Aplikace Balanced Scorecard slouží k podpoře procesů strategického a manažerského řízení libovolného typu organizace (podnik, instituce). Metodickým základem pro její tvorbu je stejnojmenná moderní metodologie řízení, která vznikla v letech 1992-6 na Harvard Business School (autoři R.S. Kaplan, P. Norton). Metoda Balanced Scorecard (dále BSC) je v současnosti nejoblíbenější a prakticky jedinou komplexní metodikou pro implementaci podnikové strategie. V zahraničí je standardně využívána pro řídící procesy velkých holdingových podniků (G.P. Morgan, Mobil Oil...) stejně jako středních a malých podniků, výjimkou nejsou ani instituce státní správy. Na konzultační úrovni patří do výbavy každé renomované poradenské firmy. V současnosti přichází do módy i v České republice - z nejznámějších podniků, kde byla metoda implementována patří např. Západočeská energetika, nebo koncern Barum Continental.


Současná stejnojmenná aplikace Balanced Scorecard společnosti DELTAX Systems je druhou generací produktu tohoto jména. Původní verze (z konce roku 1998) byla vytvořena nikoli pro zákazníky, ale výhradně interně pro podporu systému řízení společnosti DELTAX. Současná verze, dokončená v létě roku 2000, již byla uplatněna i u zákazníka (Kartové centrum České spořitelny) a stala se tak standardně nabízeným produktem.

Aplikace se skládá ze čtyř vzájemně integrovaných modulů, tří uživatelských a jednoho systémového (administrátorského):

Analýza podmínek
Tento modul slouží k dokumentaci a evidenci podmínek popisujících objektivní realitu (vnější prostředí - trendy, zákazníci, konkurence a vnitřní podmínky organizace), ze kterých se následně (ve vazbě na vizi a misi podniku) formulují strategické a taktické cíle. Řazením jednotlivých podmínek do skupin (např. dle kategorií SWOT) vzniká strukturovaná analýza vstupů pro formulaci strategie. Modul umožňuje zadávání, publikování a sdílení agregovaných, především nestrukturovaných informací obsažených v analýze podmínek mezi členy managementu popř. i řadovými zaměstnanci, dle definované struktury přístupových práv. Umožňuje podpořit iniciativy zaměstnanců - možnost vkládání nových podmínek. 

Další částí funkcionality modulu je definice a dokumentace cílů (strategických, taktických) ve vazbě na jednotlivé podmínky (vazba podmínek a cílů je vazbou M:N). Cíle jsou evidovány po skupinách dle metodiky BSC.

Podnikové ukazatele
Tento modul slouží k vlastní implementaci strategie. Umožňuje především definovat a evidovat metriky-ukazatele, ve vazbě na jednotlivé cíle, definovat sady plánovaných hodnot (např. měsíční, absolutní, kumulované..), evidovat aktuální dosahované hodnoty ukazatelů a automaticky je porovnávat s plánem. Manažer má k dispozici jednoduchý agregovaný přehled fungující na principu semaforů s možností jednoduše se dostat k dílčí metrice a jejím hodnotám (drill down). Podstatnou součástí je podpora tzv. zpětné vazby. Ke každé sadě hodnot / aktuální hodnotě může vzniknout samostatné hodnocení (report) a návrh nápravných opatření. Tyto návazné dokumenty lze jednoduše hromadně tisknout a připravovat tak periodicky písemné podklady pro porady vedení podniku. Modul má předdefinovanou sadu pohledů (sestav), které umožňují jednoduše třídit veškeré záznamy podle odpovědnosti ( vlastníci cílů a metrik, odpovědnost za měření apod.). Možnost úpravy typových přístupových práv umožňuje publikovat vybranou část informací řadovým zaměstnancům v rámci podnikového intranetu.

Podnikové iniciativy
Tento modul je v podstatě jednoduchou podporou řízení rozvojových projektů ve vazbě na cíle a hodnoty jednotlivých metrik tak, jak to doporučuje metodika BSC. Funkčně jej lze rovněž přirovnat k hierarchickému úkolovníku. Každá iniciativa vychází z určitého cíle, má svého vlastníka (zadavatele) a odpovědnou osobu (řešitele), termín (od-do), prioritu, může obsahovat plán zdrojů (finančních, lidských) a lze ji dekomponovat (rozpadem) do dílčích a osobních iniciativ/cílů s ekvivalentními atributy. Podpora zpětné vazby (periodický reporting, nápravná opatření) a dynamický systém publikování do intranetu je řešen stejným způsobem jako v předcházejícím modulu.

