Facilty Management je výraz, který je top managementem stále častěji probírán. Tato disciplína je často chápána jako nástroj pro řešení rozmanitých problémů při správě budov a majetku a řízení dalších služeb, které slouží k podpoře klíčových procesů společnosti. Facility management bere v úvahu celý životní cyklus budovy, od stavby přes provoz a užíváni až po demolici. Jeho cílem je dnes optimalizace všech nákladů spojených s budovou a tím i všech služeb nezbytných pro optimální využití budovy a uspokojení potřeb jejích uživatelů.

Některé společnosti si důležitost optimalizace podpůrných služeb uvědomily a již k implementaci facility managementu přikročily. Je nezbytné říci, že většina společností u nás je teprve na začátku a k dosažení optimálního stavu je čeká ještě velký kus cesty. Ale již mohou identifikovat první přínosy a úspory pramenící z tohoto konceptu. Ti ostatní se mohou inspirovat z jejich pozitivních zkušeností. Velký počet vlastněných nebo spravovaných budov stejně jako vysoké požadavky na bezpečnost jsou předpokladem pro implementaci facility managementu. Optimalizace provozních nákladů by měla být ve středu zájmu také tam, kde tyto náklady výrazně převyšují náklady vynaložené na stavbu.

Softwarové nástroje pro Facility Management (CAFM)
Časová náročnost projektu implementace facility managementu a nezbytnost reorganizace podpůrných procesů však nesmí být opomíjena. Proto je třeba zvolit vhodný nástroj pro implementaci nové filozofie společnosti. Tímto nástrojem může být CAFM (Computer Aided Facility Management) systém. Obecně bývá přínos Facility managementu a CAFM systémů viděn v okamžitém poskytování informací nezbytných pro strategická rozhodnutí. CAFM systémy navíc umožňují transparentnost propojením informací o různých skupinách objektů, účastníků facility managementu (lidech, místnostech, inventáři a procesech) a vytváření smysluplných analýz. Nejvýznamnějším aspektem je pak optimalizace procesů podporovaná CAFM systémy.

Modul správa stěhování pro plánování a řízení stěhování v CAFM systému speedikon FM

Implementace FM software
Bohužel však neexistuje jednoznačná metodika pro implementaci facility managementu a CAFM systému, z důvodu rozdílnosti společností, jejich budov a majetku. Každá společnost, či dokonce jednotlivá divize požaduje řešení ušité na míru jeho potřebám, umožňující řešit specifické problémy organizace či divize. Tyto potřeby a problémy se však v čase mění, a proto je potřeba zvolit dostatečně robustní řešení s možností integrace na stávající systémy a data společnosti s plně integrovaným grafickým řešením od renomovaného producenta FM systému se solidním vývojářským zázemím. To umožňuje dosažení přesně definovaných cílů, které společnosti chtějí dosáhnout, jako zvýšení kvality informací a optimalizaci procesů nezbytných pro udržení konkurenceschopnosti a zvýšení kvality podpůrných služeb.

Otázkou však je, které problémy mohou být vyřešeny a zda zde jsou otázky, které mohou být instalací CAFM systému zodpovězeny. Praktické příklady ukazují komplexnost této problematiky. Implementace facility managementu systému zahrnuje řadu subprojektů, které musí být uskutečněny v co nejkratším možném termínu po přikročení k realizaci projektu implementace facility managementu. Mezi tyto projekty patří sběr dat o budovách, místnostech, zařízení a procesech, definice a tvorba rozhraní na stávající systémy a data, trénink a školení, návrh a tvorba reportů a hodnotících kritérií.

Prospěšné je, když jsou jednotlivé kroky a jejich časová následnost předem definovány. Na druhou stranu však nejsou obecné závislosti mezi jednotlivými kroky známy. Proto je potřeba napřed zodpovědět otázky, jako například které procesy mají být podporovány, jaké informace jsou požadovány, které oddělení FM systém budou využívat, jaké reporty a hodnocení mají být generovány a jakou detailnost požadované informace mají mít.

Proto prvním krokem implementace facility managementu a CAFM systému musí být důkladná analýza výchozího stavu, požadovaných cílů a přínosů, uživatelů systému a dat. Tato analýza je předpokladem pro úspěšnou realizaci projektu. Teprve pak je možné přikročit k dalším etapám projektu.

Vlastní nasazení software může být realizováno třemi různými způsoby. Prvním způsobem by je pilotní projekt, zahrnující všechny divize společnosti, které mají být CAFM systémem podporovány. Systém je využit pro ověření výchozích dat a předpokladů. To umožňuje odhalení chybných předpokladů a jejich eliminaci ve výsledném řešení. Nevýhodou však může být, že je vyžadováno více úsilí, než je předpokládáno.

Dalším postupem je metoda "krok za krokem". V úvodním kroku by měly být zahrnuty procesy a oblasti, pro které data již existují. Například existuje-li dokumentace skutečného stavu v digitální podobě, mělo být být nasazení software zahájeno v oblasti správy ploch a prostorů a optimalizace jejich obsazení. Následovat by mělo například řízení stěhování.

Třetím způsobem pak může být realizace celého projektu najednou. Tuto metodu můžeme označit jako "velký třesk". Je nejnáročnější, ale může být úspěšná. Předpokladem úspěšnosti tohoto způsobu implementace je, aby byly veškeré detaily projektu známy a projekt byl důkladně plánován a řízen.

Modul Správa ploch a prostorů s úplnou integrací grafiky a databáze

Přínosy CAFM
Implementací facility managementu a softwarového nástroje pro jeho řízení pak může být dosaženo základních a vedlejších přínosů. Základní přínosy představuje zvýšení transparentnosti a optimalizace procesů správy majetku a budov a podpůrných služeb. Vedlejší přínosy jsou například redukce provozních nákladů, zvýšení bezpečnosti, růst produktivity, redukce personálních nákladů, úspora času, zvýšení využití ploch a prostorů, poznání vnitřních zákazníků a nákladů, které vytvářejí, nebo snížení nákladů na úklid.

V současnosti pouze několik málo společností zvažuje komplexní přístup k facility managementu. Důležité však je, že řada společností vnímá facility management jako koncept mající potenciál k úspoře provozních nákladů a zvýšení ekonomické úspěšnosti společnosti.
K jeho popularizaci přispívají úspěchy společností, které tuto filozofii začaly přijímat, příklady ze zahraničí a velkou měrou také aktivity vyvíjené českou pobočkou IFMA (Mezinárodní asociace facility managementu).

Pozn. red.: Autor článku, Ing. David Procházka, působí jako konzultant ve společnosti SINDAT Engineering, která je dodavtelem komlexního CAFM řešení.