Implementace informačního systému výrazně ovlivňuje fungování celého podniku. Jak se ale informační technologie uplatňují přímo v jednotlivých podnikových útvarech, s jakými překážkami se vyrovnávají a jaká omezení řeší? Pokusme se tyto otázky zodpovědět na příkladu fiktivního výrobního podniku Problémová výroba a jeho jednotlivých útvarů. Problémová výroba je středně velký podnik se zhruba čtyřmi sty zaměstnanci zabývající se strojírenskou výrobou a montáží malosériového a zakázkového typu. Má i svůj vlastní vývoj a konstrukci. Větší část produkce uplatňuje na zahraničních trzích, převážně v západní Evropě. Prošel typicky složitou cestou od socialistického plánování a vykazování výsledků v objemu výroby až k liberální ekonomice s několika vlnami restrukturalizace a zeštíhlování. V jeho čele se vystřídalo několik ředitelů s různým vztahem k informačním technologiím. Technická příprava výroby.

Motto: Nepřicházet o znalosti, nevymýšlet vymyšlené.

Protože analyzujeme výrobní podnik s vlastním vývojem, zahrneme logicky do oblasti technické přípravy výroby útvary konstrukce a technologie. Tyto dva útvary se vyskytují v malých obměnách ve všech výrobních podnicích a stejně obvyklé bývá i to, že mezi nimi nepanují zrovna idylické vztahy.

Jedni totiž přebírají práci od druhých, což bývá předmětem mnoha sporů. Vynechejme nyní problematiku CAD systémů, která tvoří zcela samostatnou oblast a soustřeďme se pouze na vlastní procesy. Kdo někdy navštívil nějakou skutečnou postsocialistickou konstrukci nebo technologii, odnesl si většinou následující obraz - velká kancelář s řadou kreslicích prken, stohy zaprášených výkresů, rozpisek a technologických postupů. Pokud by se dotyčný mohl stát onou mouchou na stěně a pozorovat dění v této kanceláři několik hodin, zjistil by, že pracovníci těchto útvarů se zabývají především dvěma činnostmi: tvorbou nové dokumentace a řešením problémů, které vznikly se starou dokumentací.

Moduly informačních systémů, které mají složkám technické příprav výroby pomoci, proto řeší zejména následující problematiku - systematizaci a pořádek v dokumentaci a snadnou tvorbu nové dokumentace.


Pokud není útvar technické přípravy výroby podporován informačním systémem, zůstávají cenné informace a znalosti skryté v hlavách, potažmo šuplících jednotlivých konstruktérů a technologů. Po odchodu zaměstnance se jeho znalosti musí obvykle získat znovu, což stojí mnoho úsilí, které již bylo kdysi vynaloženo a chyb, které už byly kdysi učiněny. Prvním krokem při implementaci informačních systémů v technické přípravě výroby je úplná kategorizace všech nakupovaných a vyráběných součástí včetně příslušných technologických postupů. Pokud je tento proces podpořen i převodem výkresové dokumentace do elektronické podoby, dochází k získání mimořádné konkurenční výhody. Veškerá dokumentace je evidována. Vyhledávání se zjednoduší o několik řádů. Nic se neztrácí ani po odchodu pracovníka - jednou získané znalosti se uchovávají. Tato skutečnost se samozřejmě významně projeví i při tvorbě nové dokumentace - při správné kategorizaci již jednou vytvořené dokumentace lze totiž velmi snadno zjistit, zda se tento problém již někdy neřešil, případně upravit nějakou podobnou variantu. Tento trend, který spočívá v maximálním využití nebo modifikaci již jednou vytvořené dokumentace (a tím i významném snižování nákladů) je hlavním přínosem systémů pro podporu technické přípravy výroby.

TPV moduly jsou obsaženy ve většině systémů pro plánování a řízení výroby, k řešením specializovaným na oblast TPV patří například Sysklass, TPV 2000, CADIM a další.

Úroveň integrace s komplexními celopodnikovými systémy: velmi vysoká

Nákup
Motto: Od podnikové Popelky k zásadnímu ovlivňování nákladů.

