V dnešní době, která je charakteristická silnými konkurenčními tlaky a nutností rychlé reakce podniků na potřeby zákazníků, přestávají firmám vyhovovat způsoby řízení vzniklé na základě dělby práce. Podniky se proto snaží efektivněji organizovat. Pouze díky lepší vnitřní organizaci a efektivnímu provádění procesů mohou podniky získat trvalejší konkurenční výhodu. Ale jak toho dosáhnout?


Pro lepší pochopení celé problematiky je vhodným příkladem srovnání podniku s orchestrem. V orchestru hraje několik desítek hudebníků pod jedním dirigentem a vytvářejí společný produkt – koncertní dílo. Co umožňuje symfonickému orchestru pracovat efektivně? Jaké pojivo drží pohromadě všechny hráče, aby nehráli podle vlastního vkusu? Co je vede k efektivní práci a účinnému vytváření společného produktu?

Podle mého názoru existují nejméně tři kritické faktory úspěchu.

Prvním faktorem jsou společné noty, které musí mít každý z individuálních hráčů, podle kterých hraje. Jednoduše řečeno, všichni musí mít společnou vizi a strategii a každý jednotlivý hráč musí vědět, co je potřeba a hlavně, kdy co má udělat, aby se splnil společný cíl.

Za druhé v orchestru mají všichni jasně definované role: hráči vědí, kdy mají nastoupit, jak hrát své party, co mají dělat. Vědí nejen to, jaký part hrají, nýbrž vědí také, jak jejich part souvisí s jinými hráči, kdy mají začít hrát. Každý hráč však, aby mohl plnit svou roli v orchestru, musí mít také dostatečné znalosti nejen hry na příslušný nástroj, ale také znalosti o skladbě, rytmu apod.

Třetí faktor můžeme označit za informační systém, který musí poskytnout každému hráči a dirigentovi informace, které jsou potřebné pro provedení jejich individuálních rolí. Podobně i podnikový informační systém, musí poskytnout společnou "partituru". Každý pracovník podniku potřebuje dostatečné informace o tom, co se od něj očekává, aby svou činností podporoval podnikový plán.

Mnoho odborníků z oblasti managementu a IT určitě namítne, že přirovnání orchestru k podniku kulhá v mnoha směrech a že řídit podnik je něco zcela jiného než řídit orchestr. Určitě mají pravdu. Chtěl jsem jen upozornit na důležité aspekty, které jsou předpokladem úspěšného řízení. Rekapitulujme si tyto předpoklady:

Uváděné věci jsou všeobecně známé. Otázkou je, jak je realizovat.
My se v našich úvahách zastavíme u posledního bodu – managementu podnikových znalostí a informačního systému. Z toho, co jsem popsal v předchozí části, můžeme definovat, jaké jsou požadavky na tuto oblast. Informační systém musí poskytovat základní informace. Musí umět podporovat různé podnikové procesy, tzn. musí být připraven na neustále se vyvíjející změny podnikových procesů a definovat jejich uživatele a vlastníky. Takové systémy označujeme jako systémy Workflow. Druhou, stejně významnou částí je oblast shromažďování informací, jejich třídění a následné publikování. Pro efektivní práci potřebujeme mít všechny informace vždy k dispozici. To znamená mít je organizovány a členěny tak, aby bylo možné s nimi v reálném čase pracovat. Systémy, které takové možnosti mají, nazýváme content management systémy. Co vznikne vzájemnou integrací těchto dvou systémů? Systém, který bude efektivně sdílet archivované dokumenty a nastavovat nad těmito dokumenty procesy zpracování.
Podívejme na jednotlivé systémy, jak pracují a jaké možnosti nám jejich zavedení přinese.

Co je workflow?
Pro workflow proces existuje velké množství popisů a definic, které se liší podle zpracovávané problematiky a použité technologie řešení. Definice workflow jsou od svého počátku spojeny s různými softwarovými kategoriemi, zahrnujícími elektronický mail, groupware, document imaging, document management nebo form processing. Cíl každé nové definice bychom mohli charakterizovat jako neustálou snahu o rozšiřování již tak elastických hranic definice tohoto termínu. Workflow můžeme velice obecně charakterizovat jako technologický nástroj, který umožňuje automatizovat obchodní procesy (Business Process Automation) a procesy řízení (Business Process Control).

Jako obchodní procesy můžeme chápat například platby faktur, schvalování hypoték, zpracování pojistných pohledávek, vyčíslení růstu nákladů firmy, vývoj plánu obratu, přípravu produktové literatury nového produktu. Klíčovou součástí každého obchodní procesu jsou jeho uživatelé, zpracovávané úlohy a aktivity a potřebné klíčové informace.

