IT SYSTEM 4/2003

Informační systém pro podporu nepřímého prodeje

Podpora prodeje finančních produktů prostřednictvím obchodních zástupců

Katarína Petríková





Prodej pojistných produktů, resp. produktů spoření je oblast, která v posledních letech zaznamenává každoročně výrazný růst co do počtu klientů. Společnosti využívají každý distribuční kanál pro efektivní zabezpečení prodeje svých produktů a zvýšení svého podílu na trhu. Jedním z klíčových prodejních kanálů je i nepřímý prodej - prodej prostřednictvím obchodních zástupců, finančních poradců a makléřů. Tento distribuční kanál, který přestavuje aktivní formu prodeje, zabezpečuje rozhodující objem produkce v rozsahu kolem 70 % celkové produkce společnosti.

Proto je klíčovým faktorem obchodního úspěchu firem kvalitní a vysoce efektivní podpora obchodní služby. Mezi nezbytné vybavení profesionálního obchodního zástupce v současné době již patří i specializovaný informační systém a mobilní zařízení.

Finanční instituce si uvědomují nutnost existence specializovaného informačního systému a jejich priority je možné shrnout do několik oblastí:

Fáze akvizice - Finanční instituce očekávají od svých obchodních zástupců profesionální práci v oblasti získávání nových klientů, udržení loajality zákazníků, resp. cross selling - prodej dalších produktů stávajícímu klientovi. Cílem je profesionalizovat prodejce na finanční poradce, kteří nejlépe vědí, co klient právě potřebuje.

Optimalizace procesů a zefektivnění řízení - Informační systém pro podporu nepřímého prodeje musí být integrován do interních procesů finančních společností, s maximálním důrazem na redukci redundantní práce v back office, zrychlení procesu uvádění nových produktů na trh, zefektivnění procesu školení obchodní sítě a automatizace všech činností související s distribucí informací nezbytných v oblasti prodeje a řízení obchodní sítě.

Redukce nákladů - V zájmu získání konkurenční výhody na trhu je nezbytné velikou pozornost věnovat i splnění požadavků na redukci provozních nákladů. Investice do informační podpory nepřímého prodeje zákonitě musí redukovat interní provozní náklady s návratností nejlépe několik měsíců až jednoho roku.

Zkušenosti z praxe
Některé finanční instituce už realizovaly projekty přípravy informačních systémů pro nepřímý prodej. Zkušenosti z implementace však nejsou nejlepší. Příčiny nezdaru lze hledat v nesprávném cíli, nevhodně zvolené technologii, resp. nekompetentním dodavateli. Příkladem úspěšného projektu může být implementace informačního systému PosAm IT. Jedná se o informační systém pro obchodní zástupce, který je implementován pro potřeby jedné z předních univerzálních pojišťovacích společností a pokrývá komplexní systém pro tvorbu pojistných návrhů, tvorbu a tisk pojistných smluv, komplexní podporu adresného marketingu na zákazníka v podobě tvorby adresářů zákazníků, sledování významných jubileí, podporu elektronické komunikace prostřednictvím e-mailu a tvorbu hromadné korespondence.

Řešení je integrováno na produkční informační systém a centrální registr pojistných návrhů a metodiky.

Měsíčně zpracuje několik tisíc smluv.

Projekt implementace informačního systému pro nepřímý prodej obsahoval analýzu, návrh a inovaci business procesu, implementaci infrastruktury, vývoj aplikací, intenzivní školení, instalaci technologie a řešení. V současné době projekt pokračuje fází nepřetržité poinstalační podpory.

Celkově řešení pokrývá cca 2000 mobilních obchodních zástupců a další skupinu zaměstnanců poskytujících služby z regionálních kanceláří, resp. makléřů. Je nezbytnou pomůckou pro vývoj produktů i pro pojistné matematiky v centrále společnosti.

Díky implementaci nového informačního systému se pojišťovna zásadním způsobem odlišila od konkurence. Vytvořila podmínky pro efektivnější práci svých obchodních zástupců tím, že mohou působit v terénu prostřednictvím své mobilní kanceláře, tedy pracovat off-line prostřednictvím použití svého notebooku a při příchodu do své kanceláře si data synchronizovat s centrálním informačním systémem. Systém je škálovatelný s tím, že je možné použít i jiná mobilní zařízení jako mobilní telefon, resp. handheld (PDA).

