uživatelské samostatně a není závislý na tom, až mu pracovník dodavatelské firmy dotazník zpracuje.

Mobilní část takového systému by měla umožňovat samostatnou činnost pracovníka tak, aby nemusel být vždy a za jakékoliv situace připojen k serveru. Měla by samostatně zpracovávat data, a tak eliminovat veškeré zbytečné procesy zdržující mobilního pracovníka u zákazníka. Kompletní odstranění činností využívajících papír by mělo být cílem, ne však nutností. Určitě ještě nebude možno odstranit dokumenty s nutností podpisu zákazníka, avšak dobrý mobilní systém by měl i s touto variantou počítat a obsahovat některou již standardizovanou metodu identifikace.

Mobilní část bude dobře využívána pouze tehdy, když k ní mobilní pracovníci získají pozitivní přístup a jejich motivací bude nejen finanční odměna, ale také usnadnění práce a vyšší časová flexibilita. Uživatelské rozhraní musí být velmi jednoduché a intuitivní. Pokud jsou používány standardy ovládání Windows, uživatelé obvykle velmi rychle dosahují při používání vysoké výkonnosti a jsou spokojeni.

Závěrem
Mobilní informační systémy jsou pro mnoho dnes již zavedených výrobců nezbytností. Je však na jejich vlastní zodpovědnosti, jak dokáží jejich předností využít a tyto nástroje spolu se stávajícími technologiemi co nejvíce skloubit do celků zvyšujících úsporu a zisk. Tuto nezbytnost si již někteří obchodníci uvědomili a mobilní informační systémy úspěšně implementovali. Jejich pozitivní tržní reakce jsou potvrzením, že již nastoupený trend přibližování se potřebám zákazníků a spotřebitelů je správný a při provozování obchodních procesů lze nalézt ještě další možnosti úspor a zisků. Ti, kteří další reálnou optimalizaci svých činností odkládají, dávají šanci své konkurenci obsadit již tak se ztenčující možnosti realizace zisku a do budoucna zaujmout jejich postavení na trhu.