Měření přínosů . . . . . . . . . . .
Pro stanovení přínosů bylo použito měření pomocí principu tzv. tvrdých a měkkých metrik, jejichž cílem je měřitelným způsobem stanovit dosažení hlavních podnikatelských cílů a stanovit podporu všech klíčových firemních procesů. Využitím tohoto principu došlo k jednoznačnému sjednocení cílů zákazníka i dodavatele a jejich motivaci na úspěšném dokončení projektu. Na podrobnosti ohledně použití metrik při hodnocení úspěšnosti projektu, otázky návratnosti vložených investic a na celkový význam projektu modernizace IS v podnikové strategii jsme se zeptali přímo generálního ředitele Tonaku, Ing. Michala Šimka:

Jaký je obecně význam informačních technologií pro Tonak a jeho obchodní strategii?
Tonak je největším světovým výrobcem srstěných polotovarů a klobouků. Základní kolekce polotovarů čítá více než 1 000 výrobků, k tomu se přidávají barevné kombinace, přičemž základní barevnice obsahuje 180 barev. Z těchto polotovarů jsou vyráběny hotové klobouky ve více než pěti stech tvarech s velkým počtem různých doplňků (zdobení). Běžný klobouk je vyráběn přibližně pomocí sta výrobních operací, speciální výrobky pro nejnáročnější zákazníky téměř dvěma sty výrobními operacemi. Řídit efektivně tento složitý výrobní celek tak, aby každý zákazník získal výrobek, který mu vyhovuje, v čase, který požaduje, je možné pouze s využitím moderních informačních technologií. Hlavní význam pro Tonak pak spočívá v optimalizaci podnikových procesů (zejména hodnototvorného procesu zpracování zakázky v oblasti prodeje, technické přípravy výroby, plánování výroby a řízení výroby) a jejich podporou informačními technologiemi (ERP systém) stejně jako poskytováním informací pro řízení těchto procesů.

Jakou roli hrál projekt modernizace informačního systému v dlouhodobé strategii budování informační infrastruktury podniku?
Jednalo se o strategický byznys projekt zaměřený na využití potenciálu zvyšování výkonnosti Tonaku, nikoli na nákup IT infrastruktury. IT infrastruktura jako taková stála v pozadí, byla pouze prostředkem k dosažení cílů projektu. Hlavním cílem pak bylo dosažení zlepšení vybraných ekonomických ukazatelů provedením optimalizace procesů, reorganizací firmy a zajištěním podpory těchto procesů informačními technologiemi.

V projektu modernizace informačního systému bylo pro hodnocení úspěšnosti projektu použito řady kritérií, na jejichž splnění byla navázána i cena implementace. Můžete uvést o jaké metriky šlo a na kolik byly splněny?
V rámci projektu byl použit systém ukazatelů indikujících dosažení cílů projektu. Jednalo se o dvě skupiny metrik, tzv. tvrdé metriky (TM) a měkké metriky (MM). Tvrdé metriky jsou ekonomické ukazatele indikující úroveň výkonnosti firmy. Jsou konzistentní se strategickými cíli firmy, a vyjadřují tak míru jejich dosahování. V Tonaku byly použity tyto tvrdé metriky:

· T (průtok) jako rozdíl objemu fakturace a přímých materiálových nákladů na dosažení tohoto objemu fakturace. Cílem projektu bylo zlepšit tento ukazatel o 5 % oproti roku 2001. Zlepšení ukazatele T má dopad například do obratu a zisku.

· TDD (korunodni průtoku) jako průtok zakázky násobený počtem dní zpoždění zakázky oproti přislíbenému termínu dodání. Cílem projektu bylo zlepšit tento ukazatel o 80 % oproti roku 2001. Zlepšení ukazatele TDD má dopad na dodavatelskou spolehlivost Tonaku (procento zakázek dodaných v termínu) a tím také například na tok hotovosti.

· IDD (korunodni zásob) jako přímé materiálové náklady násobené počtem dní, po který jsou tyto náklady vázány ve výrobě. Cílem projektu bylo snížit tento ukazatel o 30 % oproti roku 2001. Zlepšení ukazatele má dopad například na zkracování průběžné doby výroby, dodavatelské spolehlivosti, cash flow, nedokončené výroby, stavu zásob.

Měkké metriky měří úroveň podpory klíčových aktivit podnikových procesů informačním systémem. V projektu bylo použito 21 měkkých metrik, které odpovídaly příslušným klíčovým aktivitám v rámci procesu zpracování zakázky a některých podpůrných procesů. Měkké metriky byly konzistentní s tvrdými metrikami. Vycházeli jsme z předpokladu, že pokud se zlepší provádění klíčových aktivit procesu (MM), pak se zlepší proces jako celek a to se projeví ve zlepšení tvrdých metrik. Na cílové hodnoty TM a MM byla smluvně vázána část ceny projektu formou tzv. zádržného. V případě Tonaku bylo smluvně dohodnuto, že 20 % ceny projektu bude vyplaceno po dosažení stanovených cílových hodnot TM a MM. V rámci projektu došlo ke zlepšení MM z 21 na 92 % a zádržné vázané na MM bylo vyplaceno. Zádržné vázané na TM prozatím nebylo vyplaceno. Měření dopadu projektu na TM bude probíhat ve smluvně stanovené lhůtě do září 2004. Pokud v této lhůtě bude dosaženo smluvně dohodnutého zlepšení TM a bude prokázán pozitivní trend těchto ukazatelů, bude vyplacena i zbývající část zádržného. Z aktuálního snímku TM vyplývá, že prozatím byla překročena cílová hodnota ukazatele T a že trend všech tří ukazatelů je pozitivní.

Byla už provedena analýza návratnosti investic do nových technologií použitých v projektu?
Návratnost investice (ROI) je vyhodnocována dle metodiky TOC (theory of constrains) pomocí vztahu ROI = (DT-DOE) / DI, kde DT je změna průtoku, DOE je změna provozních nákladů a DI je hodnota provedené investice. Dle aktuálního snímku TM byla spočtena hodnota ROI na 1,44 (ROI je bezrozměrné číslo, nevyjadřuje dobu návratnosti investic). Doba návratnosti se dá z ROI získat jako DN = 1/ROI a pro daný projekt vychází 0,7 roku, tedy osm a půl měsíce). Nutno podotknout, že se jedná o průběžnou, okamžitou hodnotu, a nelze ji proto považovat za konečnou. Hodnoty TM mohou kolísat v obou směrech, a hodnota ROI se tudíž může ještě zlepšit i zhoršit. K vyhodnocení návratnosti investice přistoupíme až po vypršení lhůty pro dosažení cílových hodnot TM.

Jak hodnotíte základní přínosy projektu z hlediska hospodaření firmy a potřeb managementu?
Přínosy projektu vyplývají ze splnění cílů projektu. Projekt přispěl k provedení reorganizace a restrukturalizace Tonaku. Zlepšila se transparentnost společnosti a měřitelnost prováděných procesů a aktivit. V souvislosti s projektem byl nastartován proces trvalé optimalizace zpracování zakázky. Byla implementována podpora uživatelů informačními technologiemi. Došlo ke zkvalitnění lidského potenciálu ve společnosti. Pokud bude dosaženo cílových tvrdých metrik, bude implementace informačního systému znamenat značné snížení nákladů, prostředků vázaných v zásobách a zvýšení dodavatelské spolehlivosti Tonaku.