Prodejní akci PROTON a síť vlastních téměř 20 prodejen ELEKTRO PROTON provozuje společnost HP TRONIC, která zaujímá v rámci ČR významné postavení na trhu spotřební elektroniky v oblasti velkoobchodu i maloobchodu. Pro rok 2001 si firma vytkla jako strategický cíl zlepšit informační systém maloobchodu. Požadavky na informační systém byly konfrontovány s řadou systémů od standardních "izolovaných" aplikací až po řešení běžně používaná např. v supermarketech. Nabízené produkty ale zcela nesplňovaly definované požadavky, a proto bylo nakonec rozhodnuto rozšířit informační systém VOIS (nyní používaný ve velkoobchodě) i do oblasti maloobchodu. Analýzu maloobchodních procesů, vývoj a úpravu modulů včetně implementace, provedla během čtyř měsíců firma CGC Consulting. Systém byl spuštěn do ostrého provozu na centrále a všech prodejnách k 1. 9. 2001.

Výchozí stav
Původní způsob komunikace jednotlivých prodejen probíhal na základě předávání dat v několikadenním intervalu. Informační systém se skládal ze samostatných ekonomických systémů a data se musela na centrále pracně "slévat" a zpětně distribuovat na jednotlivé prodejny. V této situaci fungovaly jednotlivé prodejny (datově) téměř nezávisle a všechny urgentní záležitosti (ke kterým byla potřeba operativní spolupráce centrály nebo jiné prodejny) se musely řešit pomocí telefonu, faxu, nebo v lepším případě e-mailu. Stávající systém poskytoval jen minimální prostředky pro centrální správu a řízení prodejní sítě, čímž zaostával za požadavky na nutné rozšiřování a integraci s ostatními firemními systémy. Proto bylo rozhodnuto systém nahradit filozoficky zcela jiným řešením. Primární důraz byl kladen na centrální zpracování dat v reálném čase.

Požadavky na řešení z pohledu funkce:

. možnost získat promptně informaci o stavu zboží na centrálním skladě a ostatních prodejnách
. aktuálnost cen s informací o historii (i budoucnost) přecenění
. široká možnost výběru zboží, dle různých kriterií
. blokování zboží pokladnou
. věrnostní systém (jednotně uplatnitelný v celé síti PROTON)
. různé možnosti úhrady, včetně jejich kombinace (hotovost, karta, slevový kupon, šek, …)
. rychlé a přesné generování pokladní uzávěrky

Další požadavky:

. jednoduché a rychlé ovládání pokladny (bez nutnosti používat myš)
. bezpečnost systému a autentikace obsluhy
. co nejnižší nároky na údržbu a možnost operativního rozšíření
. maximální využití stávající infrastruktury (PC, čtečky EAN, pokladní tiskárny, síť, …)
. stabilita, výkonnost a použití technologií u kterých je zaručen další rozvoj

Posuzovaná řešení
Mezi potenciálními řešeními se jevil jako nejvhodnější klasický supermarketový pokladní systém, který musí zpracovávat velké objemy dat v reálném čase a musí poskytovat vysoký komfort obsluze. Při bližším seznámení s těmito systémy se ale ukázalo, že většina z nich pracuje na bázi "finanční" logiky, tzn. pokladna neeviduje pohyb zboží, ale pouze finanční tok. Pro potřeby prodejen byla požadována "skladová" logika, tedy aby pokladny blokovaly zboží na skladě a v okamžiku prodeje nastal odpis zboží ze skladu. Navíc většina pokladních systémů komunikuje s centrálou dávkově, což by znamenalo zásadně ustoupit z požadavku na centrální data v reálném čase.

Rozhodnutí o řešení
Vzhledem k tomu, že se nepodařilo nalézt vyhovující komerční řešení umožňující integraci všech prodejen do jednotného systému a vzhledem k tomu, že velkoobchod firmy HP TRONIC je již několik let zvyklý na výhody centrálních dat, bylo rozhodnuto rozšířit systém velkoobchodu i pro potřeby maloobchodu. Ve velkoobchodu spravuje obchodní a skladové informace nad všemi sklady a pobočkami informační systém VOIS. Ten je založen na vlastní architektuře distribuovaného databázového klienta.

Klientským prostředkem je internetový prohlížeč, kterému "stačí" ke komunikaci se serverem standardní Internetové spojení pomocí protokolu TCP/IP, tedy spojení, které běžně vzniká např. síť VPN - Virtual Privat Network.

