"Facility management je metoda, jak v organizacích vzájemně sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, které v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd." Tak zní definice IFMA (International Facility Management Association), mezinárodní neziskové organizace, která byla založena v roce 1980 v USA a nyní sdružuje přes 18 000 odborníků celého světa. Do Evropy se dostala v devadesátých letech a v roce 2000 vznikla pobočka také v České republice.

V praxi si pod touto definicí můžeme představit veškeré činnosti spojené se správou budov a majetku, využíváním prostoru, úklidem, údržbou, plánováním oprav a rekonstrukcí atd.

Protože většina společností zaměřuje svou pozornost pouze na hlavní předmět podnikání, správě a údržbě majetku nebývá často věnována patřičná pozornost. A to i přes to, že se svými náklady a výsledky významně podílí na celkovém hospodaření organizace. Udává se, že při zavedení nástrojů facility managementu lze snížit provozní náklady až o 30%.

Podívejme se například na technickou správu velké nemocnice. Ta je počtem lidí i obratem finančních prostředků srovnatelná s velkým průmyslovým provozem. Přesto bývá personální i finanční zabezpečení tohoto oddělení na okraji zájmu. Přitom údržba budov a majetku, zdravotnického vybavení, stravovacích provozů, vozového parku, úklid, praní prádla, ostraha, atd. tvoří důležitou složku chodu této instituce.

Dalším příkladem může být majetek měst a obcí. Ty disponují obrovským množstvím movitého i nemovitého majetku a musí zabezpečit jeho evidenci, inventarizaci, správu. Vedle údržby a oprav bytového fondu, veřejných budov a prostranství, komunikací, chodníků, zeleně a parků, je to správa veřejného osvětlení, kanalizací a vodovodů. Proto představuje údržba majetku jednu z nejvýznamnějších částí rozpočtu měst a obcí.

Správa a údržba majetku tedy není pouze záležitostí průmyslových a výrobních podniků, ale také státních a samosprávných institucí, dopravních podniků, bytových družstev, zdravotnických zařízení, škol a univerzit, sportovních areálů, obchodních a finančních center apod. Aby bylo dosaženo maximální efektivity, musí být prováděna profesionálně a s využitím moderních metod řízení.

To znamená v prvé řadě vytvoření evidenční základny veškerého nemovitého a k němu vztaženého movitého majetku. Tyto informace následně doplnit o grafické údaje, výkresy, technickou dokumentaci, prostorovou lokalizaci objektů a poté co nejefektivněji naplánovat systém oprav, revizí, údržby budov a zařízení, popsat technologické postupy, potřebné lidské a materiálové zdroje, časovou náročnost úkolů apod. Na základě těchto informací můžeme plánovat údržbu s ohledem na výrobní nebo provozní podmínky a vytížení pracovníků. Porovnáním plánovaných postupů a nákladů se skutečnými, pak vyhodnotíme efektivitu údržby a s tím související nakládání s finančními prostředky.

Jedním z programů pro řízení údržby a správu majetku je systém MP2 společnosti Datastream.

Program pokrývá celé spektrum činností od sledování zařízení, plánování údržby, tvorbu pracovních příkazů havarijní, preventivní a předpovědní údržby až po řízení skladů a nákupu.

Vzhledem k tomu, že každá profese bude od systému očekávat něco jiného, lze systém přizpůsobit individuálním potřebám každého uživatele, upravit formát obrazovek a dialogových oken, skrýt některá pole nebo celé formuláře, jednotlivým uživatelům zakázat nebo povolit spouštění určitých funkcí. Jinou představu o systému má facility manažer, který bude provádět analýzy nákladů a vyhledávat kritická místa v řízení údržby, a jinou pracovník údržby, kterého bude zajímat, kde se zařízení nachází, co má vykonat a jaké náhradní díly bude potřebovat. Vedoucí logistiky se bude snažit o dosažení optimálního řízení skladových zásob, mistra údržby bude zajímat, zda má pro plánované úkoly údržby dostatek náhradních dílů a pracovních sil. Dispečera zajímá podrobná historie zařízení včetně jednotlivých údržbářských zásahů a naopak nákupní oddělení budou zajímat dodací podmínky jednotlivých dodavatelů.

Jak vypadá například odstranění havárie z pohledu systému? Dispečer nebo mistr údržby vystaví na požadovaný údržbářský zásah pracovní požadavek nebo pracovní příkaz. Ten obsahuje vlastní objekt údržby (tím může být budova, výrobní linka atd. ), seznam potřebných náhradních dílů, spotřebního materiálu, seznam pracovníků, pracovní postupy, bezpečnostní poznámky atd. Je možné provést rezervaci požadovaných náhradních dílů, zjistit jejich dostupnost (kde a v jakém množství se nacházejí) nebo zjistit, které jiné skladové položky je možné použít v případě nedostatku požadovaných dílů. Po ukončení práce a uzavření pracovního příkazu se aktualizují údaje o skutečně použitých zdrojích, včetně jmenovitého seznamu pracovníků, počtu odpracovaných hodin, použitých náhradních dílech. Díky těmto informacím je možné zpětně analyzovat jednotlivé zásahy a zjistit, kdy a jaké zásahy byly na zařízení vykonány, s jakou pracností, kdo je vykonal, jaké byly materiálové náklady atd. Využitím doplňkových programů a modulů (čárový kód, pager, e-mail, web-link), exportem dat ze systému či importem dat do systému lze možnosti programu ještě více rozšířit.

Systémy pro správu majetku a řízení údržby jsou určeny nejenom pro samotné vlastníky objektů a zařízení, ale také pro společnosti zabývající se poskytováním servisních služeb v oblasti správy a údržby majetku.

Pozn. red.: Autorka článku, Dagmar Pokorná, působí jako konzultant informačních systémů pro řízení údržby ve společnosti Inseko.