facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 6/2000

Informační systémy pro řízení lidských zdrojů 2. část

František Haluška





Cílem tohoto dílu našeho seriálu o informačních systémech pro řízení lidských zdrojů je popsat možné dosažitelné přínosy, které získá firma, když se neomezí na nasazení SW podpory pro své řízení lidských zdrojů, ale poznatky z jeho využívání zpětně promítne do optimalizace řídících procesů v oblasti lidských zdrojů.

Přínos 1. - Jediné pořízení a unikátnost dat
Cílovým stavem asi každého typu informačního systému je, aby jedinou datovou položku (např. datum narození, jméno, rodné číslo...) zadával pořizovatel pouze jednou, osoba, jíž se data týkají, je rovněž poskytla pouze jednou (jediný dotazník) a datová položka existovala v celém informačním systému pouze jednou (na jediném místě).

Efekt uvedeného řešení je zřetelný:

- nehrozí duplicita,
- data mají jednoduchou správu,
- všem může být dostupná informace, kde pouze jsou data k dispozici.

Přínos 2. - Vnitrofiremní audit personálních procesů
Korektní zavedení IS ve firmě nutí, případně inspiruje uživatele:

- provést popis personálních procesů,
- provést zásadní revizi profesí - funkcí - odstranit duplicity, sjednotit názvosloví..........,
- zrevidovat tarifní systém,
- vyjasnit odpovědnosti a pravomoci jednotlivých útvarů,
- sestavit číselník (katalog) vykonávaných činností,
- sestavit popis činností pro jednotlivé profese - funkce,
- zmapovat tok práce a informací mezi profesemi,
- dodefinovat (transparentně popsat) a optimalizovat organizační strukturu,

Přínos 3. - Efektivita administrativní práce
Nasazení IS v oblasti řízení lidských zdrojů přináší zvýšení efektivity administrativní práce (zjednodušení archivace dat, omezení rutiny, minimalizace spotřeby papíru, eliminace lidského faktoru jako zdroje chyb...) díky:

- Softwarovému vytváření archivů dat - důchodci, uchazeči, bývalí zaměstnanci......
- Koncoví uživatelé jsou ušetřeni rutinních činností typu vyhledávání, opisování, opravování, přenášení z formuláře do formuláře, zpětných kontrol, fyzické zakládání do kartoték, přenášení dat z místnosti do místnosti (mezi budovami, mezi městy....), telefonování a sdělování informací, faxování atd.
- Vzniká prostor pro tvůrčí práci s daty, pro vzdělávání a rozšiřování (prohlubování) pracovní kvalifikace a to i pro pracovníky, kteří se pro předchozí nápor rutinních činností těmto aktivitám nemohli věnovat.
- Data pořízená do IS pouze jednou a to kompetentními odborníky, umožňují minimalizovat lidský faktor jako významný zdroj chyb - další přenos a zpracování dat je potom pouze záležitostí SW a tudíž je chybovost (ztráta, zkreslení) prakticky vyloučena.
- Spotřeba papíru se omezí na nutné dokumenty v listinné podobě dle legislativy (smlouvy, platové výměry, zápočtové listy, osvědčení, certifikáty, kopie potvrzení apod.) a dále na vytištěné uživatelské sestavy dle požadavků uživatelů.

Přínos 4. - Efektivita manažerské práce
Moderní manažerská komplexní řešení řízení lidských zdrojů pomocí SW umožňují zapojení manažerů všech stupňů do personálního řízení. Rozumí se tím:

- aktivní spolupráce při procesu stanovování tarifních systémů
- provádění hodnocení zaměstnanců a vyhodnocování výsledků
- stanovování kvalifikačních, znalostních a osobnostních profilů funkcí
- možnost porovnávání veškerých požadovaných a skutečných parametrů
- účast na výběrovém řízení
- tvorba manažerských informačních výstupů - statistiky, grafy......
- aktivní účast na organizování vzdělávacích procesů
- podpora rozhodovacích procesů v oblasti lidských zdrojů - reorganizace útvarů a firmy, plánování pracovníků....
- manažerské sledování nákladů na oblast lidských zdrojů

Přínos 5. - Zlepšení pracovního prostředí
Zavedení IS může přinést :

- úspory nutného prostoru - skříně, písařské stolky, registratury, kartotéky, archivy...
- zlepšení prostředí v kancelářích - hygiena práce, prašnost v místnostech...
- reálné úspory papíru všeho druhu
- práci s recyklovatelnými materiály (PC a jejich komponenty,...)

