Směrem k řízení vztahů s dodavateli
E-procurement řešení se za dobu od svého vzniku již stalo určitým standardem nákupu nepřímého, tj. režijního materiálu (typicky kancelářských potřeb) a služeb. V rámci jeho dalšího rozvoje dochází v posledním období k posunu od samotného elektronického zpracování nákupních transakcí směrem k řízení vztahů s dodavateli. V tomto ohledu se e-procurement stal základem řešení označovaných zkratkou SRM (supplier relationship management). Rozšíření směrem k SRM znamená, že samotnému pořízení předcházejí procesy z oblasti strategického řízení nákupu, jež většinou zahrnují výběr dodavatelů, konsolidaci dodavatelské základny, přesnou specifikaci nakupovaných produktů, vymezení nakupovaného sortimentu atd. Díky tomu lze tato řešení nyní používat také k tlaku na dodavatele s cílem dále snížit celkové náklady v oblasti nákupu a optimalizovat nákupní procesy. Rozšíření nákupních řešení do oblasti SRM navíc znamená i možnost nakupovat tímto způsobem také přímý, výrobní materiál. Zatímco klasické řešení e-procurement je specificky zaměřeno na režijní materiály, SRM zasahuje i do nákupu výrobních materiálů v oblasti výběru dodavatelů. Nákup režijního zboží ale zpravidla umožňuje dosáhnout vyšších počátečních úspor z důvodu jeho větší neuspořádanosti, zatímco nákup výrobních materiálů již bývá obvykle konsolidován. Dalším trendem v oblasti nákupu je využití elektronických nákupních aukcí. Aukce mohou probíhat buď v rámci informačního systému nakupující organizace, což představuje určité investiční náklady, nebo přes specializovaný dodavatelský portál - známým příkladem u nás je elektronické tržiště CenTrade. Aukční portály účtují platbu za aukci buď procentem z obejmu nákupu, či procentem z dosažené úspory, kterou lze velmi dobře kvantifikovat. Tento způsob elektronického výběru dodavatele je výrazně rychlejší (aukci lze realizovat v řádu hodin) a zvyšuje produktivitu nákupčích.



Proč a jak řešení e-procurement
V zásadě hlavním důvodem, proč podniky přecházejí na elektronický nákup, jsou úspory nákladů v oblasti nákupu. E-procurement ale dokáže nabídnout podnikům mnohem více:
· minimalizaci skladových zásob - nakupuje se jen to, co je právě potřeba,
· zrychlení nákupního procesu - jak v oblasti schvalovacího workflow, tak i díky využití elektronické komunikace s dodavateli,
· úsporu pracnosti při tvorbě objednávek - časová úspora v některých případech dosahuje až 70 % původní pracnosti,
· zvýšení efektivity nákupního oddělení - díky automatizaci rutinních činností,
· snížení chybovosti a redundance dat - na základě odstranění oběhu papírových dokumentů,
· větší bezpečnost schvalovacího procesu - díky využití schvalovacího workflow s jednoznačně definovanými kompetencemi.

Základní komponentou běžného e-procurement řešení je elektronický katalog zboží dodavatele a nástroje pro správu jeho obsahu umožňující zpracovávat a udržovat aktuální data o nakupovaném zboží. Další součástí je vlastní řešení e-procurementu, tj. software pro zpracování elektronických žádanek a schvalovací workflow. Řešení musí mít úzkou návaznost na ERP systém podniku, ve kterém pak zpravidla vzniká objednávka, aby se objednávky neduplikovaly nebo nebyly vedeny v různých systémech. Důležitá je také možnost potvrzení dodávky žadatelem - umožňuje eliminovat obvyklé zmatky na konci fiskálních období vyplývající z toho, že plnění objednávek nebylo potvrzeno, a následné problémy při schvalování faktur. Velmi vhodná je elektronická integrace se systémy dodavatele, od dodání katalogů ve vhodných formátech přes jejich aktualizaci a schvalování nákupním oddělením až po elektronickou výměnu nákupních dokumentů, což velmi zjednodušuje a urychluje komunikaci zákazník-dodavatel. Zde hlavně záleží na schopnostech dodavatele, moderní systémy elektronického nákupu umožňují pracovat s elektronickými dokumenty v XML či EDI formátu. Možností je samozřejmě také zasílání objednávek a faktur v podobě PDF dokumentů e-mailem, nicméně v tomto případě se jedná o neintegrované řešení s nutností manuálního zadání dat do systému.

Co lze doporučit...
Na základě našich zkušeností nejsou přínosy řešení e-procurement omezeny odvětvově, avšak určitým typům podniků se vyplatí více a jiným méně. S úspěchem ho lze využít zejména v odvětvích charakterizovaných podstatným podílem nákupu režijních materiálů. Tradičně se jedná o společnosti z oblasti bankovnictví a finančních služeb (v České republice např. ČSOB), telekomunikační operátory (Český Telecom) či velké výrobní podniky (Škoda Auto, Česká rafinérská). Zajímavé možnosti uplatnění elektronického nákupu a využití principů SRM nabízí i oblast veřejné správy. V České republice učinilo první kroky tímto směrem ministerstvo informatiky zřízením elektronického tržiště pro subjekty veřejné správy. Podle našich zkušeností je implementace projektů elektronického nákupu spojena s rozsáhlými procesními změnami, které vyplývají z centralizace strategických činností nákupu (výběr dodavatelů) a decentralizace operativních činností (tvorba požadavků, automatizované vystavování objednávek). Dále je třeba vybrat komodity vhodné pro elektronický nákup a vymezit okruh uživatelů, kteří budou mít do systému přístup. Protože pro některé pracovníky přináší centralizace nákupu omezení jejich dosavadních kompetencí, je důležitá podpora vrcholového vedení organizace a silný projektový management.

Petr Slaba pracuje ve společnosti SAP ČR jako business consultant, Aleš Linhart pracuje ve společnosti SAP ČR jako product manager.