(Pozn.: Podrobný popis používané architektury systému VOIS byl publikován v čísle IT System 9/2001 a představení modulů systému bylo v čísle IT System 10/2001).

Ověřená funkcionalita systému VOIS se stala základem pro řešení a bylo možné zahájit analytické a implementační práce.

Implementace
V průběhu měsíce června 2001 byly zahájeny společné analytické práce, z nichž vyšel návrh a následně byly zahájeny programátorské práce. Paralelně probíhala příprava infrastruktury, zejména budování virtuální privátní sítě pokrývající všechny prodejny. Systém VOIS bylo nutné rozšířit o proces "Maloobchodní Pokladna", který se skládá z těchto dílčích kroků:

. Přihlášení prodejce - autentizace
. Prodej

1. Výběr zboží - EAN čárový kód (snímač), interní kód, sortimentní strom, fulltext - viz obr. 1
2. Určení ceny, event. zahrnutí slevy - věrnostní, individuální dle možností prodavače/vedoucího
3. Úhrada - hotovost, platební karta, slevový kupon a jejich kombinace - viz obr. 2

. Záloha - možnost přijmout a evidovat zálohu
. Dobropis - vrácení zboží zákazníkem
. Ostatní příjmy a výdaje
. Uzávěrka - rychlé uzavření pokladny za prodejce/za prodejní místo … - viz obr. 3
. Změna cen - plánování přecenění a historie

Současně bylo nutné provést určité úpravy v oblasti nákupu, prodeje, skladové karty, práci s obchodními kontakty a rozšířit napojení na účetnictví.

V menu systému VOIS se změna projevila tím, že přibyla nová "roleta" - POKLADNA a patřičná funkcionalita. Vlastní modul je přizpůsoben procesu a ergonomii "pultového" prodeje. Ačkoliv obsluha pracuje v prostředí Windows s Intranetovou aplikací (klient pracuje v Internet Exploreru, kde je běžný způsob ovládání pomocí myši), bylo dopracováno ovládání i pomocí klávesnice (šipky, tabulátor, klávesové zkratky atd.). Při vstupu do systému se každý prodejce identifikuje svým kódem, čímž je zajištěno sledování prováděných operací v rámci přidělení přístupových práv. Vlastní prodej probíhá ve dvou ovládacích oknech. První okno slouží k výběru položek, určení počtu kusů a zahrnutí věrnostní nebo jiné slevy. Druhé okno slouží k určení formy úhrady, která může být kombinací bezhotovostních i hotovostních plateb, včetně započtení záloh či např. slevových kuponů. Posledním krokem je vystavení a vytištění prodejního dokladu s přípravou údajů pro přenesení do účetnictví. V každé fázi je možné operace pozastavit, umožnit pracovat jinému prodejci a poté se k rozpracovaným prodejním operacím vrátit.

Počátkem srpna 2001 proběhlo testování systému, z nějž vyšly finální požadavky na změny a úpravy. Po jejich zapracování se přistoupilo ke školení a spuštění do ostrého provozu, který byl za silného dozoru zahájen 1. 9. 2001.

Přínosy
Pokladní systém pracující nad jedněmi daty umožňuje managementu sledovat a vyhodnocovat přesné informace o toku zboží a financí v reálném čase a ty agregovat na velkoobchod i maloobchod. Důsledky toho, že je k dispozici okamžitá informace např. o prodeji konkrétnímu zákazníkovi (věrnostní program) v Chomutově (koupil si video a 5 videokazet) jsou pro obchodní organizaci zásadní a stávají se strategickou konkurenční výhodou v boji o trh zákazníka.

Další podstatné přínosy systému se ukazují v praxi na řádovém zkrácení doby nutné pro denní uzávěrku pokladen. Dříve, zejména ve špičkách (např. předvánoční), vyžadovala denní uzávěrka až několik hodin práce při kumulaci a kontrole dokladů. Nyní se jedná o automatizovanou práci na několik minut. V neposlední řadě je dalším hodnotným prvkem centrálního systému pohotová personální zastupitelnost, vyplývající z jednotného způsobu ovládání.

Celkově lze prohlásit, že zprovozněné řešení výrazně HP Tronicu snižuje náklady spojené s oběhem informací, zrychluje jejich přísun, rozšiřuje spektrum dostupných informací, čímž výrazně zvyšuje kvalitu rozhodování.