Živě se pamatuji, že když jsem někdy v roce 1987 jako absolventský elév vytvářel programy pro podporu podnikových procesů, veškeré vzniklé objednávky se posílaly do tzv. Ústředního zásobování našeho podniku, které je pak přeposílalo dalším dodavatelům. Dodavatelé byli stejní, ceny byly stejné a dodací lhůty byly také stejné - přibližně tři měsíce. Obvykle se totiž čekalo, až se pro příslušné zboží nashromáždí objednávky tak na jeden vagón, aby to vůbec mělo smysl objednávat. Pracovníci útvarů nákupu (pokud tyto útvary byly vůbec samostatné) tehdy fungovali v podstatě jako rutinní vyplňovači objednávek. Po změně politické i hospodářské situace podniky dříve nebo později došly k následujícím závěrům: za prvé, náklady procházející přes nákupní útvary výrobních podniků tvoří zhruba 40-60 % veškerých nákladů, a za druhé, setrvání na principu vagónů s tříměsíčními dodacími lhůtami znamená velmi rychlý konec existence podniku. Nákupní útvary byly rázem postaveny do role těch, kteří jednak zásadním způsobem ovlivňují náklady a jednak svým rozhodnutím určují, zda zákazník bude uspokojen, nebo ne. Tento přerod probíhal většinou poměrně skrytě, ale o to bolestněji. Můj osobní názor je ten, že životnost šéfa nákupního oddělení výrobního podniku bývala stejná jako životnost fotbalového trenéra.

Samozřejmě i zde nabídly informační technologie svou pomocnou ruku. Podnikové systémy poskytují téměř vždy automatické generování objednávek na základě požadavků konstrukce a technologie. To je ovšem pouze ta nejzákladnější podpora. Zásadní kvalitativní změnu přinesla až možnost rychle a efektivně zjistit, kde, za jakou cenu, v jakém množství, s jakou dodací lhůtou a jakými možnostmi slev se požadované zboží dostane. Rozvoj dosažitelnosti těchto informací samozřejmě přímo souvisí s rozvojem internetu. Vyhledávání těchto aktuálních informací (např. v on-line cenících) je ale i nadále poměrně nesystematizovanou záležitostí. Krokem k vyřešení této nesystémovosti může být e-procurement. Tento pojem se používá v souvislosti s elektronickou formou nákupu, která definuje přesná pravidla nákupu, automatizuje jeho procesy, hodnotí dodavatele a tím dosahuje významných úspor jednak ve vlastním procesu nákupu a jednak snižováním cen nakupovaného zboží. Jedním z nástrojů e-procurementu mohou být tzv. elektronické aukce, kde zákazník definuje svoje požadavky, o něž se pak uchází různí dodavatelé. Zúčastnil jsem se jedné elektronické aukc, na které nadnárodní koncern poptával komponenty ze strojírenské oblasti. Uchazečům byla zpřístupněna technická dokumentace těchto komponent a byl rovněž určen termín dodání. Pro aukci byl vymezen dvouhodinový časový limit, kdy účastníci mohli zadávat do příslušného formuláře na internetu cenu, za níž jsou schopni zakázku realizovat. Po zadání ceny byla dostupná jediná zpětná informace: jste nejlevnější - nejste nejlevnější. Pokud se někdo nachází v situaci, kdy nutně potřebuje získat zakázky, je taková aukce docela dobrým adrenalinovým sportem. Dalším trendem jsou SCM (Suply Chain Management) systémy, které zjednodušeně řečeno shromažďují informace o jednotlivých dodavatelích a jsou také schopny integrovat informační systémy zákazníků a dodavatelů. Zákazník tak může získat aktuální přehled o zásobách dodavatele a případně zasílat automatizované požadavky ze svého informačního systému do informačních systémů svých dodavatelů.

Přehled APS/SCM systémů byl uveřejněn v IT Systemu 7-8/2002.
Úroveň integrace s komplexními celopodnikovými systémy: vysoká

Plánování výroby
Motto: Rychleji, levněji, kvalitněji.

