V každé společnosti, malé, velké i největší, se archivují různé druhy dokumentů. Některé jen pár dní, jiné i několik let. Časem každý archív nabude takových rozměrů, že začíná komplikovat chod firmy. Je nejvyšší čas něco s tím udělat. Jako jedno nejefektivnějších řešení se jeví digitalizace dokumentů, neboli vytvoření digitální kopie archívu skenováním.

Kdy začít s digitalizací?
· archív zabírá kancelářské prostory - za ty se mnohdy platí vysoké nájmy a zabrané prostory by bylo efektivnější využít jinak než jako sklad papírů a šanonů

· rozsah archívu znesnadňuje rychlé vyhledání - i sebelépe organizovaný archív má svá výkonová omezení a požadavek na konkrétní dokument bývá uspokojen s hodinovými odezvami (v lepším případě)

· historická hodnota archívu nedovoluje pracovat s originály - jakákoliv práce s archivním originálem přináší riziko jeho poškození či ztráty

· potřeba vzdáleného přístupu do archívu (z poboček, z cest, apod.) - máte centrální archív nebo se často vyskytují požadavky přístupu do archívu z poboček, služebních cest

· zabezpečení archívu nebo jeho částí před neautorizovaným přístupem - jakákoliv práce s archivními dokumenty přináší riziko neautorizovaného přístupu a zneužití

· potřeba on-line přístupu k archivním údajům pro více uživatelů - zajistit přístup k archivním dokumentům pro více osob současně znamená kopírovat a kopie znamenají vícenáklady, více rizika s neautorizovaným přístupem k údajům, atd.

· příprava zavedení ISO 900x - jednou z podmínek pro udělení certifikace je "pořádek v papírech", dokonalý přehled v nich a možnost vysledovat chod dokumentů firmou po celou dobu jejich "života".

Abychom mohli začít s digitalizací je třeba, zcela pochopitelně, splnit určité předpoklady pro vlastní digitalizaci:

· důkladný rozbor potřeb archivace
· analýza stavu a optimalizace fungování současného archívu
· zvážení následných kroků - napojení do stávajícího IS, trendy rozvoje a funkčnosti
· kvalitní a spolehlivý HW
· odpovídající SW se zaručenou funkčností, vývojem, kompatibilitou a servisem
· personální zabezpečení, technické a technologické vybavení 

Jakou formou tedy digitalizovat?
Nabízí se dvě možnosti způsobu digitalizace - vlastními silami nebo formou outsourcingu.

Digitalizace vlastními silami je zejména vhodná pro společnosti, které:

· jsou investičně silné
· mají rozsáhlý archív v milionech stran
· mají statisícové roční přírůstky do archívu
· disponují vhodným personálem a mají odpovídající prostory
· dbají na image využitím pokrokových technologií

Digitalizace "outsourcingem" externí firmou přináší především výhody:

· přenesení odpovědnosti za zpracování
· výrazně vyšší výkon od specializované firmy
· zkušenosti v oboru znamenají moderní metodiku zpracování
· není třeba investovat do nákladné technologie
· odpadají starosti se zajištěním chodu systému a využitím v budoucnu
· nejmodernější technologie zpracování
· zkušenosti se zpracováním rozsáhlých a složitých archívů
· zajištění komplexního servisu
· znalost návazností na další etapy document-managementu a vnitropodnikové IS

Digitalizace "outsourcingem" však také znamená nevýhody, jako jsou:

· přístup k dokumentům cizími osobami
· dočasné omezení přístupu k dokumentaci
· rizika spojená s transportem dokumentace

První společnost, která na českém trhu začala poskytovat digitalizaci outsourcingem, se stala již v roce 1998 společnost scanservice. Hlavní prioritou bylo nabídnout zákazníkům možnost digitalizace archívu tou nejsnazší možnou formou. Několik měsíců prováděli pracovníci firmy osvětovou činnost, kdy v řadě společností objasňovali možnosti a přínosy digitalizace archívů. Pak již se mohli plně věnovat jednotlivým zakázkám a dalšímu rozvoji nabízených služeb. 

V počátku byly nabízeny především služby prosté digitalizace s vytvářením pomocných databázových souborů pro snadnou práci s digitálním archívem. Jelikož vývoj a požadavky zákazníků čím dál více směřovaly k automatizaci zpracování, začala společnost velmi úspěšně poskytovat služby automatizovaného rozpoznávání údajů z dokumentů, zejména z formulářů. Pro tyto služby firma scanservice "přivedla" na náš trh produkty izraelské společnosti Top Image Systems, především OCR/ICR/OMR systém AFPSPro. Tento systém scanservice kompletně lokalizovala pro vlastní potřebu a použití a poté zahájila jeho distribuci pro Českou republiku a Slovenskou republiku. Své schopnosti a možnosti prokázala firma scanservice a její systém AFPSPro při realizaci největšího imagingového řešení ve střední Evropě - dodávce technologických linek pro Českou poštu, s.p. na zpracování až 200 000 000 (ano 200 miliónů) peněžních poukázek ročně. Existuje však celá řada dalších řešení v České republice pro zpracování stovek nebo tisíců dokumentů, resp. formulářů denně.