Zabýváme-li se otázkou, jaké výzvy přináší informatizace veřejné správy v České republice, měli bychom na prvním místě připomenout práci, která byla v posledních několika letech odvedena a které nebylo málo. Přijdeme-li na jakýkoliv úřad, neuvidíme již úředníky sedět nad lejstry, ale před pracovními stanicemi. Téměř všechny veřejné úřady a organizace veřejné správy realizují svou hlavní činnost za podpory nějaké IT aplikace.Většina organizací už používá nějakou formu elektronické archivace a sdílení dat. Mnoho úřadů má pravidelně aktualizované internetové stránky, z nichž některé přinášejí bohatý informační obsah a jsou značně interaktivní. Fungují první elektronické podatelny. Ale k tomu, aby úřady a organizace veřejné správy využily plný potenciál IT technologií, ještě mnoho chybí.

Klíčovou rozvojovou etapou, která ovlivní chování systému, je reforma veřejné správy a s ní spojená komplexní informatizace krajských úřadů. Informační systémy krajů jsou natolik podobné systémům velkých měst, že některé klíčové poznatky a postupy lze z oblasti měst převzít. Jaká "poučení" to jsou?

Základním krokem k dosažení kýžených cílů, kterými jsou zejména úspora nákladů a zkvalitnění práce, je přechod od stavu, kdy jsou různé agendy v různých organizacích řešeny izolovaně vytvořenými a navzájem neprovázanými (nebo jen velmi omezeně) aplikacemi k jednotné infrastruktuře. Ta by měla pokrývat činnost všech úřadů a organizací, na jejichž každodenní spolupráci je závislá kvalita poskytovaných služeb. Tento princip je zřetelný na příkladu velkého města, kde funguje několik úřadů, dopravní podnik, komunální podnik, údržba komunikací, několik škol, sociální ústavy, divadlo, kulturní dům, muzeum, knihovna, městská policie, organizace pro podporu turistického ruchu a další subjekty. Organizační struktura kraje bývá ještě složitější. Integrace informatiky takového města - pokud bude spojena s odpovídajícími změnami v procesech a pracovních postupech - posune kvalitu služeb, rychlost jejich poskytování a efektivitu práce na novou úroveň.

Sjednocenou infrastrukturu takové organizace veřejné správy charakterizuje několik následujících skutečností. Za prvé je to větší podpora strategického rozhodování, využití business inteligence, simulačních a modelových technik k pochopení složitých souvislostí jevů a událostí. Další vlastností je to přístup každého pracovníka pokud možno ke všem informacím, které potřebuje ke své práci, a to ve všech formách - data (RDBS), dokumenty(DMS), grafické informace (GIS). Důležité je i zdokonalení work-flow uvnitř systému, které znamená konec přenášení dokumentací mezi úřady, podniky a pracovišti, konec čekání na to, až bude zaslán vyžádaný spis interní poštou. Vše bude přístupné z jedné pracovní stanice. Nezanedbatelné je i zdokonalení správy hlavních zdrojů spočívající v:

. Centrálním vytváření a kontrole čerpání rozpočtu, napříč všemi organizacemi, které rozpočtové prostředky využívají. To bude zahrnovat také možnost srovnávat strukturu výdajů a efektivitu práce různých organizačních jednotek.

. Centrální správě majetku, zajištění jeho údržby včetně efektivního využívání specializovaného technického personálu , plánování údržby a snižování ztrát prostředků na údržbu.

. Projektovém řízení základních procesů v oblasti investic

. Zdokonalení procesů v oblasti personalistiky

Podmínky úspěšné integrace
Cesta k takovému sjednocení informatiky je poměrně obtížná a v řadě případů bolestivá prostě proto, že je to jen těžko představitelné beze změny některých procesů, zvyklostí, ale i softwarových aplikací, které byly vytvářeny "na koleně" a nyní už přestávají stačit rostoucím potřebám, a navíc jsou jen velmi obtížně integrovatelné se systémy dalších organizací. Častým jevem je mnohdy bolestivý nárok na personální úpravy.

V ideálním případě by byly systémy a procesy budovány "na zelené louce" a v jednom okamžiku, což však není reálné z hlediska nákladů ani přípravy uživatelů. Doba, kdy se nově vznikající informatika krajů mohla tomuto přístupu v některých aspektech přiblížit, již minula. Je "toho" hotovo již příliš mnoho. Je tedy důležité, aby dříve, než se započne s budováním či výměnou jednotlivých systémů, existovala jasná představa o stavu současném a cílovém stavu a aby nasazení každého jednotlivého systému zapadalo do této představy.

