V minulém díle našeho seriálu o podpoře řízení lidských zdrojů jsme se věnovali obecným aspektům moderní personalistiky a úkolům, které před ni klade nové tržní prostředí. V něm je přesné a rychlé řízení základním předpokladem k udržení konkurenceschopnosti, což se pochopitelně týká i řízení lidských zdrojů. Kompletní a kvalitní činnost v oblasti řízení lidských zdrojů klade značné nároky na počet lidí pracujících v personálním oddělení, personální agendu a také ovlivňuje náklady s tím spojené. Značnou úsporu lidí, práce, času, a tím i finančních nákladů může přinést komplexní a kvalitní IT systém pro podporu řízení lidských zdrojů. Jak? To se pokusíme ukázat na příkladu systému mySAP Business Suite, respektive jeho modulu HR (Human Resources).

Modul HR systému mySAP Business Suite pokrývá všechny funkce, procesy a úkoly, které se vyskytují v provozní praxi v oblasti personálního managementu. Může být přitom použit jako integrovaná součást systému, nebo samostatně. Při integrovaném použití existují určité vazby k následujícím modulům:

. AM - Účetnictví investičního majetku (např. číslo investičního majetku u služebního vozu),
. FI - Finanční účetnictví (např. zúčtování mezd),
. CO - Likvidace faktur (např. mzdové a platové náklady podle nákladových objektů),
. PM - Údržba (např. zpětná hlášení o operacích údržby),
. PP - Plánování a řízení výroby (zpětná hlášení o výrobních operacích).

Všechny práce v modulu HR se uskutečňují v reálném čase. Při práci v systému se provádějí následující akce:

. při zadávání dat se ihned provádí jejich kontrola, nevzniká tedy příliš velké nebezpečí chyb při zadání,

. zkontrolovaná data se bezprostředně po zadání uloží do databáze, v ní jsou tato data k dispozici všem oprávněným uživatelům a všichni uživatelé pracují s aktuálním datovým materiálem,

. vyhodnocovací programy a vyhodnocení mohou být prováděny buď ve formě dialogů nebo v dávkovém režimu.

Personalistika je v systému mySAP Business Suite rozdělena do dvou samostatně implementovaných funkčních bloků. První tvoří moduly HR, PA a PY (personální administrace, časová agenda, mzdy a platy). Druhý funkční blok tvoří moduly HR a PD (plánování a rozvoj lidských zdrojů).

Personální administrace, časová agenda, mzdy a platy
Modul správy personálních dat pracovníků ve spojení se strukturou podniku tvoří základ pro výpočet mezd a dalších osobních nákladů a jejich automatický převod do finančního a vnitropodnikového účetnictví. Aplikační řešení obhospodařuje informace pro správu pracovních míst a kvalifikační přípravu pracovníků ve vazbě na plán rozvoje organizace. Zvláštní důraz je kladen na zabezpečení osobních dat zaměstnanců před neoprávněným přístupem jiných osob. Obecný systém přístupových práv systému mySAP Business Suite je zde rozšířen pro potřeby HR tak, že vylučuje jakýkoliv neoprávněný přístup k důvěrným osobním údajům.

Modul zahrnuje všechny varianty pracovních poměrů (částečný, vícenásobný, externí), způsobů vyhodnocování času (pozitivní evidence, negativní evidence, jejich kombinace), srážky, sociální dávky, zpracování pojištění, evidenci mzdových nákladů a ostatní funkce očekávané od moderního software pro personalistiku a mzdy.

Správa kmenových dat
Kmenová data zaměstnance jsou udržována v jednotlivých obrazovkách, tzv. infotypech. Infotyp je modifikovatelná maska umožňující zakládat souhrn informací logicky patřících do jedné skupiny. Infotyp má svoji časovou platnost definovanou počátečním a koncovým datem, které umožňuje vedení a zpracování kmenových dat v reálném čase - možnost založení/údržby kmenových dat zaměstnance do minulosti a budoucnosti s evidencí historie. V infotypu je zároveň evidováno jméno uživatele a datum poslední změny údaje.

