facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přihlášení SystemNEWSPřehledy
 
Tematické seriály

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 
Nové!

RPA - automatizace procesů

Softwaroví roboti automatizují obchodní procesy.

články >>

 
Nové!

IoT – internet věcí

Internet věcí a jeho uplatnění napříč obory.

články >>

 
Nové!

VR – virtuální realita

Praktické využití virtuální reality ve službách i podnikových aplikacích.

články >>

 
Nové!

Bankovní identita (BankID)

K službám eGovernmentu přímo z internetového bankovnictví.

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
 
Partneři webu
IT SYSTEMS 3/2013 , BPM – Procesní řízení

Jak se nestát rukojmím svého ERP

aneb Řízení procesů mimo informační systémy



Software 602V podnikové praxi se stále naléhavěji ukazuje, že některé procesy potřebují být informačními systémy podporovány, ale zároveň si potřebují udržet nezávislost na těchto systémech. Bez toho nedokáže být organizace dostatečně flexibilní a nedokáže své procesy dostatečně odlišit od konkurentů pracujících se stejnými systémy. Vhodným řešením je řízený oběh miniaplikací schopných výměny dat s informačními systémy.


Nový produkt na trh za šest měsíců, nebo jeden týden?

Je to vlastně celkem běžná situace. Větší organizace s mnoha informačními systémy (například banka) vidí na trhu novou příležitost a chce zavést nový produkt. Nejlépe hned příští týden, protože jsou vidět náznaky zájmu zákazníků, a konkurenti také nelení. Vymyslet, co přesně má produkt obsahovat a komu jej nabízet, nemusí zabrat více než pár dnů. Jenže pak dojde na IT. Je zapotřebí provést zásahy v zákaznickém systému, v centrálním transakčním systému, v interním produktovém katalogu, v aplikaci, se kterou pracují partneři, a v několika dalších. Je tedy zapotřebí svolat architekty, procesní konzultanty, odborníky na bezpečnost, správce jednotlivých systémů a specialisty na infrastrukturu. Jsou vyhodnocena rizika (nechceme přece riskovat, že v důsledku změn bude omezena podpora dosavadním produktům) a začíná se rýsovat projekt, který zabere více než půl roku a bude vyžadovat několikamilionový rozpočet. Opravdu ještě chcete ten nový produkt zavádět? A dokážete projekt obhájit v představenstvu?

A teď si zkuste představit, že by bylo možné stejný produkt zavést během několika dnů, bez nutnosti zasahovat do jednotlivých systémů. Bez nutnosti debatovat s architekty a odborníky na bezpečnost. Dokonce by ani nebylo zapotřebí procesních konzultantů. Pro začátek bychom vyšli z předběžné definice procesu, a teprve pokud by se ukázalo, že je o produkt opravdu zájem, bylo by na místě věnovat úsilí doladění procesů a IT podpory. Některé firmy tak flexibilní uspořádání opravdu mají.

Nestát se rukojmím svého ERP

Podniky střední velikosti řeší jiné problémy než banky, a provozují jinou infrastrukturu, přesto je jejich situace v určitých ohledech obdobná. Pokud působíte v takové organizaci a chcete procesy přizpůsobit požadavkům zákazníků, můžete narazit na podobný problém dokonce i v rámci jednoho informačního systému. Zvláště pokud se jedná o velmi drahé a komplexní ERP. Procesy jsou v systému nastaveny podle nejlepších praktik, a když chcete dělat věci jinak než většina ostatních, potřebujete velmi speciální úpravu, kterou budete muset velmi dlouho a důkladně testovat. Jinak riskujete, že někde v jiné části systému dojde k nepředvídatelné změně nastavení. Takže opět platí: proces do informačního systému, konec flexibility. A vlastně i konec možnosti pracovat rychleji a kvalitněji než konkurence.

Schopnost řídit procesy i mimo informační systémy tak začíná být naprosto kritickou konkurenční výhodou. To odpovídá i dlouhodobým trendům, které nedávno zveřejnila společnost Gartner, včetně toho, že více než třetina IT nákladů bude do dvou let spravována mimo IT. „Byznys“ nebude závislý na expertech pečujících o velké systémy. A ve stejném roce 2015 má být podle analytiků Gartner čtyřikrát více projektů zaměřených na mobilní zařízení než na rozvoj klasických informačních systémů.

Které procesy patří do systému a které vedle něj

Proto je užitečné rozdělit procesy do několika skupin:

  • Standardní procesy – to jsou ty procesy, které – pokud jsou zvládnuty dobře – v zásadě neposkytují prostor k dalšímu zlepšování. Je zapotřebí provádět je efektivně a v souladu se zákonem, ale není možné z nich získat významnou konkurenční výhodu. Velmi často se jedná o podpůrné procesy, například vedení účetnictví nebo HR administrativu.
  • Procesy přinášející konkurenční výhodu – to jsou ty, v nichž musí být firma výrazně lepší než ostatní a kde je možné neustále zavádět inovace. Například obsluha zákazníků, poskytování služeb, řízení zakázek, příprava nových produktů apod. Zde by přizpůsobení se běžným standardům bylo krokem zpět.
  • Procesy vyžadující časté změny nebo atypické řešení – například schvalování faktur. Dokud se schvalují stále stejné typy dokladů od několika málo dodavatelů, lze to zvládnout i v systému. Ale pokud se občas objeví i trochu neobvyklý nákup, kde schválení faktury vyžaduje i zapojení dalších expertů nebo útvarů, je pokrytí procesu informačním systémem nepraktické.

