Odborníci moderního managementu v současnosti stále důrazněji připomínají, že manažerská práce je založena na informačních procesech. Tyto procesy zahrnují vedle zpracování, ukládání, transformace a verifikace také proces volby a využívání zdrojů informací. Volba a využití zdrojů informací jsou základními podmínkami pro dostatek kvalitních informací. Externí zdroje informací představují potenciál, který bohužel řada českých firem zatím neobjevila.

Externí, nebo interní?
Pojem externí zdroje informací není často frekventovaný, proto by bylo vhodné na úvod uvést stručné připomenutí. Jako informační zdroj si lze představit systém, který je reálným nebo potenciálním nositelem, zprostředkovatelem nebo šiřitelem informací. Externí zdroje informací pak pocházejí z vnějších zdrojů, které se nacházejí v okolí firmy. Konkrétně si lze představit různá informační střediska, tiskové agentury, databázová centra, zprávy z médií a z kapitálových trhů, zprávy ČSÚ, ČNB, znění zákonů a vyhlášek atd. Samozřejmě existují i interní zdroje informací, tedy ty zdroje, které se vztahují k samotné firmě (např. záznamy o prodeji a nákupu, zápisy z porad, vnitropodniková pravidla hospodaření, rozpočty a plány investic atd.). Úsilí firmy by tedy mělo být nasměrováno k vytvoření optimálního portfolia relevantních interních a externích zdrojů informací.

Technologie a informace
Výše uvedená poznámka, že problematika externích zdrojů informací je často opomínána, je bohužel neradostným obrazem skutečnosti. Na jedné straně odhodlaně označujeme současnost přelepkou informační společnosti, ale reálný život běží ve znamení fenoménu informačních a komunikačních technologií, které často zastiňují samotnou podstatu - informace. Hlavní cíl, s kterým firmy implementují nejnovější informační technologie - poskytnout svým manažerům dostatek potřebných a vhodných informací, zůstává tak někdy v nedohlednu. Tento stav dokládají četné studie, které se zabývají investicemi do informačních systémů a technologií. Výsledky ukazují, že české firmy, stejně jako většina světových, investují do této oblasti neustále rostoucí množství finančních prostředků a oproti tomu na zajištění zdrojů informací vynakládají často zanedbatelné částky. Přitom firmy jsou dnes více než kdykoliv dříve závislé na informacích o svém okolí a externí zdroje přinášejí do firmy potřebné informace, jako jsou např. trendy a parametry trhu, vývoj vědy a výzkumu v oboru činnosti, preference potencionálních zákazníků, kredibilita obchodních partnerů atd.

Mnoho někdy znamená málo
Nelze se zde nezmínit o síti, která je v posledních letech skloňován ve všech pádech. Internet je nejjasnější hvězdou informační revoluce a globální informační sítě takového typu umožňují téměř neomezený přístup k informacím. V budoucnu lze dále očekávat, že konvergence sítí dosáhne takového stupně, že drtivá většina externích zdrojů informací bude pohodlně a ihned dosažitelná a to bez ohledu na to, jak budeme tuto síť nazývat. P. Lyman a H.R. Varian ve své studii "How much information" uvádějí, že množství digitálních informací přístupných přes službu www přesáhlo v roce 2000 21TB (bez dat generovaných z databází) a dále by mělo růst každým rokem o 100 %. Toto obrovské množství často neautorizovaných informací nevytváří z Internetu zdroj č.1, ale spíše neprostupné bludiště informací. Navíc manažeři uvádí kvalitu zdroje a jeho spolehlivost jako hlavní požadavek na externí informace. Nižší míru důležitosti pak přikládají rychlosti, komplexnosti informací a nakonec také jejich ceně. V důsledku těchto skutečností bude moci Internet sloužit spíše jako všeobecně dostupný a relativně levný přenosový kanál.

Databázová centra
K největším současným trendům v oblasti zdrojů informací patří vedle prosazování digitální formy i zpřístupňování databází prostřednictvím rozsáhlých světových dialogových systémů. Nejtypičtějším představitelem jsou databázová centra, jejichž účelem je on-line zpřístupnění velkých množství databází současně tisícům uživatelů. Databázová centra většinou nakupují databáze informací od producentů včetně licencí na jejich on-line vystavování, vyhledávání a distribuci záznamů, pouze výjimečně je také samy vytvářejí. Od informací volně dostupných na Internetu se liší především svou hodnotou.

Charakterizuje je záruka přesnosti, úplnosti a včasnosti. Největší databázová centra jako Dialog, Lexis-Nexis, UMI a IAC obsahují i 500 databází z různých disciplín a oblastí. Tradičně zde bývají zahrnuty informace z následujících oborů: chemie, lékařství, společenské vědy, technologie, podnikání a finance, zemědělství, patenty a normy, legislativa, energetika a životní prostředí. Firmy nejvíce využívají databáze zaměřené na podnikatelské prostředí, nacházejí zde informace o firmách a institucích (např. adresáře, výroční zprávy), informace o službách a výrobcích (katalogy), informace o financích (zprávy z kapitálových trhů, informace z burzy a finančních institucí), hospodářské informace (makroekonomické indikátory) a informace z vědy (výzkumné zprávy a projekty).