Nastavení
Tento modul jako jediný není určen uživatelům, ale správcům systému. V tomto modulu se zejména definují jednotlivé číselníky a jejich obsah, který využívají společně ostatní uživatelské moduly. 

Využití jednotlivých modulů v rámci řídícího procesu je jasné ze schematického diagramu (viz. Obr. 1 - moduly aplikace pokrývají podporu světle žlutých polí).

Technické parametry 
Aplikace je učena pro využití v rámci podnikových LAN/WAN sítí. Předpokládá se, že aktivními uživateli jsou všichni manažeři a jejich sekretariáty, pasivními uživateli (čtenáři) vybraných informací pak všichni zaměstnanci podniku. 

Aplikace byla vytvořena v prostředí Lotus Domino verze 5. Jejím základem je tedy jazyk LotusScript. 

Aplikace rovněž obsahuje část kódu v jazyce JAVA ve formě JAVA apletů. Při návrhu byla plně využita tříúrovňová architektura klient-server (tenký klient, aplikační server, databázový server). Pro provoz jednotlivých klientů stačí WWW prohlížeč s podporou JAVA (MSIE 5.0 apod.), není tedy nezbytné instalovat klienta Lotus Notes na jednotlivé osobní počítače, což zajisté uvítají uživatelé platformy MS Outlook/Exchange.

I při podpoře klienta v podobě WWW prohlížeče s sebou ovšem aplikace nese základní funkcionalitu Domina - možnost plnotextového vyhledávání informací, vysokou úroveň bezpečnosti (šifrování komunikace a obsahu databáze), strukturování přístupových práv až na úroveň jednoho konkrétního dokumentu a podporu distribuovaného zpracování a mobilních klientů (selektivní obousměrná replikace databází).

Velká pozornost byla věnována zabezpečení dat, vzhledem k tomu, že se jedná o informace strategického významu. Kromě systému autentizace uživatelů a sofistikovaného auditu, systém rovněž podporuje elektronický podpis (v současné verzi pouze při použití nativního klienta).

Integrace s dalšími subsystémy je řešena pomocí standardních funkcí systému Domino, které umožňuje dávkové importy a exporty v různých formátech (123, XLS apod.), ODBC rozhraní na další databáze, či možnost využití speciálních datových pump (ORACLE, MS SQL, SYBASE, INFORMIX atd.). Integrace s externími systémy je součástí implementačních služeb. 

K libovolnému formuláři v jednotlivých modulech lze připojovat soubory MS Office či jiné objekty standardních formátů, které jsou pak ukládány do databáze a stávají se tak integrální součástí vytvářené znalostní báze.

Ovládání aplikací je poměrně jednoduché. Pasivní vyhledávání a čerpání informací se neliší od běžné práce s WWW stránkami. Při aktivní práci (zakládání a modifikace formulářů) je uživatel vždy upozorněn dialogovým oknem, pokud zapomene zadat některý z povinných atributů libovolného formuláře. Podle zkušeností z implementací postačuje pro pasivní uživatele zhruba hodinové zaškolení do metodických principů (co tam najdu, k čemu je to dobré) a hodinové zaškolení do ovládání jednotlivých modulů. Pro aktivní uživatele je doporučeno jedno celodenní školení.

Využití
Přínos správně implementovaných a adekvátně automatizovaných postupů BSC je pro libovolnou organizaci obrovský (použití aplikace bez metodiky nemá smysl, využití samotné metodiky bez automatizace je v principu možné, ale náročné). Absence smysluplné strategie, popř. nedostatečná osvěta směrem k zaměstnancům, nekonzistence takticko operativních rozhodnutí se strategií a absence zpětné vazby přitom představují hlavní kritické faktory rozvoje našich podniků (kritičtější, než nedostatek finančních zdrojů). K eliminaci všech uvedených kritických faktorů může uvedená metodika a její automatizovaná podpora přispět.

