Mnoho společností dnes pro podporu svých každodenních činností (účetnictví, controlling, logistika, sklady apod.) používá integrovaný informační systém (ERP). Efektivním spojením ERP systému se specializovaným řešením pro správu dokumentů (DMS) při současném využití možností digitalizace dokumentů je možno efektivně zrychlit proces evidence a zpracování dokumentů. Řešení popisované v tomto příspěvku vychází z konkrétních realizací, lze ho však, ať již beze změn, nebo s drobnými úpravami, opětovně použít pro aplikace obdobného typu.


Potřeby
Na počátku každého projektu je (nebo by měla být) potřeba pokrytí konkrétního slabého místa v podnikových procesech, případně další zefektivnění procesů již automatizovaných. Takový konkrétní požadavek obvykle vychází z výsledků analýzy potřeb. Řešení optimalizace s využitím elektronických dokumentů je velmi často využíváno v oblasti finančních agend, nezřídka v kombinaci s archivací dat z podnikového informačního systému pro jejich použití v budoucnosti a pro zpřístupnění informací dalším uživatelům, kteří běžně podnikový informační systém nepoužívají.

Procesy, které řízení elektronických dokumentů obvykle pokrývá, jsou pak zejména tyto:

· archivace vydaných faktur,
· zpracování přijatých faktur,
· zpracování přijatých objednávek,
· archivace potvrzených vydaných dodacích listů.

Všechny výše uvedené oblasti je možno efektivně zkombinovat s archivačními funkcemi DMS systému.

Řešení
Celé řešení pro jednotlivé oblasti/procesy se skládá ze tří hlavních částí – pokrytí procesu v ERP systému, pokrytí procesu v DMS systému a vzájemné propojení obou částí tak, aby celý proces byl pro koncového uživatele transparentní.

Faktury vydané
Tento proces je vhodný především pro možnost snadného přístupu k již vydaným fakturám a k údajům v nich uvedených. Nezanedbatelnou výhodou je dostupnost skutečného obrazu faktury tak, jak byla vydána.Řešení je založeno na následujícím principu: při tisku faktury z ERP systému se automaticky vytvoří PDF soubor s obrazem faktury. Tento PDF soubor je uložen do centrálního úložiště dokumentů a je doplněn (automatickou replikací) o další atributy z ERP systému, které umožňují následné vyhledávání a statistické zpracování (např. částka, datum vystavení, IČO odběratele apod.) Uložené obrazy vystavených faktur jsou k dispozici pro prohlížení všem uživatelům ERP systému.
Kromě toho jsou PDF obrazy i uložené atributy dostupné i uživatelům DMS aplikace. V DMS je každému souboru automaticky přiřazena sada oprávnění (tzn. kteří uživatelé DMS k nim mají přístup a jaký). Oprávněným DMS uživatelům jsou pak, kromě dalších funkcí, dostupné i pokročilé nástroje pro vyhledávání a vyhodnocování vystavených faktur.

Faktury přijaté
Proces zpracování přijatých faktur je znázorněn na obrázku 1 a jeho jednotlivé kroky jsou popsány dále v textu.

Skenování: Úvodním krokem je označení příchozích dokumentů (v tomto případě příchozích faktur) čárovým kódem a jejich digitalizace. Celá operace obvykle probíhá na podatelně podniku a je prováděna dávkově s využitím výkonného produkčního skeneru vybaveného příslušným softwarovým řešením pro optimalizované skenování a případně i rozpoznávání údajů. Dnes dostupné nástroje již umožňují “vytěžit“ konkrétní údaje z dokumentu jak na základě zónového rozpoznávání (tzn. dle informace typu „v této oblasti dokumentu hledej IČO“), tak dokonce s využitím rozpoznávání kontextového (na základě přednastavené informace, že se jedná o fakturu, je systém schopen nalézt v naskenovaném obraze potřebné údaje – např. částku, IČO, datum splatnosti apod.). Celý proces digitalizace je tak možno téměř plně automatizovat, a to při velké úspěšnosti rozpoznávání. Závěrečnou operací tohoto kroku je validace dat a případné doplnění nerozpoznaných atributů. Celý krok může být dále doplněn o automatické přidání dalších údajů (např. na základě rozeznaného IČO je možno z ERP systému „dotáhnout“ do atributů název a adresu organizace, kontaktní telefon apod.).

