V květnu letošního roku parlament schválil zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. Zákon nabyl platnosti 1. října 2000. Tento zákon by měl zrovnoprávnit papírové dokumenty s elektronickými dokumenty podepsanými elektronickým podpisem. Přináší však opravdu nový zákon nové možnosti? Můžeme hned začít používat elektronický podpis?


Elektronickým podpisem jsou údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě, nebo s ní jsou logicky spojené, a které umožňují ověření totožnosti podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě.

Používání elektronických dokladů by mělo přinést značné úspory nákladů na provoz a zvýšení kvality informačních systému podniků a přispět k rozvoji elektronického obchodu. Při využití elektronického podpisu samozřejmě jde nejen o často uváděný příklad zaslání daňového přiznání finančnímu úřadu e-mailem.

Elektronický podpis by měl umožnit bezpečnou elektronickou komunikaci v těchto případech: komunikace uvnitř firmy, komunikace se zákazníkem, komunikaci s dalšími firmami (dodavatelé, banky atd.) a komunikaci se státními institucemi (finanční úřady, zdravotní pojišťovny, správa sociálního zabezpečení, obchodní rejstřík atd.)

Výhody elektronických dokladů
Jestliže se podíváme na oběh dokladů v podnikovém informačním systému, uvidíme, že v současné době jde většinou o kombinaci elektronických záznamů a papírových dokumentů.

Uveďme si to na příkladu oběhu dokladů v obchodní firmě. Firma přijme objednávku zákazníka, v současné době většinou písemně nebo faxem, někdy e-mailem. Objednávka je příslušným zaměstnance přepsána do počítače, kde následně dojde k rezervaci zboží. Jestliže zboží na skladě není, je vygenerována objednávka pro dodavatele, následně je vytisknuta a poštou nebo faxem odeslána dodavateli. Po dodání zboží je dodavatelem předán dodací list a faktura v písemné podobě a znovu následuje jejich přepis do počítačového systému. Na jejich podkladě dojde k zaevidování zboží a závazku vůči dodavateli. Poté je vystavena faktura odběrateli zboží na základě přijaté objednávky, tato je opět vytištěna a v písemné podobě poslána odběrateli zboží atd.

Systém, kdy jsou papírové doklady přepisovány do počítače a následně opět vytištěny další doklady není příliš efektivní. Nejde samozřejmě jen o náklady za papír a toner do tiskárny, ale mnohem vyšší náklady často představuje čas pracovníků, kteří papírové dokumenty přepisují do počítače. Při častém přepisování údajů z papírových dokumentů do počítače je také vysoké riziko vzniku chyb a nepřesností.

Výhody elektronických dokladů jsou tedy zřejmé, je to úspora nákladů na tisk dokumentu, úspora nákladů při doručení dokumentu příjemci a úspora při minimalizaci případů přepisování písemných dokumentů do elektronické podoby (doklad by obíhal ve firmě i mezi firmami stále v elektronické podobě). Na to navazuje další nesporná výhoda a sice úspora času. Dokument elektronicky podepsaný můžete mít ve chvíli, kdy ho dotyčný odešle, nemusíte čekat několik dní, kdy dokument putuje poštou. Významná je také mnohem jednodušší a levnější archivace firemních dokladů v elektronické podobě .

Smlouvy, faktury, dodací listy atd. často zabírají mnoho skříní či dokonce celých místností a náklady na archivaci dokladů i u středně velké firmy mohou dosáhnou značných částek. Tyto doklady v elektronické podobě mohou být uloženy na několik CD disků nebo jiných záznamových medií a náklady na archivaci se tak mohou pohybovat pouze v desítkách nebo stovkách korun, a to včetně možnosti mít pro případ zničení nebo ukradení media všechna data uložena např. na třech různých CD discích, které budou uloženy na různých místech (u účetních dokladů ve stovkách šanonů je naprosto nemyslitelné vytvořit jejich ověřenou kopii a tuto uložit na jiném místě).