Obchody by šly skvěle, jenom kdybychom nemuseli vyrábět. Tento bonmot jsem již v jednom ze svých článků uváděl, ale nedá mi to, abych jej nezopakoval. Nedávno jsem slyšel ještě jeden lakoničtější. Ve výrobě jsou vždycky problémy. Zdálo by se, že když je podnik výrobní, je výroba to, co podnik umí nejlépe. Na druhou stranu mohou být všechny složky související s výrobou potenciálními nositeli problémů (lidé, stroje, technologie, dodací lhůty, jakost). Informační technologie podporují zejména procesy plánování a řízení výroby. V zásadě se dá říci, že vývoj systémů pro plánování a řízení výroby směřuje od principů MRP a MRP II k systémům umožňující pokročilé plánování a rozvrhování výroby.

MRP systémy jsou schopné plánovat materiálové, termínové a kapacitní požadavky na základě výchozích požadavků zákazníků, objednávek materiálu a předepsaných kusovníků a výrobních postupů. Plánování se provádí v několika opakovaných cyklech, při kterých se výsledky předchozího cyklu zpřesňují korekcí vstupních požadavků. Je zřejmé, že tato metodika je zdlouhavější a méně vhodná pro náhlé a nečekané změny zákaznických požadavků. Princip MRP nebo MRP II je obvykle obsažen v základní funkcionalitě celopodnikových systémů typu ERP. V současnosti se ve výrobě etabluje kategorie nových plánařských nástrojů známá pod souhrnným názvem APS (Advanced Planing System).

Jejich hlavní výhodou je, že pracují na základě kriteriálních funkcí a jsou schopny na základě váhových koeficientů těchto kritérií optimalizovat výrobní tok. Další charakteristickou vlastností je schopnost odpovědět okamžitě, nebo s velmi krátkým prodlením, na otázky typu "Co se stane, když…?". Tím samozřejmě dávají pracovníkům plánování možnost navrhnout optimální variantu na základě změn váhových koeficientů u parametrů, jako jsou termíny, náklady, kapacity. Zlepšení jednoho parametru vyvolává logicky zhoršení u parametrů zbývajících, ale plánaři mohou velmi pružně reagovat s ohledem na momentální priority (zkrácení termínů pro významného zákazníka za cenu vyšších nákladů, snížení směnnosti za cenu prodloužení termínů apod.), což u systémů MRP není možné. APS systémy mohou být kombinovány s výše uvedenými SCM systémy, tak aby bylo možné současně zajistit dodávky potřebných komponent od příslušných dodavatelů.

Přehled APS/SCM systémů byl uveřejněn v IT Systemu 7-8/2002
Přehled ERP systémů byl uveřejněn v IT System 6/2002, aktualizovaný připravujeme do čísla 6/2003.
Úroveň integrace s komplexními celopodnikovými systémy: velmi vysoká

Obchod
Motto: Náš zákazník, náš pán.

