facebook LinkedIN LinkedIN - follow

Šetříme čas a zvyšujeme efektivitu při práci s příchozími dokumenty

ELOV dneš­ní do­bě jsme vši­chni čím dál ví­ce za­pla­vo­vá­ni růz­ný­mi in­for­ma­ce­mi z růz­ných zdro­jů. Sice se kvů­li COVID-19 výz­nam­ně sní­žil po­čet kla­sic­kých pa­pí­ro­vých do­ku­men­tů, nic­mé­ně je stá­le vel­ký po­čet pří­cho­zích do­ku­men­tů v elek­t­ro­nic­ké po­do­bě – sprá­v­ně oz­na­čo­va­ných ja­ko elek­t­ro­nic­ké dokumenty.


Elektronický dokument může být ve formě tzv. strukturované informace, která se velice hodí pro automatizované zpracování dat (typicky XML). V této formě je ale obvykle čitelný pro člověka pouze pomocí „náhledů“ zprostředkovaných různými technologiemi. Nejčastějšími elektronickými dokumenty, se kterými se setkává většina z nás, jsou dokumenty ve formátu PDF. Zejména pak dokumenty od veřejnoprávních původců, neboť tito mají povinnost dle zákona o archivnictví a spisové službě a navazující vyhlášce 259/2012 Sb. vyhotovovat dokumenty v tzv. výstupních datových formátech podle § 23 vyhlášky. A drtivá většina těchto PDF též neobsahuje informace vhodné pro automatizované zpracování dat, ačkoliv například formát PDF/A-3 to umožňuje. Formát PDF je bohužel velice rozšířený i pro daňové doklady v elektronické podobě, takže například řada účetních a dalších uživatelů pracně opisuje údaje z elektronických dokumentů ručně do dalších informačních systémů. O efektivitě zpracování elektronických dokumentů ručním opisováním nemůže být řeč, navíc se vyskytuje poměrně velká chybovost – při delším monotónním opisování ubíhají myšlenky jinam a pořizující osoba se pak dopouští logicky řady chyb.

Společnost ELO Digital Office přináší řešení, které pomocí kombinací řady technologií na bázi OCR a umělé inteligence s podporou interní báze znalostí umí automatizovaně zpracovat s velmi vysokou úspěšností naprostou většinu příchozích e-dokumentů v drtivé většině běžných formátů. Žádná technologie není dosud úspěšná na 100 %, a tak má řešení od společnosti ELO Digital Office v sobě integrované nástroje pro verifikaci automatizovaně zpracovaných dat. Vytěžený obsah navíc řeší v celém jeho kontextu, a nejen po dílčích částech textu, a vytěžený text umí validovat oproti velkému množství dalších datových zdrojů. Takže například řešením ELO DocXtractor Invoice, které má v České republice řadu významných referenčních instalací, se dosahuje 100% automatizace až u 90–95 % příchozích faktur a účetní se pak může věnovat v ušetřeném čase kvalifikované činnosti a ne prostému opisování údajů.

Tím však možnosti technologie ELO DocXtractor nekončí, ale naopak začínají. Existuje speciální verze pro klasifikaci a rozpoznávání došlé pošty, kdy řešení nejprve v rámci rozpoznávání tzv. klasifikuje příchozí dokument a poté využije naplno prvků umělé inteligence a vybere vhodný datový zdroj k automatizované verifikaci vytěžených údajů. Pouze v případech, kdy si AI není jistá, nastupuje velmi jednoduchá a uživatelsky přívětivá verifikace lidskou obsluhou. Verifikaci lze provádět i vzdáleně pomocí webových přístupů, takže je toto řešení skvělé právě v době probíhajících karanténních opatření, neboť pokud ve společnosti zůstane někdo, kdo skenuje příchozí listinnou poštu (elektronickou lze do nástroje pro rozpoznání zasílat dle pravidel automatizovaně), tak se o zbytek postará ELO DocXtractor ve spolupráci s verifikačním operátorem a pak se všechny vytěžené informace využijí nejen pro automatizované zpracování dat, ale i například pro spouštění předdefinovaných workflow a podobně.

Řešení umí dle předem nastavených pravidel též například upozornit na určitý obsah dokumentů a eskalovat je na odpovídající pracovníky v řádech sekund. Typicky toto řešení využíváme v úřadech, kde lze ihned upozornit bezpečnostní pracovníky na různé výhrůžky či hrozby nebo naopak můžeme dle obsahu textu řídit a eskalovat vyřizování stížností, záruk či urychlit oběh důležitých smluv. Tím však zdaleka možnosti technologií od společnosti ELO Digital Office nekončí: Podívejte se na www.elo-digital.cz a zejména pak na sekci mediální centrum – videa, kde naleznete řadu ukázek různých řešení.

Technologie pro automatizované zpracování dokumentů je navíc v natolik přijatelné cenové hladině, že se velice rychle vrátí i v menších společnostech a již dávno neplatí, že je jenom pro vybrané velké společnosti! Pokud máte zájem o další informace, tak se obraťte buď přímo na společnost ELO Digital Office, nebo na řadu certifikovaných partnerů. Kdybyste měli zájem stát se novým certifikovaným partnerem pro tato řešení, tak vás velice rádi zaškolíme a certifikujeme – získáte pak řadu nových obchodních příležitostí!

P. Karafiát
Autor článku působí ve společnosti ELO Digital Office.
Společnost ELO Digital Office pořádá řadu bezplatných webinářů na téma efektivní práce s elektronickými dokumenty – podrobnosti naleznete na https://www.elo.com/cs-cz/udalosti/prehled.html

ELO Digital Office Kontakt:
ELO Digital Office ČR, s. r. o.
Na strži 1702/65, Praha 4
info@elo-digital.cz
www.elo-digital.cz