Zavedením informačního systému se v podstatné míře snížila náročnost opakujících se činností na distribuci nových pojistných produktů, evidenci pojistných smluv a prakticky se odstranil reklamační proces při nesprávně uzavřených smlouvách.

Byl splněn cíl projektu analyzovat a optimalizovat procesy distribuce nabídkových programů, zautomatizovat distribuci metodiky pro uplatnění nových produktů na pojistném trhu, zrychlit proces informovanosti obchodních zástupců o akceptaci uzavření pojistné smlouvy a dalších aktivitách s klientem, které souvisí s průběhem pojištění.

Systém byl velice pozitivně přijat i obchodními zástupci jako moderní a vysoce efektivní systém pro podporu prodeje. Doba zaškolení se pohybovala v rozsahu 1 - 2 týdnů. K dalším klíčovým aspektům uvedeného projektu patří:

Krátký čas implementace systému - Po implementaci systému, která trvala 12 týdnů, byly dosaženy okamžité změny a přínosy: inovace a sjednocení distribučních procesů nabídkových programů a metodiky, systém přinesl efektivní nástroje na zpracování informací o dalších aktivitách s klientem, plánování schůzek a sledování jubileí. Snížila se pracnost procesů zadávání a kontroly pojistných smluv, vytvořily se podmínky pro reálné předpovědi prodeje produktů. Zlepšila se komunikace s obchodními zástupci zavedením elektronické komunikace prostřednictvím e-mailu, prakticky se odstranila papírová komunikace. Vytvořily se podmínky pro rychlé a efektivní celoplošné zavádění nových produktů bez nutnosti specializovaných školení.

Jednoduchý management systému - Celý systém je lehce spravovatelný z centra společnosti, přičemž jakákoliv změna pojistných podmínek je automaticky distribuována obchodnímu zástupci. Na straně obchodního zástupce je systém lehce ovladatelný a všechny opakující se činnosti jsou maximálně automatizovány, bez nutnosti speciálních znalostí obchodního zástupce z oblasti informačních technologií.

Nová distribuční strategie - Systém přinesl společnosti při vytvoření maximální míry bezpečnosti vysokou efektivitu distribuce prostřednictvím údajů uložených v šifrovaných databázích a komunikace prostřednictvím Lotus Notes technologie. Systém autentifikuje uživatele na přístup do systému a verifikuje informace, které mají být z pojistného systému zpřístupněny obchodnímu zástupci. Proces vyhledávání údajů je podpořen plnotextovým vyhledáváním. Aktualizace dat je realizována prostřednictvím vysoce výkonné replikační technologie.

Nízká cena řešení - Společností byly požadovány nízké náklady na provoz. Systém pro cca 2000 obchodních zástupců a další skupinu interních zaměstnanců společnosti zabezpečuje jenom jeden administrátor. Pořizovací náklady na tento systém se pojišťovací společnosti vrátily již v průběhu 12 měsíců po zavedení systému jednak v podobě zvýšení produktivity práce obchodních zástupců a jednak snížení provozních nákladů na korespondenci a komunikaci a procedury související se zaváděním a kontrolou pojistných smluv.

Pozn. red.: Autorka článku, Ing. Katarína Petríková, působí jako ředitelka divize PosAm.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

AI už není jen trend, ale potvrzuje svou reálnou sílu v byznysu

Generativní umělá inteligence už není jen experimentem technologických nadšenců, ale stává se významnou součástí fungování firem a organizací. Často se prezentuje marketingovým pozlátkem, ale pokud má fungovat ve složitém světě organizací, nestačí jen začít. Důležité je vybudovat celé zázemí, které jí dá reálnou hodnotu. To je hlavní poselství 22. ročníku technologické konference SOFTECON 2025, kterou pořádala společnost SOFTEC. Akce se zúčastnilo přes 300 odborníků z bank, pojišťoven, telekomunikací i veřejného sektoru.