V minulých dílech našeho seriálu jsme se postupně seznámili s obecnými aspekty moderní personalistiky a na příkladu modulu HR v systému mySAP Business Suite jsme si ukázali možnosti, které řízení lidských zdrojů přináší počítačová podpora. Dnes si představíme jednu méně známou komponentu HR modulu a jeho modifikace a nadstavby, které realizovala firma Sabris s cílem rozšířit funkčnost HR modulu a zvýšit komfort jeho ovládání.

Jako každý sofistikovaný systém byly HR moduly v systému mySAP shledány ne příliš uživatelsky vlídné. Po technické stránce splňují vše, co je nutné ke zvládnutí složité problematiky řízení lidských zdrojů a s tím spojené agendy. Je zajištěna integrace a propojení s ostatními systémy a zdálo se, že nelze udělat více. Naše letité zkušenosti s implementací HR modulů však ukázaly, že je vždy možnost jít dále.

Na žádosti našich uživatelů jsem rozšířili komfort pro ovládání v modulu HR (přímý přístup k nejdůležitějším činnostem přímo v administraci personálu) a vytvořili řadu ikon pro rychlý přístup k vybraným funkcím.

Uživatel má po otevření standardní transakce pro prohlížení nebo administraci kmenových a mzdových dat zaměstnance k dispozici paletu nástrojů, z nichž některé využívají standardní reporty a funkce, "jen" jsou volány pohodlně a přímo, některé pak námi programované funkce (rychlý výpis průměrů pro PPÚ, fondu pracovní doby, nadřízeného, rychlé zjišťování existence nebo nastavení zpětných přepočtů, strom sestav umožňující rychle spustit do něj zařazený report přímo pro zobrazeného zaměstnance a další funkce specifické podle zákazníka).

Obr. 1: Ikony pro rychlý přístup k vybraným funkcím HR modulu systému mySAP Business Suite

Dalším krokem bylo vytvoření snadno ovladatelného a uživatelsky příjemného systému generování sborníků a detailních výpisů mzdových složek pro rozličné rekapitulace, přehledy, mzdové listy. Sytém pracuje na základě formulářů, které si uživatel definuje interaktivně sám pomocí pro tyto účely vytvořeného editoru.

V globálních vlastnostech uživatel definuje nadpis sestavy a to, jakým způsobem budou přehledy za jednotlivé zaměstnance prezentovány.

Vlastní přehled, rekapitulace či sborník, tedy formulář, sestává z jednotlivých řádků, které obsahují data po měsících (počátek a konec je pak volitelný při spuštění) a jsou pak zobrazovány v určitém daném tvaru, lze u nich však řídit to, jestli řádek bude tištěn tučně či normálně, jestli bude vůbec tisknut (není-li, je použit typicky jako pomocný řádek pro uložení nějakého mezivýsledku) a zda bude obsahovat celkový součet za zpracovávaná období.

Jednotlivý řádek je pak určen nejméně jednou, ale i více definicemi obsahu. Definice obsahu pak určuje buď, jaká mzdová složka a která její část bude do řádku zahrnuta, a případně speciální pravidla pro její přenos (nebrat v úvahu zpětný přepočet z minulých období, či naopak převzít poslední aktuální výsledek) nebo jaký operátor pro práci s řádky může být použit a jaké jsou parametry pro jím prováděnou operaci.

Operátorů je několik, vznikaly do dnešní podoby postupně tak, jak se v praxi vyskytovaly požadavky na možnost provádět takové či jiné operace s daty. Operátory umožňují buď aritmetické operace (např. do jednoho řádku započítat jiné řádky, výsledky násobení či dělení mezi jinými řádky, procentní sazby počítané z jiných řádků, eliminace záporné hodnoty) nebo grafické operace (odtržení částí výpisu čarou, rámečkem či mezinadpisem), a konečně logické operace, které se uplatní při nestránkovaném výpisu, kdy potlačují tisk dat pro konkrétního zaměstnance na základě existence či obsahu řádků.

Již hotový formulář pak využívají dva reporty, které na jeho základě vyhotovují sestavu buď po jednotlivých zaměstnancích nebo souhrnný přehled za nějakou vybranou množinu zaměstnanců.

Obr. 2: Editace formuláře

ESS - zaměstnanecká samoobsluha
ESS (Employee Self Service), neboli zaměstnanecká samoobsluha, je při důsledném využívání velmi účinným řešením pro zvýšení kvality a efektivity řízení lidských zdrojů. Jedná se o standardní řešení v SAP HR modulu, o kterém ale zdaleka ne všichni uživatelé SAP vědí.

Funkce ESS je vlastně personálním servisem pro zaměstnance. Pokud se podíváme na klasický způsob současného personálního řízení, dojdeme k závěru, že se nejedná o efektivní a vysoce kvalitní procesy. Řízení se děje buď papírově nebo ústně, a v mnoha případech přes několik osob. Do informačního systému se zaznamená pouze výsledek celého procesu. Následně jsou data zpracovávána pracovníkem administrati a výsledek na sebe nenechá dlouho čekat: neefektivnost a chybovost, včetně zbytečného přetížení administrativy, neboť data byla zpracovávána zaměstnancem, který vyvolal proces, jeho nadřízeným a HR administrativou.

Pokud se chce organizace podobných chyb vyvarovat, je namístě vybudovat servis pro zaměstnance, v rámci něhož bude mít přístup jak k veřejným informacím (kalendáře, školení, katalogy, adresáře), tak k individuálním (plán směrnic, cestovní náhrady, různá sdělení atd).

Vedle rychlého přístupu k informacím může zaměstnanec udržovat vlastní data, zadávat pracovní výkazy, vyúčtování služebních cest. Přístup on-line zajistí plánování času, schůzek, cest, žádosti o dovolenou, firemní e-maily.

Z používání ESS plynou výhody jak pro zaměstnance, tak pro organizaci a její HR oddělení. Zaměstnanec, který má přístup k firemním informacím prostřednictvím jednoduchého nástroje, dosahuje vyšší produktivity, má větší uspokojení z působení v organizaci a zvyšuje se jeho pracovní morálka. Pro organizaci je klíčovým přínosem snížení času a nákladů na zpracování HR procesů, jednoduché zajištění nepřetržitého informačního servisu pro zaměstnance, a tím zvýšení produktivity práce. Pracovníci HR oddělení pak jistě ocení snížení administrativy, eliminaci zbytečných procesů a možnost zaměřit se především na strategickou práci.

Standardní funkcionalita ESS zahrnuje:

. kancelář (e-mail, workflow, Who's Who, kalendář),
. časový management (CATS, plán pracovní doby, požadavek na dovolenou),
. služební cesty,
. nabídku volných míst (volná místa, status),
. mzdy (výplatní pásky, potvrzení o zaměstnání),
. personální info (adresy, bankovní spojení, ….),
. školení a akce (katalog školení, přihlášky...).

Autor článku, Dr. Jaroslav Vltavský, CSc je senior konzultantem společnosti Sabris, s.r.o