Spisová služba – páteřní systém

Softwarové řešení GINIS pro správu dokumentů plně pokrývá funkcionalitu výkonu spisové služby organizací různých typů i velikostí. Umožňuje evidenci všech údajů o souborech i spisech včetně sledování pohybu dokumentů v organizaci. Uživatel si tak může být jistý, že s dokumenty pracuje správně, efektivně a v souladu s veškerou související legislativou. Jistotu směrem k budoucím rokům umocňuje i fakt, že dodavatel, firma Gordic, již se značným předstihem veřejně deklarovala plánované podstoupení povinné atestace spisových služeb.

Ale zpátky k uživatelskému pohledu. U vlastní páteře ani u té dokumentové si určitě nepřejete žádná omezení. U spisové služby tak nepochybně uvítáte podobu webové aplikace. S dokumenty tak můžete pracovat na libovolném zařízení v běžných prohlížečích. A pokud organizace zvolí cloudový provoz, zmizí vrásky i z čela IT pracovníka, kterému tím okamžikem odpadá starost s obměnou části HW, řešením zabezpečení, záloh, kapacit sítě apod. Aplikace spisové služby nabízí řadu prvků známých z jiných populárních nástrojů a e-mailových klientů i funkce jako drag & drop, díky které si uživatel může snadno nastavit, jak bude jeho pracovní prostředí vypadat a která tlačítka budou okamžitě dostupná. Na výčet funkcí a novinek ve spisové službě GINIS by možná ani samostatný článek nestačil. My se však posuneme k tématu dotýkajícímu se nejen pracovníků, pro které je spisová služba denním chlebem, ale i manažerů, kteří do ní nahlédnou často pouze okrajově.

Elektronická podpisová kniha s manažerským semaforem

S mnohými dokumenty se úzce pojí i schvalovací proces obvykle zakončený podpisem. Elektronická podpisová kniha (EPK) dává manažerům přehled o dokumentech k posouzení i již posouzených v jednom snadno ovladatelném nástroji, ve kterém i samotné schválení či podepsání provedou. Jakmile do podpisové knihy přibude dokument, který se jich týká, dorazí jim e-mailová notifikace, ze které se přímým proklikem dostanou do prostředí EPK, a to třeba i ze svého mobilního telefonu. Mohou tak například i během služebních cest vidět, kolik dokumentů na nich „visí“, jednotlivě si je otevřít a projít nebo je hned začít odbavovat (schválit, podepsat, zamítnout nebo vrátit k přepracování).

Významnou novinkou je tzv. manažerský semafor, který slouží ke klasifikaci rizikovosti dokumentů podle interní metodiky organizace. Pracovník, který předkládá dokument k elektronickému schválení/podepsání, tak již přesně ví, do jaké kategorie dokument zařadit. Běžným záležitostem s čistým svědomím přidělí zelenou barvu. „Každý manažer denně schvaluje a podepisuje spoustu dokumentů a je důležité rozlišit, které z nich jsou rutinní a které naopak stojí za zvýšenou pozornost. V tom mi manažerský semafor velice pomáhá. Můj sekretariát mi podle nastavené metodiky označuje rizikové dokumenty, kterým se před schválením více věnuji. Určitě mi to šetří hodně času a pomáhá mi to soustředit se na skutečně klíčové dokumenty, úkoly a procesy,“ říká Jaromír Řezáč, generální ředitel Gordicu, který sám řešení Elektronické podpisové knihy denně využívá.

Podpis bez tokenu s eIDAS Platform

Díky integraci GINIS s řešením eIDAS Platform od společnosti Software602 je možné v Elektronické podpisové knize provést kvalifikované úkony – podepisování, razítkování, pečetění i další služby. Vše je možné čerpat jako službu hrazenou jedním paušálem. Zásadní je i možnost uložení kvalifikovaného certifikátu v HSM modulu a využití aplikace 602 Key – díky ní jsou tokeny skutečně již historií a samotné podepsání dokumentu v EPK připomíná spíše rychlý proces potvrzení platební transakce bankovním klíčem. I při „odskočení“ z EPK do 602 Key ve svém mobilu je pro potvrzení mobilním klíčem využito biometriky (Face ID či Touch ID) namísto mnohdy zdržujících a nepříliš bezpečných požadavků na PIN kód.

Novou možností je i hromadné podepisování

Jak již bylo naznačeno, manažer může najít celou složku zeleně označených (tedy rutinních a bezrizikových) dokumentů k podpisu. Ty lze díky zmíněnému uložení kvalifikovaného certifikátu podepsat hromadně. Dosud bylo nutné ověřit žádost k podpisu tolikrát, kolik dokumentů jste vybrali k podepsání. Nyní ověřuje žádost pouze jednou pro všechny vybrané dokumenty. Tato funkcionalita je zpracována v asynchronním režimu, což znamená, že můžete pokračovat v práci, zatímco se dokumenty „na pozadí“ podepisují. O výsledku zpracování budete následně informováni prostřednictvím notifikace v nástroji EPK.

Michal Tausch Autor článku je ředitelem odboru Podpora obchodu ve společnosti Gordic.