V každém kancelářském prostředí se setkáváme se zařízeními na tvorbu dokumentů, ať už to jsou zařízení samostatná (kopírky, tiskárny, skenery, faxy), či zařízení sdružující tyto základní funkce (multifunkční). Zejména pak ve větších skupinách a organizacích jsou tato sdílena větším počtem uživatelů, případně používána k rozličným činnostem. Je tedy nasnadě, že pro jejich efektivní užití je zapotřebí systému kontroly užití zařízení a nákladů s tím spojených (podobně jako je tomu u telefonů a služebních automobilů). Pro tyto účely existuje několik možností a způsobů.


Klasické metody
Každá kopírka, tiskárna či fax ve svých útrobách obsahuje počitadlo kopií, a tudíž umožňuje velmi jednoduchou a primitivní kontrolu užití. Tento způsob je však velmi administrativně náročný, zejména ve větších společnostech s velkým počtem různorodých zařízení. Kromě toho není přehled o tisknutých formátech a hlavně uživatelích jednotlivých zařízení. Mírným vylepšením tohoto stavu je použití tzv. klíčových počitadel, kdy každý uživatel vlastní mechanické počítadlo, které před kopírováním vloží do stroje. Tato metoda pak také funguje jako ochrana před neoprávněným užitím. Bohužel ani tento způsob neodstraňuje nutnou administrativu, navíc zvyšuje náklady díky investici do mechanických počítadel pro každého uživatele.

Pokročilejší metodou je využití vestavěných uživatelských kódů v zařízeních. Touto funkcí jsou však bohužel vybavovány pouze stroje kopírovací, a to v omezeném rozsahu. U digitálních zařízení je pak možnost hromadného tisku sestav se stavy počítadel jednotlivých uživatelů. Tento způsob přináší výhodu v možnosti sledování nákladovosti každého uživatele, a to ve vztahu ke konkrétnímu stroji. Stále však zůstává nutnost shromažďování a přepisu dat například do firemního informačního sytému.

Moderní digitální multifunkční zařízení disponují inteligentní verzí uživatelských kódů, kdy je možno po síti dálkově sledovat stav počítadel každého uživatele na konkrétním zařízení, a to včetně detailního rozpisu (tisky, kopie, skeny, faxy) a rozlišení formátu papíru. Síťové modely těchto zařízení pak obsahují i software pro dálkovou správu, kdy je možno zadávat/rušit/měnit kódy uživatelů a blokovat jim jen některé funkce zařízení, případně i tisk jen určitých (barevných, černobílých, jednobarevných) dokumentů. V tomto případě i export stavu počítadel je řešen ve formě strukturovaného (CSV) souboru, který je možno jednoduše importovat do databází, čímž odpadá zdlouhavé a chybové přepisování dat. Toto řešení je již poměrně efektivní, nicméně u většího množství zařízení (případně u zařízení různých výrobců) začíná být komplikované. Řešením je systém centrálního sledování produkce dokumentů (tisků, kopií, faxů).

Centrální metody
Chceme-li sledovat provoz kancelářských zařízení bez ohledu na jejich výrobce a navíc s minimální administrativou a maximální efektivitou, musím použít centrální serverový systém. Pro sledování nákladů na tisk (kopírování, faxování) existují systémy různých kategorií s různou funkční vybaveností. Funkci takového systému si přiblížíme na softwarovém balíku Printer Cost and Security Manager (dále jen PCSM) od společnosti Ricoh.

Systém PCSM je primárně založen pro sledování nákladů tiskových zařízení. Volitelně umožňuje sledování nákladů na kopírování, případně faxování. Jádrem systému je tzv. účtovací server (AS), který shromažďuje informace z tiskových serverů (PS), na kterých jsou instalovány tiskárny. Princi p funkce je následující: uživatel pošle tiskovou úlohu na tiskárnu PS, účtovací plug-in provede analýzu této tiskové úlohy (jméno uživatele, formát papíru, barva/čb, jedno-/oboustranný tisk, sešívání/děrování/skládání apod.) a tyto informace pošle na AS. AS na základě zaslaných informací a informací o tiskárně, která úlohu vytiskla, provede kalkulaci tiskové úlohy a naúčtování nákladů konkrétnímu uživateli. Systém díky své koncepci může sledovat teoreticky neomezené množství tiskáren a neomezené množství uživatelů – závisí pouze na HW konfiguraci PS a AS.

Systém obsahuje nástroj pro definici tiskáren a nákladových profilů (charging schedules), podle kterých provádí účtování. Kromě parametrů úlohy lze účtovat i čas, kdy byla úloha tištěna (špička/mimo špičku), případně čas PS nebo RIPu tiskárny. Je zde i možnost definice „speciálních skupin“ uživatelů (management), jejichž úlohy nebudou účtovány, nebo jejichž účet bude mít neomezený kredit.

Vedle účtování tisků lze systém PCSM použít i pro účtování kopií. Pro tento účel je jej možno doplnit o účtovací terminál PageCounter, který lze připojit takřka ke každé (i analogové) kopírce. Uživatel se před kopírováním identifikuje pomocí PIN kódu nebo identifikační karty.
O všech proběhnutých tiskových či kopírovacích transakcích je prováděn v databázi AS záznam, který obsahuje detaily až na úroveň uživatel / úloha / počet stran / formát / zařízení. Pro informaci o využívání zařízení či aktivitě uživatelů je k dispozici generátor sestav (Report Manager), který zasílá e-mailem na zadané osoby libovolnou z 85 sestav využití zařízení. Pokud chceme modelovat využití zařízení v budoucnu, PCSM obsahuje nástroj pro analýzu metodou „what-if“.

Kromě sledování tisků a kopií uživatelů slouží PCSM i k zabezpečení důvěrných tisků. Některé současné tiskárny a multifunkční zařízení tuto funkci podporují, její dostupnost a obsluha je však závislá na konkrétním stroji. Pomocí funkce Secure Dokument Release lze pomocí terminálu PageCounter vybírat důvěrné tisky ze skryté fronty.

Ve firmách, kde je velké množství podobných zařízení, vyvstává potřeba centralizace tisků, nejlépe do jednoho tiskového ovladače. Uživatel si pak svou úlohu vyzvedne na libovolné tiskárně v síti (follow-me printing). Tato funkce v praxi funguje tak, že na tiskových serverech je tolik tiskáren, kolik je fyzických zařízení v síti, ale uživatelé vidí pouze jediný ovladač. Po odeslání úlohy na virtuální tiskárnu dojde k vytištění úlohy teprve po identifikaci kartou či PIN kódem na terminálu.

Nejen sledování aktivity uživatelů, ale i přehled o vytíženosti zařízení je důležitý. K tomu obsahuje PCSM nástroj pro dálkový odečet počítadel digitálních kopírek a tiskáren. Nezáleží přitom na výrobci zařízení, systém pracuje na bázi průmyslových standardů (protokol SNMP).

Vedle účtovacích parametrů systém obsahuje výkonný nástroj pro definici uživatelů (importem ze souboru, z adresáře uživatelů Netware/Windows nebo struktury LDAP). Pro minimalizaci administrace je možno také nastavit automatické zakládání uživatelského účtu při vytištění první strany konkrétním uživatelem.