Problematika informačních systémů veřejné správy - zejména v oblasti velkých měst - se v posledních letech dostává stále výrazněji do popředí zájmu. Souvisí to s rostoucím tlakem na efektivitu správy majetku, fungování úřadů a rozšiřování služeb obyvatelstvu. Velké organizace veřejné správy mohou s úspěchem využívat některé postupy a technologie, které se osvědčily v komerční sféře. Je ovšem třeba činnosti a technologie přizpůsobit problematice veřejného sektoru. K dosažení tohoto cíle se pracovníci konzultačních firem musí vyrovnat s řadou problémů, se kterými se v komerční sféře běžně nesetkávají.

Pro výchozí situaci bývá typické, že management organizace je příliš vzdálen nejnižším procesům, které probíhají například na úrovni údržby majetku, v rozhodování o věcech občanů a v jiných oblastech. Díky složitosti systému a absenci některých důležitých vazeb je možno sledovat pouze celkové finanční ukazatele a údaje o plnění rozpočtu v minulém období. Schází zejména nástroje pro pružné propojení celkových a detailních údajů. Systém je velmi rozsáhlý a trvalý nedostatek aktuálních hodnotových ukazatelů způsobuje jeho dlouhodobou deformaci - management jej řídí bez znalosti detailů.

Vícestupňové řízení
Situaci komplikuje i vícestupňové řízení. Organizaci - jednu účetní jednotku - může tvořit více relativně silných celků, které jsou si mnohdy spíše konkurenty nežli partnery (například městské obvody a magistrát, ale i odbory města a organizace zřízené městem pro správu majetku). Vše je o to složitější, že se v propletenci vztahů setkávají dvě linie řízení - odborná a politická.

Role dodavatele IS
Co s tím může dělat informatik, který projektuje novou podobu systému a realizuje jej? Musí být profesionálem, tyto problémy rozpoznat a oddělit pečlivě co ovlivnit může a co ne. Jako profesionál dále nabídne řešení, které bude obsahovat všechny prvky a funkce zdravého systému. Především musí naprosto důsledně vyhledat a navrhnout změnu všech zvyklostí, které nevedou k detailnímu a správnému popisu objektu řízení.

Jednoznačným cílem je dosažení transparentnosti, průhlednosti a prokazatelnosti rozhodovacích postupů a finančních operací.

Zásadní význam pro dosažení cíle má, aby management organizace jasně deklaroval podporu nutným změnám a stál za touto deklarací až do konce projektu.

Klíčovým bodem je záměna globálního systému řízení za řízení detailu. Aplikace tohoto principu ve všech rozhodujících oblastech řízení by měla napomoci odstranit nesprávné přístupy k hospodaření.

Architektura systému v rozpočtové sféře
Co se týče hlavních komponent systému, nebývají v pořádku data základních normativních prvků - registry, územní identifikátory, adresní systém - tedy data modelující a popisující město jako celek. Jsou sice detailní, nicméně s jejich aktuálností to bývá horší.

Péče o tato data a jejich aktualizace bývá komplikována vztahem několika organizačních útvarů a ovlivněna zvenčí - závisí například na činnosti Policie ČR. To platí zejména o údajích o obyvatelstvu i tzv. Územně identifikačním registru. Státní informační systém svými novými zákonnými úpravami situaci spíše komplikuje. Doufejme, že realizace Státní informační politiky přinese v této oblasti pozitivní změny.

Organizační struktura
Organizační struktura bývá známa. Zpravidla však nejsou vybudovány mechanismy její aktualizace, a vazby základních norem organizace jako je statut, organizační řád, pracovní náplně.

Naprosto nezvyklé je uvažování ve smyslu controlingových pojmů jako je nákladové středisko, profitcentrum či zakázka.

Pro tvorbu modelu organizace existují velmi efektivní prostředky jako například metodologie Aris.

Právě použití takových nástrojů a úzká spolupráce s pracovníky organizace je podmínkou vytvoření detailního a přehledného modelu, který zároveň přinese předpoklady pro zlepšení práce v oblasti personalistiky - jasná koncepce řízení rozpočtové organizace přinese i jasnou koncepci v oblasti řízení lidských zdrojů.

Další specifika
Dobře bývají propracované "nákupní" procesy. Oprávněnost výdajů je jedním ze zásadních předmětů pozornosti kontrolních orgánů. Je tedy jasné, že potřeba vykázat občanům a kontrolním orgánům, za co byly prostředky vynaloženy, je fatální otázkou existence managementu organizace. Velmi pevná musí být provázanost na rozpočet - vždy musí být jasné, z jakého zdroje byly finanční prostředky čerpány. Prokazatelná musí být i dokumentace výběrových řízení a veřejných obchodních soutěží.

