Administrace obchodní činnosti a interních procesů firmy je stále složitější a vyžaduje nemalé úsilí. Nepořádek v dokumentech či složitý přístup k nim stojí firmu, respektive její zaměstnance, mnoho zbytečného času. Obrovské objemy dokumentů a informace v nich uložené beztak často ani nelze „ručně“ zpracovat a uložit tak, aby byly sdíleny s těmi, kdo k nim má mít přístup, a zároveň byly v bezpečí. Firmy proto převádějí své interní procesy do centrálně řízené elektronické podoby.

Základem bezpapírové kanceláře je DMS, systém pro správu a řízení oběhu elektronických dokumentů. DMS ukládá dokumenty systematicky a na jednom místě. Zároveň k dokumentům doplňuje metadata a uchovává jejich verze a řídí přístupy oprávněných uživatelů, čímž zpřehledňuje proces nakládání s nimi. Umožňuje i snadné fulltextové vyhledávání podle klíčových slov uvnitř dokumentu, takže není nutné znát jeho přesný název ani složku na firemním serveru, ve které by se mohl nacházet. Zpravidla obsahuje také reportovací nástroje, které otevírají potenciál dalšího, průběžného zefektivňování firemních procesů. Kupříkladu řešení DMS eDoCat od české softwarové společnosti Onlio automaticky generuje protokoly a statistiky o průběhu zpracování jednotlivých dokumentů.

Víc než řešení

Zavedení DMS předchází důkladná analýza procesů firmy, jejímž výstupem není jen výčet funkcí, které je žádoucí implementovat, ale v ideálním případě i doporučení na všestranné zefektivnění jejího chodu. Vedení firmy či zaměstnanci mívají velmi konkrétní představu o tom, jak mají vnitrofiremní procesy probíhat. Ta je pro implementaci DMS základem. Externí konzultanti se navíc na fungování firmy podívají nestranně a domyslí i možnosti, které nemusí být pohledem „zevnitř“ zřejmé. V dialogu se zákazníkem tak nadefinuje poskytovatel řešení uživatelské role a procesy upravující oběh dokumentů uvnitř organizace, jejich zálohování a archivaci.

Zejména velké firmy již dlouho využívají DMS ve formě on-premise, tedy střižený jim na míru a provozovaný na jejich vlastních serverech. Takové řešení ovšem vyžaduje počáteční investici v řádu stovek tisíc až milionů korun, pročež se stále více prosazuje DMS jako SaaS, tedy software jako služba. Toto řešení lze rovněž přizpůsobit potřebám konkrétní firmy a měsíční paušál se může pohybovat ve výši jednotek, případně nízkých desítek tisíc korun. Cloudová DMS řešení jsou svého druhu stavebnice na společném základu, který se rozšiřuje o moduly dle přání jednotlivých zákazníků. Pokud si firma přesto přeje DMS vlastnit, může si zmíněný eDoCat prostřednictvím SaaS alespoň vyzkoušet v praxi před nasazením on-premise verze.

Zítra bez papíru

Implementace DMS je ovšem jen prvním, byť klíčovým krokem na cestě ke kanceláři bez papíru. Další stohy listin vznikají při zpracovávání externích i interních požadavků či úkolů. Přehled v jejich správě zajistí softwarový nástroj, který požadavky kategorizuje a vypořádává dle definovaného workflow. Jedním ze špičkových systémů tohoto druhu pro řízení byznys procesů je Atlassian JIRA. Onlio je největším partnerem australské společnosti Atlassian na českém trhu. Spolupráce se datuje již od roku 2004. Pražská společnost systém nejen implementuje, ale také jej dokáže rozšířit na míru šitými moduly. Pro opravdu zásadní optimalizaci a řízení firemních procesů je dobré systém pro správu požadavků integrovat s DMS.

Skutečně bezpapírová kancelář se samozřejmě neobjede bez odpovídajícího hardwarového vybavení, a také je třeba připravit obchodní partnery na to, že se komunikace s firmou mění na výlučně elektronickou. To je beztak budoucnost administrativy organizací a světa práce obecně. Zaměstnanci již dnes vyžadují flexibilní pracovní dobu a možnost pracovat na dálku. Běžnými se stávají cloudové a co-workingové modely, tedy práce různorodých týmů prostřednictvím dokumentů a nástrojů sdílených v cloudu. V blízké budoucnosti budou firmy kolem sebe udržovat ekosystémy interních a externích spolupracovníků, a musí proto hledat nové metody spolupráce a koordinace procesů. Přitom usnadnění a zrychlení fungování firmy přináší vedle úspory času například také efektivnější administraci zakázek. To vše lze přepočítat na ušetřené peníze nebo vyhrané tendry.

Pavel Nykl Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.