Společnost Dental patří k předním výrobcům ústní hygieny, který nabízí širokou škálu produktů zubním ordinacím a klinikám. Aby firma udržela tempo zvyšování efektivity a kvality své činnosti, rozhodlo se její vedení pro nasazení nového informačního systému, od kterého si slibovalo především snížení běžných provozních nákladů a uvolnění finančních zdrojů vázaných ve zbytečných fixních aktivech potažmo tedy vyřešení kritické situace ve skladech. Společnost Dental se rozhodla pro systém MFG/PRO od autorské firmy QAD, realizátorem celé implementace se stala společnost Minerva ČR. Zda splnil vybraný informační systém očekávání firmy stejně jako další informace o celém projektu se už dovíte v následujícím rozhovoru.

Můžete stručně shrnout důvody, které Vás vedly k rozhodnutí o investici do modernizace podnikového informačního systému v Dentalu? Jaká byla výchozí situace projektu modernizace IS?

Ještě před tím, než jsem začal v roce 1994 pracovat pro Dental, se management podniku rozhodl pro implementaci nového informačního systému. Důvodem pro toto jeho rozhodnutí byla skutečnost, že většina podnikových agend byla vedena na samostatných SW prostředcích vytvořených v minulosti zaměstnanci firmy, bez celkové koncepce a vzájemného propojení. Po odchodu zaměstnanců, kteří tyto SW prostředky vytvořily, se systém stával postupně velice obtížně udržitelný a prakticky nefunkční. Na základě tohoto rozhodnutí učinil Dental prvý pokus o implementaci nového informačního systému již v počátku roku 1994, který však z mnoha důvodů nebyl a ani nemohl být úspěšný, a proto mým prvým důležitým rozhodnutím v pozici finančního ředitele firmy bylo tento pokus okamžitě ukončit, neboť hrozilo riziko totálního zhroucení klíčových firemních agend a Dental se musel vrátil přechodně zpět k původnímu řešení.

Dalším svízelným problémem Dentalu byla situace v řízení materiálových toků podnikem a v řízení výrobních kapacit. Firma ztrácela obchody jen proto, že nebyla schopna dodat zboží svým zákazníkům v požadovaném sortimentu a množství, přestože podnikové zásoby neustále rostly.

Podnik neměl aktuální informace o svých pohledávkách, jejich evidence byla nepřesná a neúplná a tato situace způsobovala zvyšující se počet ztrátových pohledávek. Opakované vkládání dat v jednotlivých oddělených agendách vedl k častým chybám a zaměstnával nadbytečný počet administrativních pracovníků. Na základě výše uvedených důvodů jsme si s kolegy stanovili základní vizi nového podnikového IS s tím, že v rámci jeho implementace se pokusíme narovnat procesy ve firmě tak, aby byly vykonávány efektivně, s jednoznačnou odpovědností a v příslušné kvalitě.
 

Které produkty se dostaly do užšího výběru při rozhodování o novém IS pro Dental? Proč jste se nakonec rozhodli pro MFG/PRO?

Po rozhodnutí o tom, jaký informační systém potřebujeme, jsme na konci roku 1994 provedli vyhodnocení tehdejší nabídky a ze sedmi možností jsme se rozhodli pro MFG/PRO a firmu Minerva, resp. tehdejší Digitis, který dle našeho názoru nejlépe slučoval naše funkční požadavky a představy s cenou a s pocitem důvěry jak ve výrobce IS, tak i v jeho místního dodavatele.

Jedním z faktorů, který vás motivoval k nasazení nového informačního systému, byla tedy snaha uvolnit finanční zdroje vázané ve fixních aktivech, tedy snaha snížit stav zásob ve skladech. Podařilo se implementací nového informačního systému tento cíl splnit?