Pro úspěšnou integraci systémů organizací veřejné správy je tedy třeba zejména jasná koncepce změn, respektování obecných koncepcí a systémových standardů, aktivní účast uživatelů a výborná znalost místních podmínek.

Jak analyzovat situaci a vytvořit návrh změn?
V případě Statutárního města Liberec se podařilo definovat velmi elegantně cílový stav. Liberečtí vybrali na podzim roku 2000 dlouhodobého partnera - městského systémového integrátora, jímž se stala naše firma. Prvním úkolem byla spolupráce při tvorbě koncepce rozvoje městské informatiky. To zahrnovalo přesnou definici potřeb města (včetně několikaletého výhledu), zmapování procesů a návrh nové podoby informačních systémů. Tuto práci jsme realizovali přímo v budově magistrátu a organizací města, kde jsme vedli desítky rozhovorů s představiteli managementu města i budoucích uživatelů systému. Výsledkem byla podrobná mapa informačních toků v organizaci a identifikace míst, kde by nasazení nového informačního systému mohlo zkvalitnit práci úřadu. Například místa, kde zpožděná aktualizace dat někomu komplikuje práci, místa, kde se práce dělá ručně, ačkoliv by mohla být automatizována apod. Poté, co byla tato místa nalezena, jsme je s koncepční skupinou města seřadili podle priorit.

Z hlediska dalšího rozvoje je velkým přínosem, pokud je koncepce rozvoje založena na všeobecně akceptovaných standardech pro databázové systémy a další platformy informačních technologií. Z tohoto pohledu je významné, že se na českém trhu již objevila řešení pro regionální městskou správu založená na softwarových produktech, které tvoří základ obdobných systémů v západní Evropě. V této souvislosti stojí za zmínku zejména to, že už je k dispozici specializované řešení pro regionální veřejnou správu v České republice, jehož základem je software SAP, a které již bylo úspěšně nasazeno v Plzni.

Aktivní účast uživatelů
Protože informační infrastruktura musí podporovat práci státní správy a samosprávy v konkrétním městě či regionu, je velmi důležité, aby budoucí uživatelé obou skupin byli celého procesu řešení aktivně účastni. Jen tak je možné zajistit, že informační systémy budou respektovat lokální specifika jednotlivých krajů, mikroregionů, měst a obcí ale i požadavky státní správy - agend ministerstev vykonávaných v přenesené působnosti. Kraj je na svém území obrovským komunikačním centrem, obdobně důležitá je proto spolupráce mezi kraji, městy, obcemi, mikroregiony, organizacemi, s cílem poznání komunikačních principů a zavedení "regionálních komunikačních a informatických standardů". Jako hlavní článek komunikace lze s jistotou určit vztah kraj - město (obec) na území kraje.

Model informatizace krajů
Vzhledem k řadě procesů, které vyžadují spolupráci a sdílení informací napříč regiony nebo mezi regiony a centrálními úřady, je velmi důležité, aby rozvoj informatiky jednotlivých měst a regionů, i při zaměření na podporu specifických lokálních potřeb, odpovídal celkové celostátní koncepci informatiky. Je třeba především zúročit výsledky Studie proveditelnosti komplexní informatizace krajů, kterou jsme v loňském roce zpracovali společně s Českým Telecomem, Plzeňským holdingem a advokátní kanceláří Fiala, Profous, Meisner. V rámci této studie byl zpracován obecný funkční model systému kraje, což obsahuje analýzu legislativních podmínek, oblastí, které bude třeba pokrýt informatikou, definuje požadavky na jednotlivé systémy z hlediska bezpečnosti, škálovatelnosti a dalších atributů. Studie zahrnuje nejen vlastní informační systémy, ale i doporučené datové formáty, komunikační infrastrukturu apod. a obsahuje také porovnání s obdobnými systémy v zahraničí.

Výchozí podmínky rozvoje informatiky veřejné správy jsou naznačeny s dostatečnou přesností. Řízený proces systémové integrace na globální úrovni i na úrovni každého kraje a města, s pomocí vybraných firem a uživatelů systému, citlivý ke globálním požadavkům i místním podmínkám, je základním vykročením k realizaci systému odpovídajícímu technologickým možnostem na začátku nového tisíciletí. Námaha a náklady nebudou malé, ale totéž platí o reálně dosažitelných přínosech. Zkušenosti ze zahraničí potvrzují, že podaří-li se potenciál informačních a komunikačních technologií dobře využít, může státní správa reagovat na požadavky občanů stejně rychle a flexibilně jako třeba banka nebo telekomunikační operátor a že může dosáhnout srovnatelné efektivity fungování.

Pozn.: red.: Autor článku působí ve firmě LogicaCMG jako konzultant specializovaný na problematiku veřejné správy