MIS (manažerský informační systém) by měl být maximálně účinnou podporou manažerů a měl by být nástrojem, který posune firmu díky včasným, kvalitním a v souvislostech předloženým informacím o krok před konkurenci. Celá řada podnikových řešení stále nedává k dispozici tento typ informační a analytické podpory. Následující tři oblasti odhalí, jak si váš MIS stojí, a věřím, že vás také budou inspirovat ke zhodnocení současného stavu informační a analytické podpory ve vaší společnosti.

Kvalitní MIS a jeho kritéria
V současné době existuje na trhu IT celá řada řešení manažerských informačních systémů, často bývají tyto systémy také díky svým technologickým vlastnostem nazývány OLAP (On-line Analytical Processing) systémy. Při identifikaci takových systémů lze použít seznam 12 pravidel a 18 znaků podle E.F. Codd & Associates publikovaných v roce 1993. Praktičtější a hlavně kratší přístup nabízí pojetí FASMI (Fast Analysis of Shared Multidimensional Information). Těchto 5 bodů nabízí snadné a rychlé zhodnocení nabízeného MIS se zaměřením na manažerské potřeby.

FAST: Rychlost znamená nabídnout uživateli odpověď na jeho dotaz do pěti sekund a v případě velmi jednoduchých analýz do jedné sekundy. V případě náročnějších analýz maximálně 20 sekund. Pokud systém není dostatečně rychlý (více než 30 sekund) a neupozorní na delší dobu výpočtu, uživatelé se domnívají, že došlo k technické chybě a aplikují známou trojkombinaci ‘Alt+Ctrl+Delete’. Manažeři potřebují ke své práci systém, který nebrzdí jejich analytické rozbory a kauzální analýzy, které jsou prováděny ad-hoc, a dokáže podporovat jejich analytický myšlenkový pochod. Pokud systém svou rychlostí nevyhovuje, má to logický dopad na kvalitu i kvantitu prováděných manažerských analýz.

ANALYSIS: Každý manažerský systém musí být schopen nabídnout potřebné analýzy stejně tak jako podporovat vlastní logiku podnikání. Analýzy musí být pro uživatele jasné a pochopitelné a přiznejme si, každého manažera zajímají výstupy, nikoli statistické a matematické metody, které k nim vedou. Velmi důležitým znakem v oblasti analytického prostředí je možnost provádění vlastních ad-hoc analýz a tvorba nových reportů na míru. Přestože se očekává otevřenost systému pro doprogramování požadovaných oblastí a customizaci, v žádném případě programování nespadá do standardní práce manažerských analýz. Podstatným rozdílem produktů MIS se tak stává dostupnost standardních analýz a otevřenost systému pro tvorbu a reporting ad-hoc dotazů.

SHARED: Manažerský systém musí umožňovat sdílení informací napříč firmou. S tím samozřejmě souvisí možnosti nastavení uživatelských práv a bezpečnosti. U kvalitního manažerského systému jsou k dispozici (pokud má uživatel příslušná práva) i analýzy, které je možné uvnitř firmy sdílet. Další výhodou kvalitního MISu by měl být zpětný zápis (write-back), který je nezbytností pro proces plánování a obrovskou pomocí pro manažery i pracovníky plánování. Tuto funkcionalitu však umožňuje pouze malé procento technologií, což lze považovat za velkou slabinou celé řady OLAP produktů.

MULTIDIMENSIONAL: Pokud bychom chtěli definovat OLAP produkty jedním slovem, multidimenzionalita je přesně to pravé. Manažerský systém musí umožňovat analýzu dat z více pohledů (přes více dimenzí), včetně možnosti používat vícenásobné hierarchie (paralelní hierarchické stromy). Právě tato vlastnost dává OLAP systémům jedinečnost a potřebnou analytickou sílu.

INFORMATION: Výstupem informačního systému jsou kvalitní, relevantní a správné informace. Zpracování objemu dat, ze kterých jsou tyto informace tvořeny, se u jednotlivých produktů liší. Technologicky se často využívá informací uložených v datovém skladu, které jsou již určeny k dalšímu zpracování a často pocházejí z různých podnikových datových zdrojů.

Co je primárním účelem MIS?
Základním účelem manažerských informačních systémů je rychle, efektivně a kvalitně informovat manažery o podnikové výkonnosti. Někdy se zdá, že tento samozřejmý účel se ve spleti různých statistických a technických řešení rozplyne. Manažeři potřebují ke svému profesionálnímu výkonu celou řadu informací. Informací z interního prostředí, stejně tak jako z podnikového okolí. Klíčem k porozumění firemní výkonnosti je možnost vidět jednotlivé oblasti podniku co nejvíce v souvislostech a odhalit tak skryté vazby a efekty. Umožňuje vám to současný systém? Tento typ manažerské analýzy by měl být prováděn v intuitivním prostředí respektujícím tzv. ergonomii softwaru. Zjednodušeně řečeno aplikace, kterou se manažer musí učit týden ovládat, není pro něj tématem. Použití různých pomocných grafických prvků jako jsou semaforová grafika, tlačítka, různé typy grafů, schémata, stejně jako grafický design by dnes mělo být u profesionálních MISů samozřejmostí.


Je váš MIS dobrou investicí?
Jak jste spokojeni s dnešním stavem informačního systému u vás ve firmě? Splňuje to, co jste od projektu MIS očekávali? Je to systém, který vám poskytuje dlouhodobou platformu pro analýzy a rozhodování, nebo je to ad-hoc řešení, které pravděpodobně nebude do budoucna technologicky stačit vašim požadavkům? Lze realizovat změny v MISu vlastními silami, nebo je třeba pokaždé součinnosti dodavatele, konzultanta a dalších a dalších vícenákladů? Integruje váš MIS data z různých podnikových datových zdrojů? Máte data k dispozici pro své analýzy, nebo trávíte svůj cenný čas sháněním informací? Dává vám MIS k dispozici analýzy, které pro svou práci potřebujete, nebo je třeba neustále „vyrábět“ vlastní analýzy třeba v tabulkovém kalkulátoru? Kolik času jste investovali do školení a jak dlouho vám zabere realizace vlastních analýz?

Závěr
Těchto otázek by se dalo položit desítky, jádrem celého problému je vždy základní ekonomická poučka, která vznikla v oblasti řízení hodnoty: hodnota vzniká pokud přínosy převyšují náklady, které bylo třeba vynaložit. Přínosy lze v některých oblastech velmi těžko měřit ve finančních jednotkách a není tomu jinak ani v oblasti manažerských informačních systémů. Zkusme se přesto společně zamyslet nad vlastními manažerskými informačními systémy a položme si otázku: Znamená pro nás MIS přidanou hodnotu?