Přínos 6. - Podpora firemní kultury
Zavedení IS pro oblast řízení lidských zdrojů zpravidla výrazně napomůže:

- snadnějšímu rozšíření firemních standardů (symbolika, grafika, terminologie, postup při charakteristických procedurách.....)
- vzniku formálních i neformálních týmů, které zavádějí IS a provádějí vnitrofiremní audit - pěstování meziútvarové spolupráce a jednodušší pochopení stanovisek druhé strany
- podstatnému zvýšení znalostí z oblasti uživatelského SW u řady běžných uživatelů ve firmě (školení, prezentace, kurzy, každodenní práce s PC a SW......).

Přínos 7. - Nabídka dat pro celou firmu
Jak již bylo dříve uvedeno, velká integrovaná řešení pro oblast řízení lidských zdrojů si kladou za jeden z klíčových cílů poskytnout vybraná data "celé firmě", nikoliv pouze specialistům. Tento cíl je zejména naplňován tím, že:

- SW jsou zpravidla vybaveny bohatou škálou systémových prostředků pro nastavení přístupů k datům dle nejrůznějších kritérií (odbornost, postavení v řídící pyramidě, jiné firemní zájmy....)
- SW zpravidla umožňují různé formy zacházení s daty (čtení, zápis, změna systémových nastavení...)
- SW zpravidla umožňují dodatečné programátorské úpravy směřující ke zhotovení manažerských pohledů na data tzv. na míru a na klíč
- SW lze většinou doplnit jinými specializovanými SW prostředky, které se nazývají MIS (manažerské informační systémy), a které slouží podpoře rozhodování. Tyto aplikace dokáží prezentovat data formou grafů, tabulek, statistik a to ve velmi uživatelsky atraktivní formě.

Přínos 8. - Snížení nákladů
Oblast možného snížení nákladů je nejvíce závislá na dalším počínání uživatele SW. Zatímco většinu dříve prezentovaných výhod plynoucích z nasazení SW prostředku pro podporu personálního řízení lze využívat ihned v souvislosti s nasazením SW, pak do oblasti nákladů musí závěry zjištěné pomocí SW promítnout na základě dalších rozhodovacích procesů managementu. K úsporám může dojít:

- v oblasti mzdové - revizí tarifního systému, tj. efektivnějším vynakládáním finančních prostředků do mzdové oblasti, úsporou pracovních míst po vnitrofiremním auditu, úsporou pracovních míst pořizovatelů dat před nasazením SW (pracovníků personálních útvarů, účtáren, PaM apod.)
- v oblasti vzdělávání - lepším výběrem vhodných kandidátů pro vzdělávací aktivity, optimalizací vzdělávacích aktivit (počty účastníků, termíny apod.), výběrem vhodných dodavatelů, získáním "množstevních" slev apod.
- v oblasti BOZP - sledování povinných školení dle zákona - minimalizace možných sankcí od státního dozoru, optimální přidělování osobních ochranných pracovních prostředků apod.
- při přechodu na certifikovanou firmu s vybudovaným systémem kvality dle ISO 9000, tj. firma je povinna definovat specifické profese a dále profese, které ovlivňují kvalitu a těmto zajišťovat výcvik a vést o něm evidenci. Je-li pro tyto úkony firma vybavena ještě před započetím procesu certifikace efektivním SW nástrojem, pak významným způsobem proces zrychlí (zlevní) celou proceduru získání certifikátu systému kvality.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.