Co vše se ale skrývá za těmito nejrůznějšími certifikačními značkami renomovaných agentur? Co vlastně znamená "být certifikován"? Jak se fyzicky "neutopit" v certifikací nastolené byrokracii? 

Obecně lze říci, že implementace systému řízení firmy dle norem ISO a jeho následná certifikace má význam především pro ty subjekty, které obchodně pronikají na trhy EU. Ovšem nejen pro ně. Pokud chce daná firma proniknout do státních zakázek, popř. do zakázek armádních, je certifikace dle ISO nutností. Dnes již každé větší výběrové řízení nebo vypsaný tendr obsahuje položku "certifikace dle ISO", na jejímž základě se účastníku výběrového řízení připisují plusové body. Jako definici certifikace lze považovat "systematické a nezávislé zkoumání, jehož primárním cílem je stanovit, že daný firemní systém je v souladu s požadavky příslušných standardů". Certifikace je tedy důkazem a dokladem úspěšného zavedení a fungování tohoto systému. Zobecníme-li problematiku certifikace úplně, můžeme ji pojmout následovně: v každé firmě je množství různých procesů (od fakturace a objednávek až po úkoly zadané na poradách), které je nutné popsat a zdokumentovat v souladu s příslušnou normou ISO. Tato dokumentace je pak při vlastním certifikačním auditu porovnávána jednak s relevantní normou ISO a jednak s reálným stavem popisovaných firemních procesů. Pokud je shledána shoda všech tří položek, tzn., že systém řízení je prohlášen za funkční, je vydán certifikát systému řízení jakosti.

Dokumentační systém

Posláním tohoto článku zcela jistě není jakýmkoliv způsobem hledat výhody či nevýhody certifikace jako takové, její přínosy či přítěží v jejím vlastním průběhu. Ať již nám onu z pochopitelných důvodů méně oblíbenou byrokracii v podobě papírových sloupců písemností (v lepších případech uloženou v šanonech) přináší certifikace či pouze standardní firemní fungování, je vhodné se zamyslet nad možnostmi a výhodami implementace specializovaného dokumentačního systému. Jeden z nich, dokumentační systém ISOPack, se zrodil před několika lety v brněnské společnosti GC System. ISOPack je postaven na využití prostředí Lotus Notes. Ze standardních vlastností Lotus Notes R5 jsou využity především vlastnosti elektronické pošty, bezpečnosti, řízeného přístupu k dokumentům, fulltextového vyhledávání dokumentů aj. ISOPack promptně reaguje na nové verze Lotus Notes. Nedlouho po uvedení Lotus Notes R5 reagoval ISOPack verzí 3.0, následně doplněnou multilanguage verzí, která obsahuje jazykové mutace pro slovenský, anglický, francouzský a německý jazyk. Chceme-li tedy charakterizovat základní filozofii systému, musíme ji pojmout jako systém databází, které nejsou pouze evidenční, ale mají do sebe aplikovaný určitý workflow. Modularitu systému uvozují čtyři celky funkčních databází pro jednotlivé složky řízení firemní doumentace: 1. dokumentace pro jakost - obsahuje zejména moduly týkající se prověrek systémů, řízené dokumentace a zlepšování (ovšem název "pro jakost" neznamená, že tyto moduly nejsou určeny také pro vrcholový management firem, který by měl především vědět, "co se ve firmě děje"), 2. dokumentace pro firemní procesy, relevantní pro tzv. manažerské řízení chodu firmy - moduly se věnují poradám, úkolům, řízení výcviku a personalistice jako celku, 3. dokumentace obchodní činnosti firmy - databáze firem, nabídek a poptávek, smluv, 4. doplňující podpora - zejména moduly korespondence, archiv, knihovna informací.

ISOPack nemá vlastní jádro, ale samostatné provázané databáze, moduly. Povinné databáze nutné k využití relevantních funkcí celého systému jsou pouze dvě - Globální číselníky a Organizační struktura.

První z nich je jakýmsi tezaurem klíčových slov, druhá obsahuje seznamy a adresáře jmen, funkcí a útvarů dané organizace, včetně vytipování jednotlivých přístupů, odpovědností a kompetencí ve vztahu k databázím a v nich obsaženému dokumentovému fondu. Jednotlivé databáze jsou provázány na základním pravidlu - data se zadávají jednou a z tohoto umístění jsou volána a přenášena na všechna místa ostatní. V reálu to znamená, že pokud máme příkladně databázi firem, námi zapsané relevantní údaje jsou automaticky přeneseny do navazujících spolupracujících modulů, např. do databází dodavatelů. Jednotlivé moduly a procesy tedy nejsou izolované, ale funkčně provázané mezi sebou, čímž tvoří celek.