Velké systémy versus oběh miniaplikací

Je-li tedy logika „všechno v systému“ nevyhovující, jak řídit a automatizovat procesy? Nikdo se přece nechce vystavovat riziku, že důležité procesy budou zatíženy chybami kvůli zapomenutým papírům nebo špatně odeslaným tabulkám v e-mailech. Ve skutečnosti je možné proces pevně řídit, automatizovat ho i využívat kapacity výkonných informačních systémů, aniž by v nich byl proces „zadrátován“. Způsob řízení procesu mimo informační systémy, který dále ukážeme, je osvědčený a poměrně rozšířený. Opírá se o miniaplikace, kterým můžeme říkat třeba chytré formuláře. V každém případě se musí jednat o relativně jednoduchý nástroj s vlastní logikou, který je schopen pracovat nezávisle na velkých informačních systémech.

Klíčové požadavky: samostatnost a snadná integrace

Další požadavky lze shrnout takto:

  • Načítání dat z informačních systémů – jestliže už firma investovala do robustních systémů, mají být data uchovávána v nich. Navíc platí zásada, že žádný údaj, který už existuje, nemá být zadáván dvakrát. Kvůli úspoře pracnosti, ale i kvůli konsistenci dat. To znamená, že miniaplikace musí podporovat všechny používanější standardy, na jaké je možné u informačních systémů narazit.
  • Centrální řízení oběhu – miniaplikace pokrývají proces, proto je zapotřebí, aby jejich oběh (workflow) byl automaticky řízen, a to tak aby měl management jistotu, že se každý případ dostane včas ke správnému člověku a že bude zpracován ve stanovené lhůtě.
  • Uživatelské rozhraní – ať už jsou miniaplikace označovány jakkoliv, měly by být pro uživatele naprosto intuitivní a snadné. Ideálně by práce s nimi neměla být obtížnější než s tužkou a papírem, ale mnohem méně pracná. Logickým požadavkem je podpora všech typů zařízení, respektive operačních systémů.
  • Zápis dat do informačních systémů – údaje, které během procesu vzniknou, mají být co nejdřív zapsány tam, kde budou k dispozici všem procesům a aplikacím, které je potřebují. Stejně jako v případě importu dat z toho vyplývá požadavek na podporu všech běžně používaných datových standardů.
  • Vytváření dokumentů a jejich archivace – během procesu jsou často přijímána rozhodnutí nebo podnikány formální kroky, které vyžadují, aby byl vytvořen a archivován dokument. Z toho vyplývá, že miniaplikace by měla být schopna vytvořit dokument ve správném formátu, připojit k němu elektronický podpis a pokrýt další potřebné úkony a v dalším kroku pak zajistit také dlouhodobou archivaci podle zákona.

Každá z těchto oblastí je natolik rozsáhlá a složitá, že by mohla být předmětem samostatné série článků. Nicméně na tomto místě nám stačí konstatovat, že takové nástroje umožní zavést architekturu, v jejímž rámci jsou „standardní“ procesy realizovány v robustních informačních systémech a procesy přinášející konkurenční výhodu jsou pokryty miniaplikacemi, které obíhají mezi těmito informačními systémy a mezi uživateli.

Měňte procesy a se systémy se nezdržujte

Poslední nutnou podmínkou je flexibilita. Úprava konkurenčních procesů musí být rychlá a snadná. Ukázalo se, že je zapotřebí přidat kontrolní krok? Chceme zapojit jiné oddělení? Nebo se naopak něco ukázalo nadbytečným? Je důležité, aby takové změny byly prováděny obratem a aby nebylo zapotřebí k nim volat dodavatele. Tím se dostáváme k další obrovské výhodě takové architektury. Je možné provádět změny procesů bez zasahování do jednotlivých informačních systémů. Mění se workflow, případně samotná miniaplikace. Do velkých systémů jsou zadávána (nebo z nich načítána) jiná data, to je vše. A často ani to ne. Zavádění změn je tedy usnadněno. V dlouhodobé perspektivě je dokonce myslitelné, že je budou provádět sami byznys uživatelé. Tím není zpochybněno, že výkonné a robustní informační systémy zůstanou srdcem podnikové informatiky, ať už budou provozovány z cloudu či nikoliv. I ty procesy, které jsou pro firmu unikátní, budou využívat jejich dat, a často i jejich výkonu, nesmí však na nich být závislé.

Jan Petr
Autor je výkonným ředitelem společnosti Software602.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.