Obchodní oddělení výrobních společností prošla po rozpadu RVHP (Rada vzájemné hospodářské pomoci - pro ty později narozené) podobným vývojem jako oddělení nákupu. Původní kritéria objemu výroby podle pětiletého plánu nahradily principy tržní ekonomiky, jejíž jediným cílem je spokojený zákazník. Celý dosah této změny nejlépe vyjadřuje nostalgická poznámka technického ředitele, který mohl klidně pracovat v naší Problémové výrobě: "Tehdy jsme vyráběli série osmdesáti kusů velkých strojírenských zařízení ročně pro SSSR (Svaz sovětských socialistických republik - pro ty později narozené) a všechny byly zelené. Když chtěl někdo červenou, měl smůlu." Dnes, kdy nabídka výrazně převyšuje poptávku, má smůlu dodavatel, pokud nedokáže dodat v krátké lhůtě unikátní zařízení s fialovooranžovými proužky. Obchodní zástupci těch výrobních podniků, které chtěly přežít, museli velmi rychle zlepšit svoje jazykové schopnosti, museli opustit židle ve svých kancelářích a daleko za hranicemi svádět vyčerpávající souboje s technicky zdatnými experty zákazníků, aby pak domů přivezli objednávky jejichž dodací lhůta, cena a požadavky na kvalitu byly tržní, tzn. nastavené pro podniky s mnohem pokročilejší technologií, produktivitou práce a vybudovanými dodavatelskými řetězci. Pouze levnější pracovní síla hrála v jejich prospěch. Zákaznická orientace, tato alfa a omega současné podnikové strategie přinesla i jednu z nejrychleji se rozvíjejících oblastí informačních systémů, a tou jsou CRM (Custom Relationship Management) systémy. Jejich funkci, popisu a přínosům byla věnována celá řada článků v IT Systemu i v jiných periodikách, takže jen velmi stručná charakteristika. CRM systémy podrobně mapují informace o zákaznících - od těch základních, jako je správa kontaktů, správa všech setkání se zákazníkem a z toho vyplývajících úkolů přes správu příslušné dokumentace (pošty, záznamů telefonních rozhovorů a schůzek) až po řízení prodeje na úrovni každého obchodního případu ve všech jeho fázích.

Přehled CRM systémů byl uveřejněn v IT Systemu 11/2002.
Úroveň integrace s komplexními celopodnikovými systémy: střední

Ekonomika
Motto: Peníze až na prvním místě.

Podniková ekonomika a účetnictví byly jednou z prvních oblastí, kde se výrazně prosadila podpora informačních technologií. Důvod byl celkem prozaický - evidence řady dokladů a neustálé výpočty a operace s čísly. Je paradoxní, že ačkoli struktura většiny ekonomických systémů je velmi podobná - vychází z jednotného legislativního rámce (definice účtové osnovy, hlavní kniha, správa závazků, správa pohledávek, finanční modul), přesto u nás vzniklo obrovské množství nejrůznějších účetních a finančních systémů pro malé a střední podniky. Svou roli v tom sehrála i existence fenoménu jednoduchého účetnictví, pro které může příslušný program napsat každý, kdo má trochu zkušeností s danou problematikou a programováním v nějaké databázi. S postupem času začaly i do podnikových financí pronikat profesionální systémy, ať už domácí nebo zahraniční, přizpůsobené pro naši legislativu. Stejně tak našly uplatnění i některé specializované systémy zaměřené na určitou oblasti financí, jako je například Cash Flow Management.

Přehled ERP systémů byl uveřejněn v IT Systemu 6/2002, jeho aktualizaci připravujeme do čísla 6/2003.
Přehled ekonomických systémů pro malé firmy publikoval na pokračování v průběhu roku 2002 časopis IT Office.
Úroveň integrace s komplexními celopodnikovými systémy: střední

Závěr
Výše popsané útvary bývají v běžném výrobním podniku považovány za ty zásadní, ale existuje samozřejmě ještě řada dalších oblastí, které jsou významně podporovány informačními technologiemi. Patří mezi ně oblast controllingu, řízení personalistiky (HRM - Human Resources Management), řízení kvality (QM - Quality Management), plánování a řízení údržby (EAM - Enterprise Asset Management) a další.

Jak je vidět z naší drobné sondy, informační technologie poskytují podporu pro všechny hlavní procesy výrobních podniků. Jak již bylo ale mnohokrát řečeno, nasazení samotného software ještě neznamená automatické zlepšení dané oblasti. Vlastní implementace, pokud není zcela nepovedená, obvykle přinese určitý přínos - shromáždí a vyčistí data, zautomatizuje rutinní činnosti, zrychlí vyhledávání informací.

Tato zlepšení ale po krátkém čase dosáhnou své hranice, kterou už nemohou překonat. Další kvalitativní posun musí být vždy spojen s procesními změnami, zákaznickou orientací a managementem znalostí. Investice do informačních technologií se skutečně vyplatí jen tehdy, jsou-li provázeny uvedenými změnami. V opačném případě je to pouze plýtvání prostředky.