Ve standardní podobě se jedná o systém s 25 moduly, jednotlivě funkčně zaměřenými na individuální prvky řízení. Obecně lze říci, že všechny firemnímu řízení vyhovující dokumentační systémy obsahují zejména následující modulové okruhy, individuálně implementovatelné dle reálného prostředí dané organizace - Organizační struktura (definice a popis pracovních míst a přístupů k jednotlivým modulům), Řízená dokumentace firmy (řízení procesu pro zpracování, evidenci a údržbu řízené dokumentace firmy), Záznamy o řízení jakosti ve firmě (uspořádání všech definovaných záznamů o jakosti) a Prověrky systému (řízení auditorů a interních i externích auditů), Řízení lidských zdrojů (evidence zaměstnanců společnosti a sledování jejich kvalifikace, plánování a evidence kurzů, agenda uchazečů o zaměstnání apod.), Databáze firem (evidence obchodních subjektů, tj. odběratelů a dodavatelů, vč. evidence záznamů ze schůzek, jednání či korespondence, vč. odběratelsko-dodavatelského hodnocení), Evidence smluv (slouží pro zpracování smlouvy, popř. dodatku, následné přezkoumání a evidenci, možnost vytváření šablon smluv), Korespondence (kniha došlé a odeslané pošty), další moduly např. pro Řízení projektu nebo Poptávkový a nabídkový proces s možností automatického zadávání do prostředí Internetu. Neméně důležité a využívané jsou také moduly Archiv (určen k řízení archivu, tj. evidence archiválií a písemností), Knihovna a Normy, stejně tak jako ve firemním prostředí důležité databáze Porady a Úkoly. K výše uvedenému výčtu je možno doplnit ještě další moduly, v mnoha případech neméně důležité firemní povahy, jakými jsou Cíle společnosti a Majetek zákazníka a další v individuálním přístupu neméně důležité moduly.

Bezpečnost

Důležitým bodem a neodmyslitelnou vlastností dokumentačního systému ISOPack je pochopitelně také bezpečnost celého systému. Jedná se zejména o omezený či lépe řečeno "řízený" přístup ke konkrétním dokumentům a záznamům. Je nutné si uvědomit, že k jedné databázi přistupuje více lidí na různých úrovních a možnostech přístupů. Klasická přístupová práva prostředí Lotus Notes R5 (manažer, editor apod.) jsou obohacena o tzv. "role" přístupu, dle konkrétních modulů. Další definování přístupu je v rámci "stavu" dokumentů - jako konkrétní příklad si můžeme vzít např. smlouvy. Smlouva je po vypracování zaslána "připomínkovatelům", kteří se mohou vyjádřit pouze připomínkami, tedy bez věcného zásahu do daného textu. U každého dokumentu je navíc možnost definování jeho "zveřejnitelnosti" - tedy možnost zadání omezeného či zcela konkrétního přístupu dle definice v organizační struktuře.

Filozofie systému

Efektivní využití dokumentačního systému ISOPack předpokládá zavedení přesných pravidel práce s dokumenty. Jen tak může systém plnit svou funkci a opravdu zrychlit a zpřesnit tok dokumentů ve firmě. Na počátku je třeba věnovat čas přesné definici dokumentu, aby bylo možno poté více času ušetřit, díky tomu, že systém bude dokument automaticky spravovat a distribuovat. Vytvoříme-li dokument, je třeba vyplnit všechna povinná pole v daném formuláři. Vyplníme odpovědnosti, nadefinujeme přístupy k tomuto dokumentu a určíme jeho další cestu (odeslání, přidělení apod.). Systém pak již administrativu a distribuci zařídí sám. Pomocí elektronické pošty a definovaného přístupu k dokumentu již probíhá vlastní řízení dokumentace. Primárně zde musí existovat soulad s řízením firmy jako takové - po příchodu do práce pustíme počítač a musíme si automaticky přečíst elektronickou poštu, protože jejím prostřednictvím se děje vlastně vše podstatné a důležité.

Řízená dokumentace v elektronické podobě zcela jistě neusnadní pracovní život tam, kde se stejně v konečné fázi dokumenty vytisknou a nosí počítačově méně gramotnému managementu k ručnímu podpisu, odsouhlasení či pouhému předání. Pokud však samotné vedení pozná výhody tohoto systému a pochopí garantovanou úsporu času svého a času svých zaměstnanců - je takovýto systém vhodným krokem pro řízený administrativní život firmy. Uživatel se však musí ztotožnit s faktem, že mu takovýto systém skutečně usnadní pracovní život. Globálně lze tedy říci, že dokumentační systém přispívá k zrychlení firemních procesů, díky nastaveným vnitřním procesům k odbourání "nekalé tvořivosti" zaměstnanců a v neposlední řadě má velký přínos pro rychlejší a kvalitní zavedení systému řízení podle mezinárodních norem řady ISO 9000. Ovšem je nutné pamatovat na skutečnost, že ani ten nejlepší dokumentační systém nebo přímo certifikace dle ISO jako taková, nám nezajistí obchodní a finanční přínosy bez toho, aniž bychom se snažili my sami.