Dokumentový skener?
Jak bychom mohli definovat pojem dokumentový skener? Většina z vás se už se skenerem setkala. Buď skutečně přímo se skenerem, nebo s multifunkčním zařízením, které je schopné tisknout, kopírovat a skenovat. Dokumentový skener se od toho klasického skeneru příliš neliší. Je vybaven kamerou, neboli čtecím zařízením, které převádí obraz skenovaného dokumentu do digitální podoby, která je ve formě rastrového souboru uložena na disk připojeného počítače – vznikne tak digitální podoba dokumentu. V čem je tedy tak zásadní rozdíl, že o některých skenerech říkáme, že jsou dokumentové? Rozdíl je v robustnosti konstrukce, a hlavně ve spolehlivosti. Konstrukce dokumentových skenerů vám zaručuje, že můžete spolehlivě skenovat velké množství dokumentů, aniž by došlo k poruše skeneru. Dokumentový skener je konstruován pro skenování velkého množství dokumentů. Ten, který máte doma postaven na stole, je určen k tomu, aby byl schopen naskenovat řádově desítky stránek denně. Dokumentové skenery jsou, až na malé výjimky, vyráběny jako oboustranné a jsou vybavené automatickým podavačem dokumentů. To znamená, že na jeden průchod skenerem jsou naskenovany obě strany skenovaného dokumentu a skener si automaticky podává jednotlivé dokumenty. Pamatuji si na jednu diskusi, kterou jsem před několika lety vedl na výstavě CeBit, se zástupci firmy Banctec (jeden z leaderů na trhu hi-end dokumentových skenerů, v ČR nemá v současné době zastoupení) na téma, co je na dokumentovém skeneru nejdůležitější? Zastával jsem názor, že je to kamera, která kvalitně naskenuje příslušný dokument. Ale bylo mi vysvětleno, že za nejdůležitější na celé konstrukci je považována konstrukce podavače a průchodových drah skeneru. Nemohl jsem pochopit, proč je na dokumentovém skeneru nejdůležitější podavač, a ne kamera. Teprve několik projektů, kde byla řešena problematika skenování dokumentů, mě přesvědčila o pravdivosti těchto slov.

Proč zrovna podavač?
Možná se usmíváte nad tím, co jsem napsal v předchozím odstavci, ale zkuste se zamyslet nad následujícími skutečnostmi. Každý prodejce vás bude přesvědčovat o tom, jak kvalitní zařízení prodává. Jedním z argumentů bude „tabulková“ rychlost. Ano, tabulková rychlost. Jen málo výrobců totiž uvádí rychlost, která odpovídá skutečnému provozu. To znamená rychlost pro různě kvalitní skenované dokumenty – dokumenty různé gramáže, dokumenty pokrčené nebo zmuchlané. Je třeba si uvědomit, že skenovat nebudete zdaleka jen kvalitní, právě vytištěné dokumenty. Těch je většinou maximálně tak 5 %. Zbytek je různý balast. Ale balast, který musíme naskenovat a převést do digitální podoby. Takže první rada při výběru vhodného skeneru: připravte si svoji dávku typických dokumentů, které budete masivně skenovat. Ty si nechte při předvádění příslušného skeneru naskenovat. Dávejte si pozor na to, jak si skener s vašimi dokumenty poradí. Při tomto testu není ani tak důležitá kvalita skenovaného obrazu, která se dá případně nastavit.

Důležité je, aby byl podavač skeneru schopen bez větších problémů uchopit a podat k oskenování dávku příslušných dokumentů. Pokud se mu to nepodaří napoprvé, většinou se mu to nepodaří nikdy. Kvalitu skenování lze různými funkcemi nastavit, ale schopnost skeneru podávat dokumenty je jednou daná a většinou ji není možné měnit.

Kamera neboli čtecí zařízení
Možná se zeptáte, proč se budu zabývat kamerou, když jsem prohlásil, že v konstrukci skeneru není zase až tak důležitá? Pokud budete vybírat dokumentový skener, uvědomte si, že všechny dokumenty jsou zaprášené a tento jemný prach z nich odpadává. To je fakt, se kterým je nutné počítat. Prach dopadá buď přímo na kameru, nebo je zachycen na ochranných sklech. Pokud bychom jej tam nechali, za několik dnů už by nebylo možné skenovat. Výsledek by byl značně nekvalitní a nečitelný. Tady je moje druhá rada: nechte si ukázat, jak se čistí kamera nebo ochranná skla umístěná před kamerou. Mělo by se jednat o postup, který bez problému zvládne i obsluha skeneru. Pokud vás někdo bude při výběru skeneru přesvědčovat, že se jedná o jednoduchý servisní zásah, který vám dodavatelská firma ráda „za příslušný obnos“ kdykoliv udělá, zkuste se raději porozhlédnout po jiném skeneru.

Jak jsem již napsal, rozdělil jsem skenery do tří kategorií. Kategorie Low je nejnižší kategorií dokumentových skenerů. Tato zařízení se vyznačují malým denním výkonem a nízkou rychlostí skenování. Výhodná je u těchto zařízení snad jen nízká cena. V druhé kategorii Middle naleznete skenery, jejichž denní výkon dosahuje 10 000 dokumentů a které mají velice slušnou rychlost skenování. Cena takových skenerů se pohybuje řádově od 100 000 do 400 000 korun. Do třetí kategorie High patří skenery se špičkovým výkonem. Jejich denní výkon se pohybuje řádově od 20 000 dokumentů denně a rychlost skenování u některých špičkových modelů přesahuje i 150 stran za minutu. Cena těchto skenerů se pohybuje řádově od 500 000 korun. Horní hranici bych v tomto případě nedefinoval.

Jak tedy vybrat ten správný dokumentový skener?

1. Nejprve odhadněte celkové množství skenovaných dokumentů. I když si myslíte, že je váš odhad přesný, pro jistotu připočítejte 15% rezervu.
2. V souvislosti s vašimi termíny spočítejte, kolik dokumentů budete muset skenovat denně.
3. Ujasněte si, v kolikasměnném provozu budete pracovat. Optimální je dokumentové skenery využívat minimálně 12 hodin denně. Velice výhodné je i zavedení dvousměnného provozu.
4. Na základě denního množství dokumentů a počtu provozních hodin jste schopni stanovit konkrétní množství skenovaných stran za minutu.
5. Na základě tohoto čísla jste již schopni vytipovat příslušné dokumentové skenery vyhovující vašim podmínkám.
6. Při volbě správného dokumentového skeneru je vhodné se řídit zásadou „dva jsou více než jeden“. Zkuste se zamyslet nad tím, jestli není vhodnější pro vaše podmínky vybrat raději dva méně výkonné skenery než jeden výkonný. U každého zařízení se může vyskytnout porucha nebo závada. Pokud máte jen jeden skener, je provoz vašeho pracoviště zastaven do odstranění závady. Pokud máte ale skenery dva, druhý je funkční a vy můžete alespoň na poloviční výkon pracovat.
7. Při výběru skeneru dbejte také na to, abyste měli zajištěn záruční a pozáruční podporu. Většina dodavatelů je schopna pro své zákazníky připravit záruční a pozáruční podmínky, které plně vyhovují jejich podmínkám a jejich rutinnímu provozu. Definovat přesně, jak by měla taková podpora vypadat, je značně ošidné, protože každý projekt skenování je specifický a pro každý je potřeba jiný druh podpory. Většina dokumentových skenerů na českém trhu představuje kvalitní zařízení. V čem je však zásadní rozdíl, to je úroveň pozáruční podpory. Nebojte se vašeho případného dodavatele zeptat na příslušné reference a sami si ověřte, jak byli předchozí zákazníci s úrovní pozáruční podpory spokojeni.

Slovo na závěr
Věřím, že se mi podařilo dostatečně popsat rozdíl mezi skenerem za 3 000 korun a skenerem dokumentovým. Pokud se chystáte skenovat váš firemní archiv, ve kterém jsou uloženy desetitisíce a statisíce vašich dokumentů, nesnažte se toto množství zvládnout klasickým skenerem, ale pořiďte si na tento úkol nějaký vhodný dokumentový skener.

Přehled skenerů je k dispozici :::zde:::

Autor článku, Ing. Miroslav Tětek, je nezávislý konzultant v oblasti zpracování a archivace dokumentů a systému DMS, WCM a workflow.