Na konci roku 2000 stála naše společnost před zásadním problémem: jakým způsobem zlepšit organizaci nákupu. Český Mobil měl v tomto období asi 1 000 zaměstnanců a celkově 1 rok života na trhu. Je celkem pochopitelné, že maximální vnitřní úsilí firmy se investovalo do trhu, do získávání nových zákazníků, a na další aktivity související s bouřlivým rozvojem (Oskar patří mezi tři nejrychleji rostoucí mobilní operátory na světě) nezbývalo již tolik energie. Nicméně všem zúčastněným bylo jasné, že je pouze otázkou času, kdy se přistoupí ke stejně revolučním změnám v oblasti řízení a kontroly nákladů, jako byly ty, jež se odehrávaly na trhu.

Proč e-procurement?
Oskarův nákup byl nákupem hodně decentralizovaným. Nákupní proces byl usměrňován pouze zákonem o zadávání veřejných zakázek platným pro všechny mobilní operátory, schváleným nákladovým plánem a poměrně komplikovaným administrativním procesem, sestávajícím z papírového nákupního požadavku, který se po vyžadované autorizaci podpisem minimálně čtyř, avšak daleko častěji více osob manuálně transformoval do podoby nákupní objednávky v podnikovém ERP systému.

Po příslušné analýze obsahující návratnost investice jako jeden z důležitých faktorů při posuzování, která proběhla v druhé polovině roku 2000, se Oskar rozhodl, že je nutné maximálně zestandardizovat a zefektivnit nákupní procesy, což vedlo ke dvěma zásadním rozhodnutím: k zavedení centrálního nákupu pro zlepšení obchodních nákupních procesů a kontroly nad nimi a jako podporu zavedení elektronického systému e-procurement, jež umožní řídit efektivně administrativní procesy spojené s nákupem na straně jedné, jakožto i významně snížit lidskou pracovní náročnost na straně druhé.

Výběr řešení
Po rozhodnutí a schválení dalšího strategického postupu v oblasti nákupu již nic nebránilo začít s realizací. Nebudu se zde zmiňovat o zavádění centrálního nákupu a řešení obchodních/nákupních procesů, ačkoli i to je jistě zajímavé téma, a budu se věnovat již pouze e-procurementu a řešení administrativních procesů.

Na začátku roku 2001 byly stanoveny základní podmínky a principy pro výběr a vyhodnocení e-procurementu jako takového. Vše začalo vytvořením základního funkcionálního schématu ideálního e-procurement systému řešícího administrativní a komunikační procesy (obr. 1).
 

Funkční schéma obecného systému e-procurement

Zároveň došlo ke stanovení základních výběrových kritérií pro výběr e-procurement systému:

. systém musí být dostatečně ověřený a rozšířený na trhu,
. systém musí umožnit snížení nákladů vynaložených na nákup,
. systém musí efektivně zkrátit nákupní cyklus - čas od požadavku do vystavení objednávky,
. systém musí zlepšit nákupní kontrolu, zejména pak zamezit "divokým" nákupům,
. systém musí být velice flexibilní v oblasti nastavení schvalovacích cyklů pro nákupní požadavek i pro příjem,
. systém musí umožnit e-mailovou notifikaci uživatelů nejen pokud je od nich vyžadována jakákoli akce, nýbrž i v případě, že je některá z operací podstatných pro nákup dokončena,
. systém musí umožnit elektronickou komunikaci s dodavateli nejenom v oblasti zaslání objednávky, nýbrž i v oblasti správy katalogů zboží,
. systém musí umožnit efektivní kontrolu budgetu (jiný schvalovací cyklus pro out-of-budget položky),
. systém bude mít lokální podporu.

Na základě stanovených podmínek byly do výběrového řízení přizvány čtyři společnosti. Jejich výběr se řídil výše popsanými kritérii, jakož i aktuálním tržním podílem jednotlivých produktů v tomto segmentu. Jednalo se o produkty Ariba (na českém trhu reprezentovaný společností LLP Group), Commerce One (na českém trhu reprezentovaný společností Compaq, dnes už HP), iPlanet (na českém trhu reprezentovaný společností Sun) a Oracle.

Z pohledu Oskara je zhodnocení jednotlivých produktů ve formě kladů a záporů shrnuto v tabulce. Hodnocení zde uvedené představuje názor Oskara v době výběru dodavatele na základě tehdy dostupných informací. Na základě několika kol jednání byl nakonec vybrán pro implementaci v Oskarovi produkt Ariba Buyer, a to z následujících důvodů:

. celkově se jednalo o funkčně nejvyváženější produkt,
. velmi silný produkt v oblasti workflow,
. umožňuje řešit i ostatní firemní dokumenty vyžadující schválení,
. ASN síť umožňující hardwarově a protokolově nezávislý kontakt mezi dodavatelem a odběratelem,
. vysoká míra uživatelské "přívětivosti",
. plně reflektoval stávající Oskarovy procesy v nákupu,
. umožňuje rozšíření z administrativního řešení pro nákup i do oblasti obchodního řešení - správa kontraktů, dodavatelů, obchodních jednání,...

Implementace
Implementace produktu probíhala od listopadu 2001 do června 2002. Pochopitelně se objevily problémy, které vyžadovaly částečnou modifikaci původních představ, nicméně hlavních cílů bylo dosaženo. V současné době se produkt připravuje pro nasazení do živého provozu.

"Na rozdíl například od finančního systému se zavedení elektronického procurementu týká zaměstnanců ve všech úrovních společnosti. Všichni budou jeho uživateli a pro všechny to znamená změnu. Více zaměstnanců přináší mnohem větší riziko případné neochoty systém akceptovat, což se nesmí podcenit. Proto je potřebné klást značný důraz na interní propagaci systému již v průběhu projektu, vysvětlování přínosů z hlediska společnosti a i z hlediska uživatelů a zajištění si aktivní podpory vybraných uživatelů ve všech úrovních společnosti."

Radomír Strakoš, projektový manažer Český Mobil

"Implementace informačních systémů jsou si v mnohém podobné. Přesto bylo zavádění Ariba Buyer v Českém Mobilu v něčem odlišné. Jednalo se o zcela první implementaci Ariba Buyer ve střední a východní Evropě a ne všechny zkušenosti při organizaci projektů Ariba se dají automaticky převzít ze západní Evropy nebo USA. Z toho důvodu jsme v řadě případů používali nová řešení či jiné postupy fungující v našich lokálních podmínkách. Další zajímavostí je překrývání jednotlivých fází projektu dle standardní americké implementační metodologie AribaLive. Výhodou je výrazně rychlejší implementace, než je to například u ERP systémů, ale na druhou stranu to klade větší nároky na řízení projektu a zajištění časové návaznosti plnění jednotlivých úkolů."

Tomáš Křípal, projektový manažer LLP Group

Závěr
Ačkoli volba padla na řešení společnosti Ariba, i ostatní produkty ve výběrovém řízení jsou zralé a plnohodnotné systémy. Vždy však záleží na konkrétních podmínkách dané společnosti a na důvodech, které společnost vedou k myšlence implementovat e-procurement systém. Rozhodování o výběru produktu a konkrétního implementačního partnera není nikdy jednoznačné. Jeden fakt je ale zřejmý: Žádný informační systém nepřinese tolik žádané úspory sám o sobě. Vždy bude záležet na konkrétních lidech, jak efektivně budou sebedokonalejší nástroj používat a jaká je vůle společností dosáhnout zlepšení.

Pozn. red.: Autor článku pracuje jako Procurement Sr. Manager ve společnosti Český Mobil, a. s.