Společnost ADA, s.r.o., je atestační středisko se sídlem v Brně pověřené k výkonu atestací informačních systémů Ministerstvem informatiky ČR. Mezi aktivity firmy ale patří také poradenská činnost v oblasti managementu a po zkušenostech zejména s německým podnikatelským prostředím vytvořila velmi zajímavou metodiku řízení změn v organizacích. O podrobnější vysvětlení této metodiky jsme požádali RNDr. Miladu Ptáčkovou, výkonnou ředitelku společnosti ADA.








Jak vaše společnost dospěla k rozhodnutí vytvořit specifickou metodiku řízení změn v organizacích?
Při naší práci pro německé organizace zabývající se výrobou, odbytem a službami s počtem do 1 500 zaměstnanců, případně s několika pobočkami po Evropě jsme si uvědomili, že svého úspěchu dosahují především soustředěním se na kvalitu svých produktů a na kvalitu řízení změn podnikových procesů, informačních systémů a nakupovaných nebo poskytovaných služeb (dále složek podniku). V podmínkách narůstající integrace těchto složek a častých změn externích a interních podmínek se zvyšuje složitost a počet vzájemných vazeb, což představuje pro organizaci rizika, která musí management znát a překonávat. Menší a střední organizace nemohou používat stejné způsoby řízení, jaké hledají teoretici pro potřeby velkých podniků, např. automobilek, bank nebo telekomunikačních organizací. Nemohou zastavit chod podniku a provést změny na "zelené louce". Obvykle nemohou investovat vysoké finanční částky do nákupu "komplexních řešení na bázi ICT" a ještě je implementovat za podmínky, že nabízeným možnostem ICT přizpůsobí chod a řízení svých organizací. I velmi úspěšné německé firmy investují do svých ICT velmi účelně. Především se zaměřují na průběžné zlepšování řízení změn podnikových procesů, IS a služeb na všech úrovních organizace řízení a v závislosti na měnících se podmínkách.

Jak se liší nový iterační postup od předchozích postupů?
Dříve používané "kaskádové postupy" řízení se zaměřovaly na některou preferovanou složku podniku. Vycházely z podrobných analýz "komplexních" podmínek k určitému času, následovaných navržením modelu řízení, postupnou implementací a testováním. Zpětné vazby pro hodnocení účinnosti řízení se časově opožďovaly. Řízení mělo menší schopnost průběžné samoregulace. Nový iterační postup zajišťuje průběžné zlepšování řízení změn spirálovitě po krocích, současně u podnikových procesů, IS a služeb a ve všech relevantních organizačních útvarech. V organizaci jsou vyhlášeny strategické cíle, principy a kroky (pravidla). Aplikace postupu (samoregulace) přizpůsobí řízení měnícím se konkrétním podmínkám v čase a v místě organizační struktury. Zlepšení praktického řízení se zaměřuje na procesy, představující důležitá rizika pro podnik jako celek. Management soustřeďuje své úsilí v určitém čase na rozhodující místa, která musí mít bezpodmínečně pod kontrolou. Stanovená pravidla jsou jednotně používána všemi zaměstnanci, což zjednodušuje managementu řízení i kontrolu. Metoda není účelem, ale nástrojem dynamického rozvoje. V souladu s mezinárodními požadavky je to metoda obecně aplikovatelná a jednoznačně vyhodnotitelná. Naše poradenská společnost po zkušenostech s německým prostředím vytvořila a doporučuje variantu metody vhodnou pro současnou situaci organizací v ČR (časté změny podmínek a rizikových faktorů a nedostatek finančních prostředků). Vycházíme z množiny procesů vhodných pro organizace v ČR, u nichž hodnotíme ve spolupráci s managementem rizika pro organizaci jako celek. Tuto variantu jsme během dvou let odzkoušeli v českých organizacích. Postup rozdělujeme do následujících kroků s rámcově odhadovanou dobou implementace do 3,5 měsíce (při dobré součinnosti organizace):
1. ve spolupráci s managementem provedeme výběr sledovaných cílů a procesů (1 týden),
2. vyhledáme rizikové procesy organizace a změříme míru jejich rizik (3 týdny),
3. ve spolupráci s managementem vybereme následně sledované rizikové procesy pro konkrétní složky podniku (1 týden),
4. zaškolíme vedoucí pracovníky podniku v použití metody (2 týdny),
5. navrhneme postup standardizace řízení (1-2 týdny),
6. podpoříme zavedení bezpečného řízení (1 týden),
7. navrhneme jednotné principy pracovních postupů organizace (1 týden),
8. doporučíme zavedení formalizace procesů a kontrolních objektů (2-3 týdny),
9. zhodnotíme správnost a úplnost implementace principů a kroků postupu na všech organizačních úrovních a potvrdíme vedení organizace ukončení implementace iteračního postupu (1-2 týdny),
10. provádíme opakovaný externí audit dodržování iteračního postupu v organizaci a vyhledáváme nová rizika (nebo audit správnosti vyhledávání rizik) (3-5 týdnů).

Je použití metody pro uživatele nákladné a jaké jsou výsledky?
U menších organizací stojí zavedení iteračního postupu do 148 tisíc korun, u větších organizací náklady závisí na rozsahu prací a v průměru stojí do 357 tisíc korun. Velmi dobré výsledky metody jsme ověřili v ČR ve složitých podmínkách organizací, které se zabývají tvorbou aplikačních software a dodávkami služeb, což jsou výrobní obory s náročně měřitelnou jakostí výsledných produktů. Účinnost postupu pro zlepšení řízení změn se ukázala jako velmi dobrá. Praktické výsledky může management podniku průběžně kontrolovat prostřednictvím stanovených kontrolních objektů. Podmínkou fungování je pravidelný audit dodržování iteračního postupu a pravidelné hodnocení nových rizik. Popsaná metoda nečiní organizaci trvale závislou na nákupu drahých metod, jejichž předmětem je zejména složitá analýza následovaná návrhy strategií a modelů řízení a dodávkami ICT nebo aplikačních služeb včetně nákupů licencí. Naši němečtí sousedé ví, že musí aktivovat schopnosti své organizace zevnitř a že nakupováním drahých vnějších služeb nezajistí prodejnost svých výrobků.