Stejně jako u jiných IT oblastí dochází i v případě zpracování dokumentů k neustálému vývoji, který kopíruje méně či více moderní trendy. Některé mají spíše jepičí život a uživatelé i dobře zamýšlené změny odmítnou, jiné jsou naopak dlouhodobě úspěšné a velmi rychle je přebírají komerční i open source produkty.

Od mobilů a lepšího uživatelského rozhraní…

Jedním z hlavních trendů současnosti – nejen u DMS – je maximální snaha o vyvážení soukromých a pracovních životů. V oblasti zpracování dokumentů se toto úsilí týká mj. podpory vzdálených přístupů a mobilních technologií. Zjednodušeně řečeno mohou uživatelé k dokumentům přistupovat doslova odkudkoli a kdykoli, vystačí si jen s připojením k internetu a tabletem nebo telefonem. Pokročilé systémy umožňují i off-line synchronizaci dat a na mobilních zařízeních nabízí stejnou uživatelskou zkušenost, jako v případě klasických počítačů – jistě, má to ještě určité nedostatky, jako například nižší výkonnost při editaci textů apod., ale směr je jasný a mobilní přístup vyžaduje stále více uživatelů.

Neustálý vývoj probíhá i v případě uživatelského rozhraní. Snahou je nejen maximální zjednodušení ovládání, ale také celkové zpřehlednění i lepší vizuální podoba. Například nejnovější verze systému eDoCat (2019R1 z jara letošního roku) přinesla zcela od základů přepracované rozhraní včetně vzdušnějších ovládacích prvků a intuitivnějších ikon. Systém eDoCat navíc výrazně zjednodušuje práci s propojenými a souvisejícími dokumenty, a to jak na úrovni vytváření vazeb pomocí vytěžování strukturovaných dat, tak i z pohledu následného zpracování a vyhledávání. Dokument pak není jen izolovanou jednotkou, ale může být součástí celého balíku dokumentů, propojených vzájemně unikátním společným identifikátorem, např. jednacím číslem.

…přes dokonalejší spolupráci…

Systémy DMS jsou především o řízeném oběhu dokumentů a spolupráci. Dlouhodobým trendem je zlepšování podpory definovaných dokumentových workflow včetně plné automatizace, díky které se uživatelé o jednotlivé kroky vůbec nemusí starat a mají jistotu, že vždy pracují s aktuálně platnou verzí dokumentu dle svých konkrétních rolí a oprávnění.

Zdokonalují se i možnosti podpory schvalovacího procesu, archivace či automatizované komunikace s dalšími systémy jako je Registr smluv nebo Informační systém datových schránek. Již zmíněný eDoCat umožňuje nastavit dokumentové workflow tak, že příjem zprávy z datové schránky probíhá automaticky včetně plné podpory následného zpracování – stejně, jako kdyby šlo o jakýkoli jiný dokument.

…a digitalizaci…

Jednou bude zpracování dokumentů čistě elektronické, dnes je ale nutné pracovat s množstvím dokumentů v tradiční, papírové podobě. A aby bylo možné dosáhnout na všechny výhody DMS, musí být k dispozici i bezproblémová digitalizace. Vše přitom začíná již na hardwarové úrovni – důležitá je kvalita i spolehlivost skenerů, podpora dávkového zpracování i skenování různorodých materiálů a optické rozpoznávání znaků.

Výzkumy probíhají také v oblasti elektronického papíru – jedním z cílů je nabídnout skutečně kvalitní, ohebný a po všech stránkách snadno použitelný materiál tak, aby padly i poslední pocitové argumenty pro tradiční papír.

… až po nižší náklady

Odpůrci DMS často argumentují vysokými náklady na tyto systémy. Může a nemusí to být pravda, protože například systém eDoCat postavila české společnost Onlio na komunitní verzi platformy Alfresco Community Edition – výsledkem přitom není jen nízká pořizovací cena, ale také podstatně menší celkové náklady na vlastnictví a díky vlastním a unikátním modulům plně profesionální řešení s jistotou dalšího rozvoje. Trendem tedy je zpřístupňování řešení pro správu dokumentů širšímu okruhu organizací. Mimochodem, eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej klient provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

Pavel Nykl Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio.