Facility Management, který jako pojem v posledních letech postupně proniká do povědomí veřejnosti, bývá často nesprávně interpretován pouze jako správa a údržba budov. V praxi se však neomezuje pouze na tuto oblast, ale zahrnuje celou řadu ostatních, tzv. podpůrných činností, které jsou nezbytné pro chod každé organizace. Facility Management je definován jako metoda jak v organizacích sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, která v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních i technických věd. Do kompetence facility managera spadá problematika provozu a údržby technických systémů, budov, vybavení a zařízení; správa nemovitostí včetně jejich provozu; otázky ochrany zdraví, bezpečnosti osob a věcí, kvality pracovního prostředí; plánování, organizování a zabezpečování funkcí zařízení; řízení kvality služeb a efektivity zařízení, záležitosti týkající se kontrolních a revizních aktivit atd. a jeho cílem je zajistit hospodárnost a efektivitu všech podpůrných činností v organizaci.

Facility management nachází uplatnění u dvou skupin uživatelů zahrnující rozsáhlé spektrum ekonomických subjektů. První skupinu představují investoři a developerské organizace, kterým může pomoci vybudovat objekty s vysokou užitnou hodnotou a nízkými provozními náklady při zachování kvality projektu a všech služeb poskytovaných nájemcům.

Druhou skupinu tvoří vlastníci stávajících budova majetku nejrůznějšího stáří, technického stavu a vybavení - průmyslové a výrobní podniky, města a obce, instituce a úřady státní správy a samosprávy, administrativní a obchodní centra, školská a univerzitní zařízení, bytová družstva, nemocnice a další zdravotnická zařízení, tělovýchovné areály a střediska volného času, finanční instituce, realitní kanceláře aj.

Využití facility managementu může této skupině uživatelů velmi rychle přinést efekty v podobě optimalizace všech podpůrných procesů, zprůhlednění řady nákladů a jejich následného snížení a výrazně vyššího využití ploch, inventáře, technických prostředků, služeb a v neposlední řadě i jednotlivých pracovníků podílejících se v organizaci na podpůrných činnostech.

Navzdory zahraničním zkušenostem, které hovoří až o 40% úspor v oblasti podpůrných procesů, bývá ve většině organizací věnována této oblasti velmi malá pozornost ve srovnání s pozorností věnovanou hlavnímu předmětu činnosti. Příkladem může být třeba nemocnice, jejíž hlavní náplní je péče o pacienty.

Podpůrné činnosti jako např. správa budov, evidence a údržba majetku, zdravotnických prostředků a vybavení, úklid, praní prádla, ostraha, rekonstrukce, stěhování aj. však také tvoří důležitou složku chodu této instituce. A přestože se velmi výrazně podílejí na nákladech a významně ovlivňují výsledky hospodaření, nebývá jejich optimalizaci a řízení vždy věnována náležitá pozornost a stojí v pozadí zájmu, jež na sebe soustřeďuje poslání organizace.

Obdobným příkladem může být pohled na městské a obecní úřady, jejichž posláním je výkon samosprávy. Přitom jedním z podpůrných úkolů, které městské a obecní úřady plní, ať už přímo nebo prostřednictvím servisních organizací typu správa bytového fondu, je správa a údržba více či méně rozsáhlého majetku, který zahrnuje pozemky, budovy, technologická zařízení, rozvody, vybavení atd.

Přes zdánlivou podobnost obou příkladů však nelze zapomínat na jejich odlišné potřeby v oblasti podpůrných procesů vyplývající ze specifik jejich hlavního předmětu činnosti. Nemocnice a zdravotnická zařízení, jak ostatně vyplývá z jejich povinnosti ze zákona č. 123/2000 Sb., kladou důraz na evidenci zdravotních prostředků a vybavení, na prokazatelnost jejich parametrů a pravidelnost kontrol v závislosti na legislativních aspektech, zatímco městské a obecní úřady očekávají od facility managementu přínosy v podobě zjednodušení ekonomických a rozhodovacích procesů v oblasti správy budov a ostatního majetku.

V obou oblastech, a nejen v nich, však lze s využitím potřebných systémových nástrojů - informačních systémů pro evidenci majetku a řízení a plánování jeho údržby, dosáhnout optimalizace a zefektivnění procesů a činností souvisejících se správou a údržbou majetku, ať už se jedná o zdravotnické prostředky a vybavení, budovy a pozemky či jiný majetek, a následné snížení nákladů na jeho provoz a údržbu.

Neméně důležitým a často opomíjeným přínosem je uchování know-how získaného postupným zdokonalováním prováděných činností.

Mluvíme-li o správě a údržbě majetku, máme na mysli komplex činností a procesů, jejichž základním prvkem jsou samozřejmě objekty údržby, tedy podrobná evidence zařízení, přístrojů, budov a jejich částí, areálů, dopravních prostředků atd. a zejména jejich "rozklad" na dílčí objekty. Podrobnost a četnost tohoto rozkladu umožňuje sledovat majetek a náklady na jeho správu a údržbu z různého úhlu pohledu. Soustředit se můžeme jak na celý areál, který tvoří jednotlivé budovy a přilehlé pozemky a prostory, tak na jednotlivé budovy, a dále na jednotlivá oddělení či pracoviště uvnitř budovy atd.

Vzhledem k možnostem současné výpočetní techniky pak není žádným přepychem, nýbrž běžnou součástí vyspělých IS, grafický náhled na tyto objekty ve formě stromově organizovaného rozpadu evidenční základny movitého i nemovitého majetku.

Nezbytnou součástí je též popis prací a postupů, jak se zadanými objekty zacházet a realizovat procesy údržby. Vodítkem mohou být nejen předpisy a návody dané výrobcem konkrétního typu zařízení, ale především vlastní zkušenosti získané správou a údržbou zařízení, tj. vlastní postupy, které se osvědčily v praxi. Konfrontací plánovaného postupu práce a evidovaných skutečností tak průběžně dochází k optimalizaci postupů s cílem vybrat ty nejvhodnější a dosáhnout snížení nákladů na uvedené procesy.

Popis technologických postupů (typizovaných postupů práce) současně zahrnuje i charakteristiku zdrojů nutných pro jejich realizaci - pracovníky vstupující do procesu údržby, materiál a náhradní díly potřebné pro opravu či výměnu, pracovní potřeby a pomůcky potřebné pro realizaci uvedené činnosti a ostatní vedlejší zdroje, zejména externí specializované práce a pracovní potřeby, jejichž realizace vlastními silami by byla neefektivní.

Všechny tyto zdroje tvoří finanční náklady, jejichž vyčíslení je pak nezbytným předpokladem pro tvorbu dalšího plánu a rozpočtu. Sledováním a evidencí skutečných nákladů v průběhu údržbových prací lze vyhodnotit efektivitu údržby a s tím související efektivitu vynakládání finančních prostředků. Výsledky vyhodnocení pak lze optimálně využít pro aktualizaci a zefektivnění pracovních postupů, a tedy celé údržby.

Řešení pro Facility Management
Komplexní evidence majetku, pracovních postupů, požadovaných zdrojů a sledování a vyhodnocování finančních nákladů už v dnešní době téměř není možná bez využití prostředků výpočetní techniky.

Přestože současný trh s informačními systémy nabízí celou řadu komplexních systémů pro řízení údržby, mohutnost a rozsáhlost těchto systémů, včetně finančních nákladů na jejich pořízení, tyto systémy omezuje na použití v oblasti průmyslových podniků, utility, dopravních podniků apod. Rozsahově menší a finančně méně nákladný produkt, který však splňuje všechny podmínky kladené na IS v oblasti facility managementu, přestavuje software pro údržbu a správu majetku a budov FaMa, který pokrývá všechny činnosti související se správou a údržbou majetku od jeho evidence přes plánování a řízení údržbových prací, sledování nákladů na údržbu, řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů až po vyhodnocování a optimalizaci údržbových procesů.

Základem systému je evidenční základna majetku s možností stromově organizovaného rozpadu a pasportizace majetku a tvorba technologických postupů a popisů práce, včetně přiřazení příslušných zdrojů. Nezbytným prvkem je pak zejména proces efektivního plánování a vznik oprávněných požadavků na rozpočet organizace v oblasti údržby majetku. V prvé řadě se jedná o plán konkrétního servisního zásahu i zakázky údržby, zejména pak plán využití potřebných zdrojů. V druhé řadě pak lze vytvářet časové plány údržby z dlouhodobějšího hlediska, ať už jde o pravidelné procesy údržby (revize a kontroly, nátěry, malování, mazání,…), sezónní práce (čištění zařízení, sekání trávy, jarní/podzimní údržba vozidla,…) či o plány údržby založené na opotřebení objektu údržby. Uvedené plány údržby lze kombinovat a na konkrétní zakázku či požadavek údržby je pak zpravidla nahlíženo jako na dlouhodobý proces. FaMa řeší i tyto tzv. work-flow procesy a umožňuje řídit a sledovat životní cyklus zakázky od požadavku na opravu přes potřebné schvalovací procesy, realizaci požadavku až po finální vyhodnocení.

Samozřejmostí uvedeného informačního systému je též uplatnění moderních komunikačních technologií umožňující vstup do toku práce (work-flow) též prostřednictvím SMS zpráv či elektronické pošty.

Parametrizovatelnost a underlying work-flow umožňují využití produktu ve všech typech organizací, které cítí potřebu optimalizovat procesy správy a údržby majetku. Své uplatnění proto najde ve státní správě a samosprávě, zdravotnictví, ale i u bytových družstev a realitních kanceláří zabývajících se správou domovního fondu. Systém mohou efektivně využít i společnosti zaměřené svými aktivitami na poskytování komplexní správy budov a majetku.

Další, rozsáhlejší a komfortnější systém řízení údržby výrobních a provozních zařízení je IS KORUND. Tento parametricky řízený, modulární systém komplexně pokrývá procesy údržby od inicializace přes plánování a řízení prací až po vyhodnocování a optimalizaci a lze jej integrovat na další již existující technické systémy. Své uplatnění nachází v těžkém průmyslu, energetice a strojírenství, dopravních podnicích a distribučních společnostech zabývajících se rozvody vody, plynu, tepla a elektřiny.
Pro průmyslové podniky střední a větší velikosti a servisní organizace je pak určeno specializované
řešení Údržba NORIS vyvinuté v rámci projektu NORIS Open.

Pozn.: Autor článku pracuje jako obchodní manažer ve společnosti TESCO spol. s r.o., která je tvůrcem a dodavatelem informačních systémů pro facility management uvedených v textu.