Výzvy

Každé čtvrtletí aktuálně proteče firmou ve více než 300 000 e-mailech cca 90 GB dat, celkem je archivováno 3 TB dat ve formě elektronické pošty. Informace obsažené v těchto e-mailech jsou předmětem vyhledávání, když je např. v souvislosti s probíhajícími soudními spory potřeba dohledat přesné formulace i 10 let zpětně.

Společnost dříve archivovala své e-maily do PST souborů a vy­uží­va­la k tomuto účelu také zálohování, ale tato metoda nebyla úplně spolehlivá, protože nezaručovala obnovu všech e-mailů v případě potřeby. Proto se rozhodla nainstalovat jediné plnohodnotné archivační řešení, které bylo tehdy na trhu, a to GFI Archiver.

Řešení

Byl nasazen GFI Archiver tehdy jako jediný komplexní nástroj archivace elektronické pošty. GFI Archiver nabízí snadné zabezpečení, ukládání a vyhledávání elektronické komunikace. Řešení umožňuje archivovat a spravovat historii e-mailů, kalendářů a souborů na jednom místě a poskytuje snadný přístup, kdykoliv je potřeba. Splňuje požadavky na shodu s předpisy, odlehčuje poštovnímu serveru, zlepšuje výkonnost elektronické pošty, snižuje náklady a mnoho dalšího.

S pomocí tzv. žurnálování archivuje původní e-maily a soubory v centrálním úložišti, které je odolné proti neoprávněné manipulaci. Pomáhá s dodržováním předpisů, e-discovery a s případy, které se týkají soudních řízení či interních vyšetřování. Navíc ukládá elektronickou komunikaci odděleně od aplikací, čímž šetří místo na serveru a zvyšuje výkon.

Přínosy

S archivačním řešením má společnost D.A.S. jistotu, že veškerá elektronická pošta je uchována v GFI Archiver v té podobě, jak přišla či odešla z firmy. To poskytuje podporu zejména v případech, kdy určitých existují sporná stanoviska, a data z GFI Archiveru slouží jako průkazný důkaz o konkrétní komunikaci.

V tomto případě je velkým pomocníkem rychlé fulltextové vy­hle­dá­vá­ní v rámci nástroje podle nejrůznějších kritérií. Další výhodou GFI Archiveru je možnost obnovy mailové schránky v případě, že uživatelé omylem přemístí poštu, kde je následně nemohou nalézt.

Komentář zákazníka

„Před GFI Archiver jsme e-maily uchovávali v zálohovaných PST souborech, ale zálohování nerovná se archivace – například nemá smysl uchovávat zálohy 10 let zpětně. Specializovaný archivační nástroj, jako je GFI Archiver, nám pomáhá zejména v případě potřeby rychlého nalezení konkrétního e-mailu. Díky fulltextovému vyhledávání dokážeme najít požadovaný e-mail (např. podle datumu, čísla pojistné smlouvy nebo pojistné události) takřka okamžitě, což je v našem podnikání velmi důležité,“ hodnotí přínosy řešení Stanislav Telipský, IT administrátor ve společnosti D.A.S.