Schvalování: Schvalovací proces zařazené faktury je možno nastavit v souladu s organizační strukturou a procesy, které v jejím rámci probíhají (viz například obrázek 2). V rámci prvního kroku je automaticky provedena kontrola na duplicitu přiřazeného čárového kódu, duplicitu IČO, číslo faktury, částku, datum zdanitelného plnění, případně i další údaje. Následuje formální kontrola účtárnou podniku, v jejímž rámci je faktura buď schválena pro další zpracování, nebo vrácena zpět dodavateli pro formální nedostatky.

Je-li faktura akceptována, je v dalším kroku, kromě další kontroly a případného vrácení, vybrána schvalující osoba a faktura je jí zaslána k vyjádření. Je-li rozhodnuto o zaúčtování faktury, je jí přiřazena zakázka, středisko, případně poměrná částka připadající na dané nákladové středisko a faktura je zlikvidována.
Skutečný proces (běžnému uživateli neviditelný) v rámci informačního systému pak může vypadat podobně jako na obrázku 3

Zaúčtování: Pro fázi zaúčtování je faktura automaticky „předána“ do workflow ERP systému, přičemž je možno ji přímo z tohoto prostředí zobrazit, a to včetně jejích atributů. Pracovník provádějící účtování může následně spustit transakci, která provede zaúčtování faktury v závislosti na jejím typu. I v této fázi je k dispozici možnost navrácení faktury odpovědným útvarům v případě chybějících údajů.
Po zaúčtování jsou na pozadí automaticky přeneseny klíčové údaje o zaúčtování z ERP systému do atributů dokumentu uloženého v centrálním úložišti DMS systému a celý takto aktualizovaný dokument je uložen do archivního adresáře pro následné vyhledávání a použití.
Vyhledávání je velmi jednoduché (viz obrázek 4) a vyhledávací možnosti jsou velmi široké – vyhledávat lze textové i číselné výrazy i jejich části (například IČO, název dodavatele, číslo faktury, číslo nákladového střediska, částka, objednávka atd.). Uživatel tak má k dispozici téměř neomezenou škálu pohledů na finanční doklady a přístupu k nim. Nad atributy lze následně zpracovávat různé statistiky a vyhodnocení.

Objednávky přijaté
V případě přijímaných objednávek je prvním krokem opět digitalizace vstupních dokumentů. Ta je možná dvěma způsoby: jde-li o novou zakázku, která doposud není v ERP systému založena, není třeba po naskenování plnit indexová pole. U objednávky k již existující zakázce je nutno vyplnit její číslo (zde je možno s výhodou využít napojení na číselník zakázek ERP systému).
Následné zpracování objednávky v ERP systému je možné dvěma způsoby v závislosti na způsobu, jakým byla objednávka zařazena. U objednávky k dosud neexistující zakázce je příklad postupu znázorněn na obrázku 5.

V případě již existující zakázky dojde k automatickému propojení mezi zakázkou a objednávkou a následné synchronizaci údajů z ERP systému do atributů dokumentu.
Speciálním případem tohoto postupu je zpracování vydaných a odběratelem potvrzených dodacích listů. V tomto případě je provedeno skenování dokumentů s automatickým naplněním polí, přičemž číslo dodacího listu je uvedeno ve formě čárového kódu. V ERP systému je následně dodací list automaticky propojen se záznamem dodávky a je opět provedena synchronizace polí ERP systému a atributů dokumentu.

Výsledky
Popsaným způsobem je možno plně automatizovat proces zpracování finančních dokladů a tím ho jak zrychlit, tak zpřehlednit a dosáhnout komplexní kontroly nad pohybem finančních dokladů v podniku.
Protože papírové doklady putují z podatelny přímo do účtárny, je odstraněno nebezpečí ztráty dokladu v průběhu schvalovacího procesu a tím, kromě jiného, redukováno úsilí spojené s pátráním po místě jeho výskytu. Pro schvalování v rámci firmy je používána pouze elektronická forma dokladů.
U každé faktury je možno velmi rychle zjistit, kde a v jaké fázi schvalovacího procesu se nachází a každou fakturu je možno kdykoliv vyhledat na základě mnoha kritérií. Toto vyhledání přitom mohou provádět i uživatelé, kteří běžně nepracují s ERP systémem.
Dalším pozitivním důsledkem je kompletní přehled o fakturách s blížící se splatností ještě před jejich zaúčtováním do ERP a opět jejich okamžitá dostupnost pro kontrolu, případně vyjádření či schválení.

Autoři článku, Ing. Ladislav Pařízek, Ing. Ivan Stuchlík a Ing. Miroslav Vavera, jsou pracovníky společnosti Efcon.