On-line versus CD ROM
V současnosti nabízejí databázová centra i další producenti informací své produkty dvěma základními způsoby, s přístupem on-line nebo databázi na CD-ROM. Vhodnost každého z přístupů sice musí firma posoudit individuálně, podle konkrétních podmínek, ale je vhodné zvážit i některé obecně platné přednosti a nedostatky, které vyplývají již z podstaty přístupu. U databází ve formě CD-ROM patří k výhodám poměrně snadná možnost integrace databáze do stávajícího podnikového informačního systému. Firma tímto ve spojení s podnikovou LAN sítí vytváří pro uživatele jakousi lokální on-line databázi. Toto integrované řešení se osvědčí především ve firmách, kde se předpokládá více uživatelů a klade se důraz na spolehlivost systému. Současná telekomunikační infrastruktura zatím většinou není schopna poskytnout srovnatelně spolehlivé prostředí pro on-line přístup k rozsáhlým databázím. Další nespornou výhodou je pohodlné a uživatelsky velice přívětivé dotazovací rozhraní, které je dodáváno společně s daty na CD-ROM. Na rozdíl od on-line přístupu zde uživatel není při práci omezen ani časem ani frekvencí vstupů do databáze. Největší omezení zde představuje, i přes neustále se zvyšující hodnoty, nedostatečná kapacita CD-ROM.

On-line přístup do databázových center umožňuje přístup k neustále aktualizovaným informacím. Dále vyšší přesnost a úplnost výsledků vyhledávání. Zpřístupňuje také velké množství databází, bez ohledu na to, zda uživatel předem zná, nebo nezná databázi, která by optimálně vyřešila jeho dotaz. Některé funkce umožňují i snadnou a rychlou kontrolu výsledku dotazu vyhledáváním napříč mnoha dalšími databázemi. A navíc databázová centra často on-line zpřístupňují informace, které nejsou na CD-ROM přístupné. K nevýhodám on-line přístupu patří pro uživatele někdy náročnější dotazovací systémy, které zahrnují i např. nutnost práce s příkazovým řádkem a dále také značný časový stres.

Nic není zadarmo
S nástupem Internetu se mohlo chvíli zdát, že veškeré informace budou snadno dostupné a navíc ještě zdarma. Ve skutečnosti to tak není, informace které jsou dostupné zdarma mají většinou i malou hodnotu pro manažerské řízení. Oproti tomu spolehlivé a kvalitní informace bývají zpoplatněné, protože odrážejí značné náklady potřebné na vybudováni těchto bází dat. V současnosti se používají především dva základní způsoby placení, které se mohou dále lišit v detailech podle jednotlivých firem. Tím prvním je klasické předplatné a používá se především pro databáze distribuované na CD-ROM a také pro některé databáze s on-line přístupem. Druhý způsob nejlépe vystihuje anglický termín "pay-as-you-go".

Tento přístup se nejvíce prosazuje u on-line služeb, kdy uživatel platí za zobrazené dokumenty nebo také podle doby práce s databází. Většina producentů informací nabízí obě varianty, většinou i v kombinaci s dalšími podmínkami. Důkazem může být např. společnost Dialog, která nabízí téměř 40 různých cenových schémat pro přístup k jejím databázím.

Ještě více informací
Vedle tradičních databázových center začínají hrát významnou roli i informační konzultační firmy. Ve světě jsou tito specialisté na informační služby známí pod názvem "information consultant" nebo "information broker". K těm nejznámějším jak v České republice, tak ve světě patří společnost Dun & Bradstreet, která se specializuje na firemní informace a především pak na kreditní informace o firmách.

Ve výčtu externích zdrojů by se také měly objevit knihovny. Mohlo by se zdát, že se jedná o omyl, když uvážíme, jak málo volného času má manažer, aby ho ještě navíc trávil běháním po knihovnách a proplétáním se nekonečnými rejstříky. Realita je však jiná, protože informační revoluce se nevyhnula ani tomuto tradičnímu zdroji informací. Přístup do kterékoliv knihovny po digitální dálnici není tedy dnes rozhodně výjimkou, ale spíše samozřejmostí. Do budoucna však můžeme očekávat ještě více. V tzv. Delfské studii, což je prognostický projekt, na kterém pracovalo 900 špičkových německých pracovníku, se uvádí mezi hlavními predikcemi vize on-line přístupu do elektronicky vystavených knižních fondů národních knihoven. A tak snad už od roku 2002 by každý zájemce měl možnost nejen listovat, ale také si číst v těchto elektronických dokumentech.