V oblasti příjmů je v podmínkách veřejné správy situace odlišná. Již z charakteru organizace typu města vyplývá velmi pestrá množina aktivit, které k příjmu vedou. Mohou jimi být poplatky, pokuty, daně, platby z nájemních a prodejních smluv atd. (odhadem kolem 200 typů příjmů). Struktura obsahuje zpravidla velké množství míst, které platbu mohou předepsat. Jejich legislativa a metodika účtování je poměrně komplikovaná a často bývá komplikované i jejich vymáhání. Platební styk je problémem vzhledem k tomu používané metody jsou organizačně velmi náročné - platby složenkami - a možnost jejich změny je psychologicky komplikovaná. Vytvořit detailní evidenci předpisů pohledávek, kterých je zpravidla nesmírné množství, je jeden z nejtěžších úkolů při přípravě nasazení informačního systému. Důležitým krokem k úspěchu je i sjednocení detailních operativních evidencí.

S předchozím odstavcem souvisí i problematika vztahu k obchodním partnerům, to znamená možnost znát a zpřehlednit celkovou finanční bilanci s určitým partnerem, včetně salda jeho dodavatelských i odběratelských aktivit. Organizace nemívají dobře a jednotně vedený registr obchodních partnerů. Jeho založení je velmi důležité.

Řízení cash flow a evidence majetku
Pro řízení toku peněz (cash flow management) je rozhodující detailní popis oblasti smluvních vztahů, znalost platebních kalendářů a aktivní práce s nimi - jejich aktualizace, přehled o stavu disponibilních zdrojů, akce v záloze pro případ přebytku financí. Rozpočtové organizace většinou nebývají motivovány provádět detailní analýzy této oblasti, neboť vychází z představy, že je nutno kontrolovat, zda prostředky byly vynaloženy správně (v souladu s příslušnými normami) a nikoliv, zda byly správně zhodnoceny. Implementace informačního systému a s ní související reinženýring procesů tak může být rozhodujícím krokem k tomu, aby management získal snadný přístup k datům a ukazatelům potřebným pro efektivní řízení cash flow a dosáhl odpovídající úspory.

Dalším podstatným požadavkem je detailní zpracování a zpřístupnění údajů o majetku, a to ve všech etapách jeho životního cyklu, se zvláštním důrazem na projektovou a předprojektovou fázi.

Jedná se o poměrně složitý úkol. Majetek města představuje nesmírně pestrou strukturu plnou vztahů a vazeb, vlastnické vztahy bývají složité a vypovídací schopnost účetní evidence je komplikována problematikou jeho ocenění. K tomu často přistupuje dědictví po minulém režimu.

I evidence technického stavu majetku, která je potřebná pro jeho efektivní údržbu, bývá problematická. Přitom právě údržba majetku města představuje jednu z nejvýznamnějších částí rozpočtu města.

Z toho vyplývá, že nalezení dobrého modelu správy majetku je jednou z klíčových otázek návrhu systému řízení a následně i architektury informačního systému. Systém popisu majetku tvoří centrum, ve kterém se odehrává velmi úzké propojení datových bází, systému pro správu dokumentů (DMS), grafických a geografických systémů. Je hlavním integrujícím uzlem softwarových platforem řešení.

Projektové řízení
Velmi významné je hodnocení úrovně projektového řízení v organizaci. Činnost úřadu lze popsat jako obrovské množství více či méně složitých akcí a projektů - od obrovských investičních akcí až rutinní činnosti typu schválení a realizace příspěvku občanovi. Na každou takovou akci je možno pohlížet jako na posloupnost kroků, které mají svoji logiku, zabírají určitý čas a čerpají prostředky.

Pokud nejsou parametry akcí a projektů měřitelné z hlediska spotřeby zdrojů, chybí podklady pro systematické řízení organizace a management se může spoléhat pouze na svou zkušenost a úsudek.

Proto je pro nalezení jednoznačného a přehledného systému určení, identifikace a plánování akcí základem změn směřujících k efektivnímu řízení činnosti. Pokud se tato změna povede, je vyhráno.

Systém bude mít základ pro zavedení metrik, které potřebuje a může managementu poskytnout daleko přesnější informace o současné situaci a dalším možném vývoji.

Řízení rozpočtu
Cílem celého projektu informačního systému města, jehož rozhodujícím krokem je pochopitelně i implementace vlastní technologické infrastruktury, je vytvořit předpoklady pro sestavování a sledování rozpočtu každé detailní části systému. To umožní, aby se na vytváření rozpočtu podílela celá struktura úřadu a zároveň se jedná o podstatný krok k zajištění jeho transparentnosti.

Bude jasně viditelné, že žádná z majetkových oblastí ani žádný organizační útvar nežije z prostředků, které mu nepatří, a na úkor jiných oblastí, kde třeba nejsou tak průbojní úředníci a politici.

Vytvoří se prostor uplatnění simulačních a modelových technik a management organizace získá nástroje, které mu umožní lépe předvídat a efektivněji řídit využití zdrojů. Proces sestavení rozpočtu bude zrychlen a zpřesněn. Důvěryhodnost systému řízení se zvýší a tím vzroste i spokojenost těch, kteří to vše svými hlasy koncipují, užívají a hlavně financují - totiž občanů.