Co trápí většinu organizací v současné době

• Správa GDPR je nadměrně obtížná
• Jednou vyhotovené dokumenty jsou již neaktuální
• Stostránkové elaboráty, ve kterých se po čase nikdo nevyzná
• Nejsou k dispozici relevantní dokumenty pro případ kontroly
• Často nejsou vedeny záznamy o činnostech zpracování, dle čl. 30
• Nesystémové řešení v těžko udržitelné formě (nestrukturovaná data)
• Vše leží na jednom člověku
• Aktualizace dokumentů je natolik obtížná, že se raději neprovádí
• Chybějící dohled nad udělenými souhlasy

Jaké je řešení?

• Snadné převedení současného stavu do xGDPR Enterprise 2019
• Usnadnit a zefektivnit správu GDPR
• Mít stálý a rychlý přehled s možností okamžité změny stavu (zabezpečení, zpracování, právních titulů, účelů, rozsahu, umístění, evidence žádostí)
• Delegace rolí a odpovědnosti na konkrétní osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji
• Umožnit snadnou inventarizaci GDPR pomocí takových osob v jejich agendách
• Tím ulevit odpovědné osobě za celkové GDPR organizace
• Získat soulad mezi metodikou a realitou
• Mít k dispozici stále aktuální dokumenty (kontrolní záznamy o činnostech zpracování, evidence událostí, směrnice, plnění informativní povinnosti…)
• Možnost využití vlastních dokumentů a jejich zapracování do systému xGDPR
• Provádět snadné kontroly a inventury
• Filtrace záznamů např. s udělenými souhlasy
• Dohledání konkrétních osob u nestandardních dokumentů (mimo běžné systémy)

Jaká je aktuální situace korporací ve smyslu správy GDPR

Do zahájení účinnosti GDPR spousta organizací řešila jeho implementaci. Často došlo k vytvoření rozsáhlé analýzy, která popisuje především vnitřní proces a workflow dokumentů s osobními údaji. Z našich zkušeností vyplývá, že takový dokument obvykle není použitelný jako podklad pro případnou kontrolu (pro chybějící náležitosti jako jsou záznamy o činnosti zpracování). Taková analýza je obvykle vytvořena v textovém editoru v nestrukturované a nesystémové formě a jako taková je jen stěží udržitelná aktuální.

Obvykle leží tíha celého GDPR na jediné osobě, která ve velkých organizacích nemá ani nemůže mít přehled o tom, jak se osobní údaje na daných pracovištích zpracovávají. Mnohdy skutečně chybí samotné záznamy o činnostech zpracování (základní požadavek při kontrole ÚOOÚ). Správa takto vedeného GDPR je velmi náročná, co se týče lidských a časových zdrojů. Provést nový audit, či inventuru znamená zapojení IT, právního oddělení a dalších pracovníků, což stojí nemalé finanční a časové prostředky.

Dobrým řešením takové situace je nasazení systému xGDPR Enterprise 2019, do kterého se převedou data ze současné analýzy a vytvoří se záznamy o činnostech zpracování s navázáním na zabezpečení. Tyto záznamy můžeme zařazovat do kategorií (dle středisek, odborů, poboček), kde se data zpracovávají a delegovat oprávnění kontrolovat takové záznamy nižším pracovníkům (bez ovlivnění metodik právních titulů a účelů). Osoba zodpovědná za GDPR (např. právní oddělení, pověřenec) nastavuje metodiku právních titulů, účelů a doby zpracování, ale reálný výskyt, s tím, kde se nachází, jak jsou zabezpečeny jednotlivé záznamy, včetně rozsahu osobních údajů nastavuje nižší pracovník, který s těmito údaji přichází denně do styku. Taktový pracovník tak provádí pouze fyzickou inventuru oproti nastavené metodice. Tím se výrazně ulehčí audit odpovědné osobě a celý proces se rozmělní mezi více osob spravující menší agendy. Tím se stává správa GDPR velmi efektivní.

Ze systému xGDPR je pak možné kdykoli vytisknout celou řadu předpřipravených nebo vlastně vytvořených dokumentů jako je například:

• GDPR analýza
• Risk analýza s upozorněním na nezabezpečená místa a skórováním jednotlivých záznamů
• Kontrolní záznamy o činnostech zpracování
• Inventurní sestava nižších pracovníků
• Zásady zpracování osobních údajů
• Směrnice
• Report GDPR událostí a žádostí od subjektů údajů
• Jakýkoli vlastní dokument s vazbou na data systému (obdoba hromadné korespondence)

Klíčové funkce

• Evidence struktury organizace s evidencí zabezpečení
• Evidence IT prostředků, zálohování a informačních systémů a jejich zabezpečení
• Evidence záznamů o činnosti zpracování dle čl. 30
• Evidence událostí a žádostí subjektu údajů
• Možnost použití vlastních tiskových výstupů (nad rámec běžných výstupů)
• Modul evidence dokumentů s fulltextovým vyhledáváním osob
• Uživatelské role xGDPR Supervisor, DPO, Reader
• Nasazení na server s libovolným počtem připojených klientů
• Snadná správa v týmu (delegování pravomocí, zapojení do inventur)
• Usnadnění práce právnímu oddělení a také IT
• Možnost spravovat více společností z jednoho prostředí
• Data jsou lokálně uložena u zákazníka

Verze systému xGDPR 2019

• xGDPR Lite 2019 – implementace a správa GDPR pro malou organizaci
• xGDPR Express 2019 – možnost správy a implementace GDPR pro více organizací
• xGDPR Enterprise 2019 – serverové řešení vhodné pro velké organizace a týmovou spolupráci

Možnost prezentace produktu

Výrobce poskytuje službu prezentace systému xGDPR s návaznou konzultací implementace na konkrétní potřeby zákazníka.

Další služby

Výrobce také poskytuje návazné služby v oblasti GDPR a odborné pomoci zkušeného týmu s cílem zajistit efektivní řešení GDPR. Takové služby jsou individuálně poskytovány, dle přání a rozsahu zákazníka, jako například:

• Individuální školení
• Implementace systému
• Převedení analýzy GDPR do systému xGDPR
• Zpracování záznamů o činnostech zpracování
• Provedení auditu a další

Více na www.xgdpr.cz