facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 3/2004

Co by měl umět ekonomický software?

Ing. Zdeněk Čapek


Existuje několik předpisů, které by účetní software měl splňovat. Ne každý software však vyhovuje a málokterý uživatel tyto maličkosti zná. Může tedy nastat situace, že auditor nebo daňová kontrola vytkne (a případně penalizuje) nesplnění některých povinností. Z vlastní zkušenosti vím, že existují i drahé informační systémy, které slouží mimo jiné k vedení účetnictví, a přesto některé zásady nesplňují. Na druhé straně lze nalézt různé programy, které jsou levné nebo zdarma a níže uvedené požadavky obsahují.


1. Povinnosti ze zákona o účetnictví § 35 odst. 3 (opravy záznamů)
§ 35 odst. 3 zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, nařizuje: „Opravy (účetních záznamů) se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě.“ Některý software to řeší tak, že program neumožňuje zrušení dokladu, zrušení lze provést pouze storno-dokladem, takže v evidenci zůstává původní doklad, jeho storno a jeho nová podoba. V evidenci tak jsou místo jednoho dokladu tři. Tento postup však nepodchytí situaci, kdy byl záznam změněn pouze "nepodstatně", tzn. že byl změněn tak, aby se nemuselo provádět storno (např. oprava překlepu v adrese obchodního partnera apod.). Správný postup by měl být takový, jak je citováno v zákoně. Za nejpraktičtější řešení považuji takové, kdy je v denících (deník pohledávek, závazků, účetní deník apod.) uvedena pouze poslední verze opravovaného dokladu a existuje způsob (stisknutí tlačítka s historií), který zobrazí informace požadované zákonem. Argument, že se tato povinnost vztahuje pouze na papírové doklady, není pravdivý, zákon jednoznačně hovoří o účetním záznamu, přitom účetní záznam je definován v § 4 odst. 4 a v § 33 a umožňuje písemnou nebo technickou formu.

2. Povinnosti ze zákona o účetnictví § 11 (podpisový záznam)
Z §33 vyplývá, že je možno používat písemnou nebo technickou formu záznamů. V praxi se varianta „pouze technická forma záznamů“ zatím příliš nevyskytuje. Přesto bych rád upozornil na skutečnost, že i v technické formě musí být záznam opatřen podpisovými záznamy – viz §11. Je tedy nutno zajistit, aby každý takový záznam byl pořízen formou elektronického podpisu. Náhražka formou jakéhosi odkliknutí podpisových políček, která jsou přístupná pouze po přihlášení oprávněnou osobou, je vždy zneužitelné a padělatelné. Pokud tedy software neumožňuje provedení podpisového záznamu elektronickým podpisem, není možno využívat variantu "pouze" technické formy vedení záznamů, je nutno ji kombinovat s písemnou formou.

3. Povinnost z vyhlášky 500/2002 Sb. a 472/2003 Sb. (použití směrné účetní osnovy)
Vyhláška 500/2002 Sb. definuje směrnou účetní osnovu. Umožňuje si v rámci účetní skupiny, která je označena dvoumístným číslem, definovat vlastní účetní osnovu. Směrná účetní osnova navazuje na osnovu, definovanou dřívějšími předpisy. Přesto nyní může nastat případ, kdy účetní zadá nový účet, např. pohledávky = 316, 317, 318 nebo 319. Pro podrobnější evidenci není již nutno využívat analytické členění. Obdobně účet Peníze ze skupiny 21 může být v rozsahu 210 až 219. Vyhláška to umožňuje, měl by to tedy umožnit i účetní software včetně zařazení tak, aby tento účet správně vstoupil do výkazů.

4. Povinnosti ze zákona o účetnictví § 4 odst. 4 (dokumentace)
Zákon o účetnictví znal a vyžadoval Projekčně programovou dokumentaci. Toto již v současné verzi zákona není vyžadováno. Prozkoumáme-li ovšem § 4 odst. 4 účetního zákona, platného v roce 2003, zjistíme, že je vyžadován záznam o vedení účetnictví: „Účetním záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení.“ Kontrolní orgány mohou vyžadovat „záznam ... o vedení účetnictví“. Prohlášení, že účetnictví je vedeno v souladu se zákonem nebo že účetnictví je vedeno podvojně (nebo podvodně) jistě nebude postačovat. Pro sestavení požadovaného záznamu jistě poslouží dokumentace nebo alespoň seznam zásad a pravidel, podle kterých software pracuje, za které operace ručí uživatel a které jsou automatizovány. Novela účetního zákona pro rok 2004 tento paragraf zákona o účetnictví změnila, přesto zde v odstavci 10 zůstal text, který lze vysvětlit obdobně.

5. Povinnosti ze zákona o účetnictví § 11 (účetní doklady)
V tomto paragrafu je jednoznačně uvedeno, co má účetní doklad obsahovat. Protože účetní software dokáže mimo jiné i tisknout doklady, měl by obsahovat všechny náležitosti, např. místo pro podpis osoby odpovědné za účetní případ a dále místo pro podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování, dále okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu

6. Možnost účtovat ve více letech
Dokáže váš ekonomický software, abyste účtovali již v aktuálním roce, prováděli mezitímní závěrky (a mohli tak odevzdat přiznání k DPH za leden, únor... a mohli také odevzdat rozvahu či výkaz zisku a ztráty při žádosti o bankovní úvěr), aniž byste měli ukončeno účetnictví ve starém roce? A co varianta „rekonstrukce účetnictví“, kdy vedete účetnictví v aktuálním roce, ale současně provádíte rekonstrukci účetnictví v roce minulém nebo předminulém?

