Vývoj informačního systému v JSP

Od svého vzniku v roce 1993 měla společnost k dispozici vlastní informační systém, který byl postupně zdokonalován a doplňován v souladu s rostoucími potřebami společnosti – vše bylo provázané do ekonomiky a účetnictví. Nedílnou součástí informačního systému byl document management a systém sběru, evidence, vyhodnocování a využívání marketingových dat (kontakty, aktivity, znalostní databáze).

Obr. 1: Výroba snímačů teploty

V roce 2001 se ale z důvodu stále rozsáhlejší agendy zpracovávané prostřednictvím informačního systému začala projevovat hlavní nevýhoda stávajícího řešení – systém nebyl otevřený a nebyl schopen zajistit vzdálené připojení a komunikaci v jednotlivých lokalitách. Byl založen na technologiích, které toto ve větší míře neumožňovaly zajistit a byly limitující rovněž z hlediska rychlosti zpracování dat. Proto bylo rozhodnuto o nasazení nového informačního systému dodavatelským způsobem.

Výběr informačního systému

Výběr informačního systému byl realizován interním výběrovým řízením, které organizoval a vyhodnocoval management společnosti. V první fázi byly stanoveny požadavky na konkrétní minimální funkcionalitu nového informačního systému. Dále byla definována další kritéria, podle kterých bude informační systém a jeho dodavatel hodnocen v rámci výběrového řízení.
Hlavní kritéria výběrového řízení pak byla stanovena v následujících bodech:
·    rozsah splnění požadavků na funkcionalitu
·    počet instalací informačního systému v ČR a ve světě
·    stabilita dodavatele informačního systému
·    počet implementátorů daného IS v ČR a jejich personální vybavení
·    cena za pět let provozu IS (licence, implementace, maintenance)
·    pokrytí budoucích potřeb JSP informačním systémem

Obr. 2: Kalibrace snímačů teploty

Výběr a návrh řešení

Interním výběrovým řízením bylo osloveno deset dodavatelů. Na základě nabídek byl počet potenciálních dodavatelů zúžen na pět, kteří byli vyzváni k osobní prezentaci. Po další redukci byly provedeny referenční návštěvy u tří uživatelů informačního systému s cílem objektivního posouzení jeho parametrů, včetně průběhu implementace. Na základě takto provedeného výběrového řízení byl vybrán informační systém IFS Aplikace a nabídka od společnosti Altec a.s., implementačního partnera IFS.

Společnost Altec nejlépe splňovala výše uvedená kritéria, dále nabídla i nejpropracovanější strukturu prodejního konfigurátoru, který byl součástí standardní aplikace.

Ing. Petr Bartoš, ředitel společnosti 

Implementace

V polovině roku 2001 byla uzavřena smlouva a poté proběhlo náročné zpracování projektu. Z původní verze dvacetistránkového popisu řešení nakonec vznikl rozsáhlý mnohastránkový dokument, který obsahoval podrobné popisy řešení včetně schémat. Tento přístup se nakonec velice osvědčil, protože se už v začátcích mohlo diskutovat o použití některého řešení. Takto zpracovaný projekt také významně pomohl i v budoucnu, kdy se dalo jednoduše zjistit, jaký postup a proč byl zvolen, a nedocházelo tak k nedorozuměním.

Obr. 3: Kalibrace snímačů teploty

Struktura původního informačního systému byla kompaktní a nebylo reálné data převádět po částech, jelikož vše bylo odvinuté od datové základny. Důkladná příprava před vlastní konverzí dat byla spojená i s fyzickou inventurou ve výrobě a množstvím rozpracovaných obchodních a účetních případů. Díky obrovské obětavosti a skvělé spolupráci obou zúčastněných stran byla všechna relevantní data převedena k jednomu datu do nového informačního systému. Po korekci duplicit, srovnání dat v adekvátních strukturách a doplnění dat z inventury, především umístění ve skladu, byly realizovány moduly Distribuce, Výroba, Finance a kompletní marketingová databáze.
Implementace probíhala ve dvou lokalitách – v JSP Nová Paka a JSP Bratislava. Velkou výhodou byla vysoká úroveň znalostí IT prostředí jak obchodního, tak marketingového ředitele JSP, kteří měli zkušenosti s řízením implementací rozsáhlých systémů. Vybraná skupina odborníků pak zajistila hladký průběh implementace a následné školení uživatelů. Převážně vysokoškolsky vzdělaní uživatelé si nový systém rychle osvojili a zajistili tak snadný přechod do rutinního provozu.

Nejdůležitější procesy a jejich řízení

Typem výroby se JSP řadí do kategorie malosériové až zakázkové, ale vlastní výroba je složitější a rozděluje se na několik fází. V první fázi je nutné, aby měl výrobek sériovost řádově ve stovkách kusů, ale následně je pak vyráběn zakázkově v různých modifikacích.
Některé výrobky dle popisu na dodacím listu vypadají stejně, ale liší se použitým materiálem v závislosti na finálním použití. Klíčové v tomto případě je umístění výrobku, a proto je nutné sledovat celou historii výrobku až po přesné umístění dle projektu. Aby bylo možné zajistit co nejpřesnější evidenci, je výrobek označen štítkem, který identifikuje umístění dle přesné pozice v projektu. Je zde číslo, které například označí, že výrobek bude namontován v budově A, ve třetím patře na rozvaděči číslo 5.
Vzhledem k povaze výroby a zvýšeným požadavkům na zajištění a kontrolu vysoké jakosti je kladen velký důraz na kvalitní správu a řízení dokumentace. Je sledován nejen výrobek samotný, ale též některé díly, termíny a typy jednotlivých zkoušek a atestů, musí se deklarovat, kdy a s jakým výsledkem prošel výrobek kontrolami jakosti v rámci výroby, ale i obchodu, aby nemohlo dojít k záměně apod. Vše je provázáno i z hlediska objednávek a informací o zákaznících.
Pro oblast řízení personální agendy a mzdových výpočtů je nasazen systém PERMIS, který vyvíjí a dodává Altec a který je datově navázán na IFS Aplikace.

„Největším přínosem informačního systému IFS Aplikace je propracovaný prodejní konfigurátor, bez něhož by již společnost nemohla plnohodnotně fungovat. Zahrnuje až tisíce variant příslušenství, stovky možných atestů a množství variant režimů. Řešení zasahuje až do výroby, kde umožňuje jednoznačně definovat strukturu výrobku a provést její rozpad na jednotlivé vyráběné části.“
Ing. Petr Bartoš, ředitel společnosti JSP

Rozvoj systému a plány do budoucnosti

V současné době probíhá implementace modulu IFS/Řízení projektů. Veškeré projekty, které společnost JSP realizuje, trvají několik, někdy až pět let a nedají se zdokumentovat standardním způsobem. Mezi klíčová data patří například délka záruční doby, rozdílné dodací lhůty dle specifikace výrobku a další množství milníků, které je nutno evidovat a současně provázat do výstupů pro oblast financí a controllingu. V rámci implementace bylo nutno sjednotit používané postupy. Modul IFS/Řízení projektů se přitom osvědčil jako velmi efektivní a užitečný nástroj. Implementace bude ukončena v září 2008. Návazným rozšířením využívání informačního systému bude zavedení čárových kódů ve výrobě.