Infotypy je možno rozdělit podle charakteru udržovaných kmenových dat do těchto základních skupin:

. Data podle pracovní smlouvy - Zařazení zaměstnance do struktury společnosti podle jednotlivých personálních oblastí, pracovních úseků, skupin/okruhů zaměstnanců. Při spuštěné integraci s modulem HR-PD jsou jednotlivým zaměstnancům přiřazena plánovaná místa s kompletní informací o pracovišti, profesi a úkolech zaměstnance. Evidence druhu pracovněprávního vztahu. Základní mzda, tarif, nárok na dovolenou …

. Osobní data - Příjmení, jméno, titul, rodinný stav, rodinní příslušníci, adresy, vzdělání, předchozí zaměstnavatelé, bankovní spojení, …

. Data nezbytná pro zúčtování mezd a platů - daňová data, pravidla zdravotního a sociálního pojištění, zdravotní pojišťovna, …

. Pohybová data - Příplatky, srážky, paušály, přítomnosti/nepřítomnosti, …

Časová agenda
Systém rozlišuje dvě základní varianty pro evidenci pracovní doby:

. Negativní - každému osobnímu číslu je přidělen harmonogram směn, ze kterého se vychází při výpočtu mzdy. Do systému se zadávají pouze negativní odchylky, tedy nepřítomnosti.

. Pozitivní - v tomto případě se pořizují nejen negativní odchylky, ale i přítomnost zaměstnance, tedy jeho příchody a odchody. Vedle běžné evidence odchylek od plánované pracovní doby komponenta časové agendy umožňuje propojení s docházkovými systémy. Detailní vedení a zpracování časových dat můžeme provádět dvěma základními způsoby:

1. Denní - pomocí certifikovaného rozhraní, popř. pomocí nadiktované struktury. Docházkový systém poskytuje modulu HR-PA denně nezpracované údaje o skutečných přítomnostech/nepřítomnostech zaměstnance na pracovišti, údaje jsou systémem porovnávány s předpokládaným plánem pracovní doby zaměstnance a kompletně zpracovány.

2. Měsíční - úpravou software stávajícího docházkového systému. Docházkový systém automaticky vyhodnocuje odchylky od předpokládaného plánu pracovní doby zaměstnance, výsledky vyhodnocení jsou pomocí dávkového vstupu minimálně jedenkrát měsíčně poskytovány systému pro výpočet mezd/platů.

Časová evidence systému mySAP Business Suite provádí automatické ohodnocování a generování složek mzdy souvisejících s časovými událostmi. V rámci komponenty časové agendy je rovněž možné evidovat práci pro jednotlivé nákladové objekty (zakázka, projekt, nekmenové nákladové středisko, profit-centrum, …) s vlivem na zaúčtování do modulů FI a CO.

Správa uchazečů
Tato komponenta umožňuje vyhlášení konkurzu/výběrového řízení a poté výběr uchazeče na neobsazené plánované místo z řad externích nebo interních uchazečů. Komponenta umožňuje vedení automatického dialogu s uchazečem (korespondence, e-mail) nebo médii (tisk, internet) poskytující informace o volném místě. Správa uchazečů umožňuje vyhledávání vhodných kandidátů podle kvalifikačních požadavků neobsazeného místa nebo vyhledávání vhodných pozic pro konkrétního uchazeče. Data úspěšného (přijatého) uchazeče jsou převzaty do personální administrace.

Cestovní náhrady
Systém umožňuje zpracování cestovních náhrad s kompletním zpracováním cesty, počínaje žádostí a konče zaúčtováním do finančního účetnictví, zobrazení všech požadavků vyplývajících ze zákonů, rozdělení nákladů v rámci cesty, včetně účtování v cizích měnách. Rovněž je možno využít komponenty Hodnocení zaměstnanců a Plánování platového postupu.

Specializované nadstavby
Žádný systém není tak dokonalý a komplexní, aby nebylo nutné jej přizpůsobit konkrétním potřebám podniku. Během několikaleté praxe, kterou má naše firma s implementací systému mySAP Business Suite, jsme vytvořili řadu nadstavbových řešení právě pro modul HR. Patří mezi ně například:

. interface pro docházkový systém ASEP, a případně i jiné docházkové systémy,
. nadstavba pro rozšíření komfortu ovládání modulu HR (přímý přístup k nejdůležitějším činnostem přímo v administraci personálu),
. systém generování sborníků a detailních výpisů mzdových složek pro rozličné rekapitulace, přehledy, mzdové listy apod, zohledňuje zpětné přepočty v rekapitulacích a přehledech lze provádět i různé operace nad jednotlivými řádky (součty, násobení, procentní hodnoty, podmínkové výběry apod.), pro definici formulářů je to interaktivní nástroj,
. nadstavba pro podporu agendy spojené s užíváním ochranných a pracovních pomůcek,
. zúčtování honorářů pro oblast médií.

Těmto specializovaným nadstavbám se budeme věnovat v dalších dílech našeho seriálu.

Autor článku, je senior konzultantem HR modulů kysal Business Suite společnosti Sabris, s.r.o.