facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Hlavní strana -> Časopis IT Systems -> Rok 2004 -> IT System 3/2004 -> IT podpora procesu vymáhání pohledávek
IT SYSTEM 3/2004

IT podpora procesu vymáhání pohledávek

ve finančních institucích

Ondřej Váňa
Účinné vymáhání peněžních pohledávek po lhůtě splatnosti patří k jednomu ze základních mechanismů na zvýšení efektivity činnosti finanční instituce, ať už se jedná o banku, pojišťovnu, leasingovou společnost, poskytovatele spotřebitelských úvěrů, hypoteční ústav či jinou instituci. Všechny tyto společnosti stojí v současné době před výzvou, jak zvýšit efektivitu vymáhání pohledávek, jak nastolit jednotný přístup napříč všemi produkty a organizačními jednotkami, jak nastavit správnou strategii, kdy investovat do vymáhání, a kdy již nikoliv, jak sdílet informace (aby se nestalo, že je neplatícímu zákazníkovi poskytnuta další služba), jak konsolidovat informace o pohledávkách po splatnosti pro potřeby finančního řízení apod. Zkrátka, pohledávky po splatnosti představují cenné aktivum a pro stále více finančních institucí již není myslitelné ponechat tuto oblast v podstatě spontánnímu vývoji nebo na špatně koordinovaných krocích různých útvarů.


Jasná strategie vůči dlužníkům
Naléhavost systematického přístupu k pohledávkám je specificky dána následujícími faktory:

· Rostoucí tlak na důkladné využití všech zdrojů finančních institucí. Zvláště v případech organizací
se sta tisíci zákazníky představují neuhrazené prostředky (předepsané pojistné, leasingové splátky
apod.) příliš velký zdroj, než aby bylo možné ho ignorovat.
· Kromě situací, kdy zákazník z různých důvodů není schopen zaplatit, nebo se mu prostě platit
nechce, přibývá také případů, kdy zákazník již od samého začátku odebírá službu nebo využije
produkt s úmyslem nezaplatit.
· Portfolio produktů se rozšiřuje, přibývá také cross-sektorových prodejů. Stále častěji tedy
nastávají situace, kdy zákazník platí určité věci správně a včas (příslušnému oddělení se tedy jeví
jako vzorný, vysoce ziskový zákazník), a za jiné věci neplatí. Ještě složitější situace bývá v
případě korporátních zákazníků, kdy mohou některé pobočky dlužit významné částky, a jiné platit
bez problémů. Sdílení informací a konsolidace přístupu napříč všemi produktovými a regionálními
útvary se tedy stává nutností.

Tak jako v jiných oblastech, i v případě pohledávek je zapotřebí zvládnout dva typy úkolů, které spolu úzce souvisejí:

· Vytvořit jednotnou celofiremní strategii přístupu k pohledávkám a neplatičům a navrhnout a zavést
procesy procházející napříč všemi útvary.
· Implementovat informační systém, který bude tyto procesy podporovat. Tento informační systém
by měl také zajistit, že každý zaměstnanec bude mít k dispozici relevantní informace, které
potřebuje ke své práci, ať už přímo prostřednictvím tohoto systému, nebo přes jiné aplikace, s
nimiž je integrován (CRM, ERP).

Takových systémů je na trhu již několik. Za zmínku stojí řešení SAP, ale mnohdy se ukazují jako zcela vyhovující také menší řešení vyvíjená cíleně pro řešení problematiky pohledávek ve finančních institucích. Určitou bariéru ovšem představuje to, že vývoj těchto systémů vyžaduje poměrně hlubokou znalost problematiky správy pohledávek ve finančním sektoru, což přesahuje možnosti softwarových firem bez specializovaného konzultačního know-how.

Hlavní úkoly IT aplikace
Obecně lze říci, že taková aplikace musí být integrována s ERP systémem, speciálními aplikacemi (správa leasingových smluv, pojišťovací software atd.), a pokud společnost používá další systémy k obsluze zákazníků, potom i s nimi. Pokrývat musí minimálně následující oblasti funkcionalit:

· Řízení životního cyklu pohledávek – to zahrnuje procesy od okamžiku, kdy pohledávka vznikne,
přes celý proces vymáhání až do okamžiku, kdy finanční instituce částku získá, nebo se rozhodne
nepokračovat ve vymáhání. V ideálním případě probíhá řada procesů (například příprava a
odesílání upomínek) automatizovaně.
· Evidence veškerých údajů potřebných k vymáhání pohledávek – v okamžiku, kdy se finanční
instituce rozhodne vymáhat pohledávku soudní cestou, má tak právní oddělení nebo
specializovaná firma k dispozici veškerou dokumentaci, kterou potřebuje k řešení případu.
· Měření efektivity vymáhání – porovnávání všech nákladů vynaložených na získání dlužné částky s
její velikostí umožňuje průběžně dolaďovat strategii a činit kvalifikovaná rozhodnutí o dalším
postupu.
· Účetní aspekty pohledávek – tady jde zejména o přenos informací do ERP systému, tak aby bylo
možné při finančním plánování počítat i s těmi prostředky, které společnost dosud nemá na svých
účtech, ale kde je vysoká pravděpodobnost jejich získání a lze odhadnout, kdy tomu tak bude.
Podstatnou funkcionalitou jsou i podklady pro vytváření reportů o nedobytných pohledávkách
pro daňové a další účely.

Důležitým aspektem je jednotný pohled na zákazníka (jednotlivce, domácnost či organizaci) a jednotný přístup k němu. Bude tak zamezeno situacím, kdy se určité oddělení rozhodne nepokračovat ve vymáhání, protože se dluž ná částka nejeví jako dost velká, a přitom stejný zákazník dluží také za další platby. Nebo situacím, kdy je neplatícími zákazníkovi vrácen přeplatek prostě proto, že příslušné oddělení neví o dluhu vzniklém za neplacení v jiné oblasti.

Při řešení problematiky pohledávek je důležité mít neustále na zřeteli, že nejlepším řešením je zabránit tomu, aby vůbec vznikla. Tady může výrazně pomoci systém pro správu pohledávek v kombinaci s vhodným nástrojem business intelligence, což pomůže identifikovat produkty a místa, kde nejvíce pohledávek vzniká, a přizpůsobit tomu další nabídku a práci se zákazníky.

Autor článku, Ondřej Váňa, pracuje jako konzultant ve společnosti LogicaCMG.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Modernizace IS je příležitost přehodnotit způsob práce

IT Systems 4/2025V aktuálním vydání IT Systems bych chtěl upozornit především na přílohu věnovanou kybernetické bezpečnosti. Jde o problematiku, které se věnujeme prakticky v každém vydání. Neustále se totiž vyvíjí a rozšiřuje. Tematická příloha Cyber Security je příležitostí podívat se podrobněji, jakým kybernetickým hrozbám dnes musíme čelit a jak se před nimi můžeme chránit. Kromě kybernetické bezpečnosti jsme se zaměřili také na digitalizaci průmyslu.