Velice hezkým příkladem obchodního procesu je úloha platby faktury. Na něm si můžeme vysvětlit, jednotlivé pojmy obchodního procesu. V rámci procesu platby a zpracování faktury budou fakturu zpracovávat následující uživatelé:

V rámci tohoto obchodního procesu budou provádět například následující aktivity:

Úkolem všech těchto aktivit je platba faktury. A to taková platba, která bude provedena k požadovanému nebo domluvenému datu splatnosti a bude v požadované výši. Jasným předpokladem pro platbu faktury je ukončený schvalovací proces uvnitř firmy. Provedení takovéto úlohy je řízeno klíčovým dokumentem – vnitrofiremní směrnicí – a klíčovými informacemi, které tento dokument, faktura, obsahuje. Klíčovou informací je pak částka k úhradě, datum splatnosti, dodavatel nebo příjemce. Tyto informace lze nalézt buď na papírovém dokumentu – dodavatelská faktura – či v dokumentu elektronickém, v tomto případě se může jednat o textový dokument nebo formulář či data, která jsou obsažena ve firemním informačním systému. A tímto krokem jsem dostali do druhé oblasti obchodního procesu. Všimli jste si, že pro zpracování úlohy –platba faktury – potřebujeme velké množství podkladů. Kde je ale nalezneme? V papírové podobě někde v šanonech? To přeci ne… Najdeme je v systému, který s těmito dokumenty umí pracovat – v systému content management.

Management obsahu?
Ano, dalo by se to tak také přeložit. Ale content management je především systém, který umí v prostředí vaší společnosti publikovat různé dokumenty a informace. To znamená, že je to přesně to prostředí, které pro náš proces platby faktur potřebujeme. Faktura jako papírový dokument nebude putovat z účtárny ke schvalovateli, nebo finančnímu řediteli, ale je hned na počátku v podatelně nebo účtárně naskenována. Pak je možné pomocí výkonných nástrojů provést její vytěžení. Tj. získání pro nás klíčových údajů – částka k úhradě, datum splatnosti, dodavatel nebo příjemce. Všechny takto získané informace je třeba zkontrolovat – tzv. validace. Provedeme kontrolu, jestli takový dodavatel nebo příjemce existuje, jestli datum splatnosti je vůbec ještě platné a zda částka k úhradě odpovídá částce, která byla uvedena na objednávce. Po této validaci je pak originální skenovaný dokument zaarchivován na content serveru a klíčové informace jsou spolu s odkazem na tento dokument zaslány ke zpracování v systému workflow.

Spolu zmůžou mnoho
A dostáváme se zpět k workflow. To využívá informačních technologií k automatizování jednotlivých kroků a aktivit obchodního procesu. Koordinuje postup uživatelů, distribuuje pracovní úlohy a informace mezi uživateli a řídí zpracování jednotlivých úloh a aktivit obchodního procesu s cílem dosažení definovaného cíle obchodního procesu. Workflow technologie zajišťuje, aby všichni zpracovatelé dané úlohy měli vždy klíčové informace, popřípadě aby workflow technologie sama automaticky na základě klíčových úloh prováděla automatické zpracování dané úlohy nebo její části. V našem konkrétní příkladě to znamená zpracování platby faktury. Faktura je předběžně pořízena do účetního systému. Účetní dostane informaci o nové faktuře, kterou má zaúčtovat ze své mailové pošty, spolu s odkazem na skenovaný dokument a klíčovými informacemi. Klíčovou informací je například typ faktury, datum splatnosti a částka k úhradě. Samo předběžné pořízení dokladu může proběhnout automaticky, zcela bez zásahu účetní. Záleží vždy jen na konkrétních přáních a potřebách uživatele. Ve Workflow jsou pak podle výše částky k úhradě definovány aktivity potřebné pro zaplacení faktury. Je to počet schvalovatelů a náležitosti schvalovacího procesu. Na základě typu faktury je definován typ zaúčtování. Podle data splatnosti pak připravujeme platební příkazy a můžeme také vypočítávat případná penále, která plynou z toho, že faktura nebyla v daném termínu schválena. Workflow technologie pak zajistí, aby podle těchto klíčových informací proběhl celý proces schválení, zaúčtování a platby faktury. Všichni, kdo přicházejí do styku s fakturou, nikdy nedostanou do ruky papírový originál. Ten je už dávno uložen v šanonu a je vytažen jen v případě finanční kontroly. Všichni pracují s elektronickou podobou, které se jim zobrazuje na monitoru a která je uložena na content serveru.

Řeknete si: vždyť my to takhle děláme a žádné workflow nebo content management k tomu nepotřebujeme. Výhody tohoto řešení nejsou možná na první pohled vidět, ale zkuste se nad nimi zamyslet:

Pak je tu ještě jeden bod. Při nasazení workflow a content managementu, musíte přesně definovat, kdo u vás ve firmě má jaká práva a odpovědnosti. Kdo za co odpovídá a do jaké výše může schvalovat faktury. Ze své osobní zkušenosti vím, že zavést pořádek ve firmě a definovat přesná pravidla je vždy složitější, než nasazení workflow a content managementu. Ale pro ten výsledek se to vždy vyplatí.