Další výhody používání elektronických dokladů vyplývají z výhod elektronického podpisu:

· Na rozdíl od klasického podpisu jej prakticky nelze zfalšovat - (pokud k tomu dojde, nejedná se o falšovaný podpis ale o správní podpis vystavený neoprávněnou osobou)
· Další výhodou je poměrně jednoduché ověření pravosti podpisu - při každém ověřování podpisu je možné dojít k jednoznačnému a správnému rozhodnutí, zda je podpis platný, či ne.
· Je zaručena neporušenost zprávy. Díky této vlastnosti můžeme snadno ověřit, jestli obsah zprávy je stejný s obsahem v době podpisu. Tato vlastnost se nazývá "ověřování integrity zprávy".
· V kombinaci se šifrováním zpráv lze navíc dosáhnou efektu, díky kterému je možné ověření podpisu až po úspěšném rozšifrování zprávy - tj. zpráva je účinně chráněna před vyzrazením jejího obsahu.
· Vlastností elektronického podpisu je také nepopiratelnost. V praxi to znamená, že není možné podepsat "prázdný papír", jehož obsah bude doplněn později. Díky této vlastnosti podepsaná osoba nemůže popřít, že nebyla seznámena s obsahem zprávy, a že ji neodeslala ona.

Dopad zákona o elektronickém podpisu na současnou praxi
Mohlo by se zdát, že přijetím zákona o elektronickém podpisu držíme krok se světem či jsme ho dokonce předstihli, jak tvrdili někteří poslanci po schválení zákona. Někteří z nich rovněž prohlašovali, že používání elektronických dokladů v praxi již nic nestojí v cestě. Skutečnost je však zcela jiná a možnost využít elektronický podpis je zatím zcela minimální. Zákon říká, že v oblasti orgánů veřejné moci je možné používat pouze zaručené elektronické podpisy a kvalifikované certifikáty vydávané akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb. Poskytovatelé, kteří budou vydávat tzv. kvalifikované certifikáty budou muset splnit podmínky určené prováděcí vyhláškou k zákonu o elektronickém podpisu. Vzhledem k tomu, že tato vyhláška zatím neexistuje a v nejbližší době asi existovat nebude, odkládá se možnost využití elektronického podpisu v komunikaci se státními institucemi na neurčito.

Dle tvrzení státních představitelů i řady médií však nic nebrání používání elektronického podpisu ve sféře soukromé, kde nejsou nutné kvalifikované certifikáty, a není proto nutné čekat na prováděcí vyhlášku k zákonu. Ani to však není zcela pravda.

Smlouvy, faktury, dodací listy a další doklady, které jsou předávány mezi firmami, jsou zpravidla také účetními a daňovými doklady.

Možnost existence účetních a daňových dokladů pouze v elektronické podobě a jejich akceptování příslušnými institucemi (finanční úřad, správa sociální zabezpečení atd.) je v současné době velmi sporná. Z hlediska účetnictví tuto problematiku podrobněji upravuje až připravovaná novela zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, která zcela zrovnoprávňuje papírové účetní doklady a účetní knihy s doklady a knihami v elektronické podobě a definuje je v zákoně jako průkazné účetní záznamy. Účetní záznam podle této novely může mít písemnou nebo technickou formu. Novela dále stanoví, že účetní jednotka musí umožnit převést záznamy do formy, ve které je obsah čitelný pro fyzickou osobu, tj. může být např. zobrazen na monitoru počítače a není již nezbytně nutné účetní doklady a knihy tisknout (změna proti současnému zákonu o účetnictví, kdy firmy musí finančnímu úřadu, auditorovi a bance předkládat účetní doklady, knihy a výkazy v písemné podobě).

Bohužel novela zákona o účetnictví byla v říjnu letošního roku parlamentem opakovaně zamítnuta se zcela nesmyslným zdůvodněním, že již nelze z časových důvodů zákon schválit do konce roku. A tak nový zákon o účetnictví, který se již připravuje asi pět let, bude platit nejdříve v roce 2002 (ani toto datum však není jisté).

Novela zákona č. 337/1992 Sb. o správě daní a poplatků, která byla schválena spolu se zákonem o elektronickém podpisu, pouze připouští podávání daňových přiznání a dalších podání finančnímu úřadu (žádosti, návrhy, námitky, odvolání atd.) v elektronické podobě. (samozřejmě až po schválení výše uvedené vyhlášky).

Tato novela ale vůbec neřeší možnost existence daňových dokladů v elektronické podobě u plátců DPH ani možnost prokazování daňových nákladů fakturami a dalšími doklady, které budou pouze v elektronické podobě. Schválení zákona o elektronickém podpisu bez dalších legislativních kroků tak bylo jen gestem parlamentu, který chtěl dát najevo, že držíme krok se světem. Jeho význam pro současnou praxi je velmi omezen na komunikaci, která se nedotýká státních institucí ani závazných dokumentů, jakými jsou účetní nebo daňové doklady.

Autor pracuje v Ústavu účetnictví a daní, Provozně ekonomické fakulty Mendlovy university v Brně