Českomoravská hypoteční banka (ČMHB) je od svého vzniku v roce 1995 jedinou specializovanou hypoteční bankou u nás. Patří do Finanční skupiny ČSOB a v současné době zaujímá první místo v počtu uzavřených hypotečních úvěrů. Proces schvalování a správy úvěrů, ale i další obchodní a interní procesy v bance mají za následek vznik velkého množství dokumentů. Konkrétně do ústředí ČMHB, jen pokud jde o úvěry, denně "přiteče" 2 500 až 3 000 stránek formátu A4.
 
V bance jsou schvalování a správa dokumentů prováděny centrálně. Dříve tedy byly všechny písemné materiály zasílány poštou ze všech obchodních míst a poboček a od obchodních zástupců do pražské centrály banky, kde byly "ručně" zpracovány a poté uloženy. Při jakýchkoliv dalších změnách bylo nutné příslušný dokument vyhledat, poté řešit daný problém s klientem často se nacházejícím na vzdáleném místě od ústředí. Na počátku roku 2000 se proto ČMHB rozhodla o řešení daného problému. Na základě výběrového řízení, v němž z osmi přihlášených firem čtyři nabízely systém Panagon americké firmy FileNET, začala spolupracovat s firmou PilsCom, dodávající právě tento software.

Akciová společnost ČMHB si v roce 1999 uvědomila, že dosavadní způsob zpracování a uchování dokumentů ve firmě je neefektivní. Po tomto strategickém rozhodnutí a výběru vhodného systému přistoupila v roce 2000 k elektronickému zpracování jak úvěrových, tak neúvěrových dokumentů, tj. faktur, pracovních smluv, docházky zaměstnanců, interních materiálů, směrnic, žádanek apod.

"Elektronické zpracování dokumentů nemění jen organizační strukturu společnosti a pracovní postupy, ale také její vnitřní kulturu. Otázka nestojí, zda elektronické zpracování dokumentů ve firmě zavést. To se brzy stane nutností a podmínkou přežití. Otázkou je kdy. A moje odpověď tehdy byla, ale i nyní je - čím dříve, tím lépe."

Jiří Votrubec, generální ředitel ČMHB
 

Historie úvěru

Zkušenosti z praxe
Při centrálním zpracování jsou dokumenty z jednotlivých obchodních míst a poboček, resp. od obchodních zástupců zasílány noční vlakovou poštou do ústředí. Zde se digitalizují, přičemž během zpracování vznikají další nové dokumenty (smlouvy o úvěru, zástavní smlouvy, smlouvy o bankovních účtech apod.).

Denně do banky "přiteče" cca 2 500 až 3 000 stránek A4 souvisejících jak s novými, tak poskytnutými úvěry (např. korespondence klientů) a 300 stránek ostatních dokumentů.

Dokumenty jsou nejprve oskenovány na centrálním skenovacím pracovišti. Banka sice zpočátku zvažovala, že by skenování dokumentů prováděli pracovníci decentralizovaně, avšak jako efektivnější a méně nákladná se ukázala první varianta.

Po oskenování je podle číselníku označen druh dokumentu. Při tomto tzv. indexování je přibližně čtyřicet procent dokumentů v závislosti na svém druhu rovnou určeno pro likvidaci, přičemž v bance se dodržuje měsíční lhůta, po kterou je dokument ve firmě ještě fyzicky uložen.

Na indexačním pracovišti se tok dokumentu ve firmě (workflow) spouští automaticky. U neúvěrových dokumentů je používáno volné workflow.

Pohyb indexovaného úvěrového dokumentu po firmě je řízen i daty (např. výše úvěru), uloženými v retailovém bankovním systému Rebecca, který je v ČMHB implementován. Dokument se přidělí podle seznamu úvěrových specialistů konkrétní osobě ke zpracování, přičemž systém navíc rozpozná i takové "detaily" jako např. zda daný pracovník v danou chvíli pracuje na jiném případu.

"Digitalizace a elektronické zpracování dokumentů, zejména úvěrových, především přináší větší efektivitu práce a možnost optimálního řízení pracovních postupů. Nejde jen o rychlejší práci, sofistikované sdílení, verzování a vyhledávání dokumentů podle přístupových práv, ale také o statistiku o činnostech a jejich řízení. Kdo, kdy, jak dlouho, jakou činnost s elektronickou úvěrovou složkou vykonával, jak dlouho určitá činnost v průměru celkově trvá apod. Systém sám může řídit a zajistit, aby dokument dostal právě ten pracovník, kterému patří. Nezanedbatelné jsou větší bezpečnost a pružnost v zavádění změn. Papíry se mohou ztratit, nemusí být "dohledatelné", kdo s nimi pracoval, elektronický podpis se nedá zfalšovat, změny lze zavádět rychleji. Zkrátka jsme schopni lépe reagovat na potřeby klientů."