7. Možnost vedení podrozvahových účtů – § 13 odst. 1 písm. d)
Podrozvahové účty se využívají k evidenci například:
· závazků a pohledávek ze smluvních pokut, účtovaných do 31. 12. 2000 na podrozvahových
účtech a dosud neuhrazené,
· využívání cizího majetku, ke kterému účetní jednotka nemá vlastnické právo, případně právo
hospodaření s majetkem státu,
· práv, o kterých se neúčtuje (hypotéky),
· materiálu, jehož pořízení, uchování, udržování a sledování vyplývá z obecně platných právních
předpisů, např. materiál civilní obrany.

8. Otevírání a uzavírání účetních knih podle § 17 zákona o účetnictví
Dále bych chtěl upozornit na požadavky, které by účetní software mohl splňovat, neboť jsou naprogramovatelné a zvyšují uživatelský komfort, někteří uživatelé jej však nevyužijí:

· Výpočet a tisk přiznání DPH (včetně výpočtu ročního koeficientu). V operačním systému DOS
bylo prakticky nemožné naprogramovat počítačový tisk tak, aby byl shodný s oficiálními
formuláři, které vydává ministerstvo financí. Operační systém Windows, který je dominantní, již
tyto možnosti poskytuje. Proč to tedy po programátorech nepožadovat?
· Totéž platí o formulářích daní z příjmů. Vždyť přímo v pokynech pro vyplnění DPPO je v bodu 2
uvedeno: „Daňové přiznání lze účinně podat .... nebo na počítačových sestavách, které mají
údaje, obsah i uspořádání údajů shodné s tiskopisem vydaným ministerstvem.“
· Předávání daňových přiznání elektronickou formou. Opět cituji z pokynů: „Podání lze učinit i za
použití elektronické přenosové techniky elektronicky podepsané, bude-li struktura a tvar
daňového přiznání, včetně jeh o příloh, zveřejněna ministerstvem.“ Je zajímavé, že v době, kdy
byl tento text sepsán, byla zveřejněna struktura pro přiznání DPH, ale v pokynech se o tom
nehovoří, zatímco pokyny k přiznání k DPPO tuto možnost (již od prosince 2002) připouští, ale
struktura pro elektronickou podobu zveřejněna nebyla.
· Výpočet kalendáře daňových záloh – nemám na mysli opis obecného daňového kalendáře, ale
výpočet výše a te rmínů záloh na daň z příjmů.
· Výpočet a tisk výkazů VZaZ a Rozvahy podle pravidel, daných platnými vyhláškami. Sestavuje-li
se závěrka zpětně, například při rekonstrukci účetnictví, měl by software sestavit výkazy podle
pravidel, které byly platné v té době.
· Zaokrouhlování výkazů – aby bylo možno výkazy vytisknout a přímo odevzdat finančnímu úřadu,
valné hromadě, společníkům, bance, ..., je nutné, aby byly položky ve výkazu zaokrouhleny.
Zaokrouhlování ovšem není triviální záležitostí, zkušený účetní jistě ví, v čem je problém. Software
by to však měl umět.
· Vyhláška 500/2002 Sb. v § 4 odst. 6 požaduje, aby ve výkazech nebyly tištěny nulové řádky,
takže výsledkem může být, že výkazy se měsíc co měsíc, firma co firma odlišují svým rozsahem.
Obdobné jsou vyhlášky 501 a 504, vyhláška 505 ale tento požadavek neobsahuje. Dále by měl
software umožnit, aby si uživatel nadefinoval vlastní výkazy. Vyhláška 500/2002 Sb. totiž stanoví
pouze minimální obsah výkazů (§ 4 odst. 1).
· Sestavení přehledů o cash flow a o změnách ve vlastním kapitálu – software by měl obsahovat
nástroj, který umožní uživateli nadefinovat tyto přehledy podle vlastních požadavků.
· Hospodářský rok – zákon o účetnictví v § 3 odst. 2 umožňuje vést účetnictví za jiné období, než
je kalendářní rok, a to nejen v délce období, ale i v termínu zahájení a ukončení.
· Přepočet závazků v cizí měně podle § 24 odst. 4 zákona o účetnictví.
· Sestavení přehledu o nezaplacených pohledávkách v členění obchodní, neobchodní, krátkodobé
a dlouhodobé a s rozčleněním na 30, 60, 90, 180, 365 a více dní po splatnosti.
· Výpočet předpokládané finanční hotovosti (v pokladně či na běžných účtech) za předpokladu, že
budou zaplaceny pohledávky a závazky s datem splatnosti.
· Definice vlastních sestav export a import dat do a z jiných systémů (formáty DOC, XLS, DBF,
TXT, PDF, homebanking, CCS karty, xml2edi apod.).
· Možnost odeslání výstupních sestav mailem – minimálně aspoň „obchodní“ tisky, jako je faktura,
objednávka, potvrzení objednávky, upomínka, vzájemný zápočet.

Ing. Zdeněk Čapek, je soudním znalcem a autorem účetního software.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.