Ano, zavedením informačního systému jsme získali nástroj jak řídit materiálové toky podnikem tak, abychom byli schopni plnit zákaznické objednávky v potřebném termínu s minimem finančních prostředků vázaných v zásobách. V současné době činí průměrné zásoby Dental méně jak 30 % původní výše před implementací MFG/PRO (měřeno při srovnatelné cenové úrovni).

Jaké další cíle jste si před nasazením nového systému kladli? Splnil informační systém MFG/PRO Vaše záměry?

Jak již bylo řečeno, naším cílem bylo nejen zavést funkční informační systém, ale také zrevidovat podnikové procesy tak, aby byly efektivní a zvyšovaly výslednou přidanou hodnotu. Větší část tohoto cíle se nám podařilo splnit společně se zavedením IS, ale snaha o efektivnost a kvalitu nekončí zavedením IS, ale jde o kontinuální proces, jehož základem jsou především zkušenosti lidí s procesy řízené pomocí MFG/PRO.

Jste spokojeni s tím, jak se konzultantům Minervy podařilo zachytit v MFG/PRO klíčové obchodní procesy ve společnosti Dental?

Byla to společná práce jak kolegů z Dentalu, tak i konzultantů z Minervy (Digitisu). Všichni jsme se učili (byla to jedna z prvních implementací MFG/PRO v České republice), vytvořili jsme skutečný tým a velice rád na to dnes vzpomínám. Myslím, že se nám povedla společně skvělá práce.
 

Jak se Vám podařilo zvládnout zavedení nového systému při běžném provozu firmy?

Prostě jsme se soustředili na hlavní prioritu a tou bylo zavést nový IS a zracionalizovat podnikové procesy.

Jak vlastně probíhal náběh nového informačního systému?

Nejprve jsme vytvořili společný implementační tým, seznámili jsme se systémem, jeho základní filozofií a funkcemi. Potom jsme společně stavěli podnikové procesy na této filozofii a vytvořili nekonečnou řadu dokumentů a návodů jak postupovat a jak se systémem pracovat. Potom jsme vyškolili jednotlivé uživatele a systém prostě spustili. Když 1.10.1995 přišli lidé do práce, všude na ně blikaly jen modré obrazovky MFG/PRO a nezbylo jim, než se systémem začít skutečně pracovat. Samozřejmě byly problémy, mí kolegové z implementačního týmu lítali sem a tam, ale systém fungoval a postupně mu přicházeli na chuť i ostatní uživatelé a dnes si bez něj již nikdo v Dentalu nedokáže představit svoji práci.

Byli členové implementačního týmu uvolněni ze svých běžných pracovních povinností?

Ano, myslím si, že je nezbytnou podmínkou úspěchu uvolnit klíčové lidi pro práci na implementaci. Je to obrovská práce a obrovská odpovědnost. To se nedá dělat jako přidružená výroba k běžným povinnostem. Také vyčleněním klíčových lidí pro tuto práci se podtrhne priorita celé akce. Většina firem si nedokáže představit, že uvolní nejlepší zaměstnance na 6-9 měsíců pro implementaci IS. Musí si však zvážit, zda má pro ně vyšší cenu operativní vyřešení problému před celkovou kvalitativní změnou firmy a dlouhodobou úspěšností.

Jak velký byl implementační tým?Jaká byla jeho skladba (kolik pracovníků z Dentalu, kolik techniků a konzultantů z Minervy)?

V Dentalu jsme měli šestičlenný implementační tým, který doplňovali čtyři kolegové z Minervy (Digitisu).

Narazili jste při implementaci na nějaký zásadní problém? Co představovalo nejobtížnější etapu nebo moment implementace nového systému?

Ne, myslím, že jsme nenarazili na nějaký zásadní problém, spíše na řadu menších nebo větších problémů. Samozřejmě, že nejobtížnější fáze implementace je spojena se spuštěním ostrého provozu. To se telefony u členů implementačního týmu netrhly a bylo potřeba mnoho věcí vysvětlit, ale to je vždy, když se zavede něco nového.