Jiří Votrubec, generální ředitel ČMHB
 

Uživatelský přístup ke složce elektronické dokumentace úvěru

Výhodou digitálně zpracovaných dat také je, že se složkou může pracovat najednou několik lidí, a to bez ohledu na lokalitu. Oskenované dokumenty je možné zpracovat procesem OCR (Optical Character Recognition - optické rozpoznávání znaků). ČMHB však zatím tento způsob nevyužívá, protože strukturovaná data získaná z bankovního systému jí zatím pro zpracování a pohyb dokumentů plně vyhovují.

ČMHB si vybrala systém FileNET Panagon i proto, že s jeho využitím měla řada společností v té době zkušenost a navíc o jeho vhodnosti jasně hovořily reference firem, zabývajících se velkoobjemovým zpracováním dokumentů.

Největším problémem ale v počátcích bylo, že banka nenašla u jiných firem srovnatelnou implementaci, pokud jde o počet druhů dokumentů. Většina firem, které se do elektronického zpracování dokumentů pustily před ČMHB (např. pojišťovny, stavební spořitelny, penzijní fondy), totiž zpracovává poměrně omezený počet typů dokumentů. Naproti tomu ČMHB u úvěrů rozlišuje řádově cca 250 typů dokumentů.

Technické řešení
Systém zpracování a ukládání dokumentů v ČMHB je řešen na platformě FileNET Panagon. Knihovní služby využívají databázi MS SQL7 server. Pokud jde o hardware, ČMHB má k dispozici pro zpracování dokumentů tři servery Compaq Proliant 3000, optické knihovny HP SureStore 125ex (124,8 GB), HP SureStore 700mx (692 GB) a skenery Fujitsu M3097DE VRS.

Elektronické dokumenty jsou v knihovnách ukládány na oboustranné optické disky. Veškeré zápisy dat do knihovny jsou duplikovány na tranlogové disky. Tyto záložní disky se archivují v jiné lokalitě.
 
Skenované dokumenty jsou ukládány v komprimované formě ve formátu tif o velikosti 25 - 40 kB na stranu A4. Dokumenty, které vznikají v bance, obíhají v nativním formátu (doc, xls apod.). Definitivní verze se ukládají ve formátu pdf.
 
V současné době ČMHB provádí zpětně digitalizaci všech uložených úvěrových dokumentů, což představuje zhruba 3,5 mil. stran formátu A4, jejichž elektronické zpracování plánuje na cca 14 měsíců. To znamená, že počátkem příštího roku již všechny úvěrové dokumenty v bance budou uloženy v digitální formě.

Řešení ve zkratce
Problém: Veškeré dokumenty (jak úvěrové, tak i neúvěrové, tj. firemní agenda) byly v ČMHB "ručně" zpracovávány a fyzicky uchovány centrálně v Praze. Finanční, materiálová a personální náročnost tohoto procesu byla vysoká.

Řešení: ČMHB implementovala produkty FileNET Panagon jako platformu pro digitální zpracování a následné uchování všech dokumentů proudících do/ve firmě v optické knihovně.

Přínosy: Větší efektivita práce a možnost optimálního řízení pracovních postupů. Sofistikované sdílení, verzování a vyhledávání dokumentů, statistika a řízení činností. Větší bezpečnost a pružnost v zavádění změn. Největším přínosem je však změna firemní kultury, která ve svém důsledku přináší ještě kvalitnější služby pro klienty banky.

Použité produkty a technologie:
. Produkty PanagonTM: Content Services, Image Services, Web Services, Visual WorkFlo, Panagon . Capture, IDM Desktop.
. Databáze pro knihovní služby: MS SQL7 SERVER.
. Hardware: Servery Compaq Proliant 3000, Optické knihovny: HP SureStore 125ex (124,8 GB), HP . SureStore 700mx (692 GB), skenery Fujitsu M3097DE VRS
. Dodavatel: Uvedené řešení realizovala společnost PilsCom