Základní obecné přínosy lze shrnout do následujících bodů:

· Umožňuje jednotnou komunikaci - myšlenkové sjednocení managementu a zaměstnanců podniku nejen nad vizí a cíli, ale i postupy jak vize dosáhnout. Strategie se z roviny chimérické neuchopitelnosti stává objektivně popsanou a měřitelnou veličinou (souborem hypotéz s vazbou na metriky, ukazatele a iniciativy). Výsledkem je (nadneseně), že všichni táhnout stejným směrem za stejný konec provazu.

· Umožňuje konzistentní rozpad strategických cílů do taktické a operativní úrovně manažerského řízení. Všichni chápou nejen CO se má udělat, ale hlavně PROČ se to má udělat. Tento aspekt výrazně zvyšuje motivaci pracovníků všech úrovní a díky tomu i efektivitu práce.

· Umožňuje konzistentní přehodnocování strategie a taktiky na principech zpětné vazby (modifikace cílů a metrik na základě dosažených výsledků). Strategie již není odtržena od každodenní reality řízení. Systém řízení se tak slepě nesnaží plnit jen a pouze vytýčené ukazatele, ale dává možnost poučit se a korigovat původní hypotézy na základě nových objektivních podmínek.

Konkrétní hlavní přínosy vlastního aplikačního řešení jsou následující:

· Zvýšení efektivity řídících procesů a související komunikace. Zejména jednoduché a bezpečné zakládání relevantních informací, jejich publikování, vyhledávání, využívání a sdílení mezi členy managementu všech úrovní. Plně podporuje systém vytváření a využívání znalostní báze pro oblast strategického a taktického řízení. Uplatněné workflow prvky umožňují sledování stavů jednotlivých záznamů a integraci se systémem elektronické pošty.

· Zvýšení informačního přínosu v podobě aktuálního obsahu podnikového intranetu v oblasti řízení podniku a dosahovaných výsledků (např. podpora novely Zákoníku práce o poskytování informací zaměstnancům). Aplikace umožňují jednoduché publikování vybraných (veřejných) informací v rámci podnikového intranetu.

· Zvýšení bezpečnosti strategických informací v elektronické podobě. Systém poskytuje svým nadstandardním zabezpečením vyšší úroveň bezpečnosti dat, než v souborovém systému osobních počítačů manažerů či souborových serverů. Bezpečnostní prvky jsou rovněž účinnější, než je tomu u aplikací nad standardními relačními databázemi.

Aplikace BSC na trhu
Aplikace Balanced Scorecard od DELTAXu je svým pojetím na našem trhu zatím unikátní. V zahraničí existuje řada obdobných produktů a některé z nich jsou nabízeny rovněž u nás. Jsou však většinou postaveny na jiné architektuře a technologii. Např. produkty, které jsou vytvořeny na základě OLAP technologií s možností sofistikované dekompozice a agregace ukazatelů, jsou podstatně silnější v rovině analytických funkcí. Umožňují tak v podstatě nahradit takticko-operativní aplikace typu MIS/EIS (viz. např. řešení BSC firmy SAP nebo ORACLE).

Technologie použitá u aplikace DELTAXu značně limituje její analytické možnosti. Rovněž neumožňuje dynamické modelování a simulace, které rovněž vyžadují zcela odlišný technologický přístup. Na druhou stranu disponuje celou řadu unikátních vlastností, mezi které patří zejména podpora vytváření strukturované analýzy podmínek jako předpokladu pro kvalifikovanou definici cílů podniku.Toto funkční rozšíření bylo vytvořena nad rámec základní metodiky BSC na základě zkušeností firmy DELTAX s uplatněním metodiky BSC v praxi. Mezi výjimečné vlastnosti řešení DELTAXu patří také podpora delegování jednoznačné odpovědnosti za plnění cílů, iniciativ a měření metrik, jednoduché pohledy členěné podle vlastníků a odpovědnosti. Na vyšší úrovni je rovněž podpora zpětné vazby, jako jsou např. periodická hodnocení a návazná nápravná opatření s prvky workflow funkcí (jak to požaduje nová revize normy ISO 9001:2000). Tento systém lze pak využít k vytváření relevantních písemných podkladů pro porady vedení stejně jako k dokumentaci části systému řízení jakosti (nápravná opatření ve vazbě na vnitřní audit).