Téměř všudypřítomná digitalizace světu ukazuje, že činnosti, na které jsme byli řadu let zvyklí, se dají dělat i jiným způsobem – efektivnějším, jednodušším a rychlejším. A jelikož je jednou z hlav­ních oblastí, na které se Arbes Technologies při vývoji svých pro­duk­tů zaměřuje, zachycení moderních trendů, přichází společnost s modulem Workflow, který umožní transparentní a bezpapírovou kontrolu celého oběhu dokumentů a schvalovacího procesu firmy.

Modul Workflow pokryje jak nákupní proces, tak proces interních požadavků

Těžké stohy papírů, kterými jsou organizace zavaleny, se tak poma­lu, ale jistě stávají minulostí. Podnikový ekonomický informační sys­tém FEIS, který řeší nejen daňovou a účetní agendu v mnoha orga­ni­za­cích od nemocnic až po investiční společnosti, dokáže pomocí nového schvalovacího modulu zajistit transparentní schválení růz­ných typů dokladů a dokumentů. Současně umožňuje automatickou kontrolu při čerpání finančních prostředků podle nastavených limitů.

„Workflow kompletně podporuje celý proces interního požadavku žadatele, od sestavení žádanky za oddělení výběrem disponibilního zboží na skladě či služby, zajištění schválení dle firemních pravidel, až po automatickou přípravu výdeje, jeho realizaci pracovníkem ve skladu a přepravu objednaného zboží žadateli,“ říká Kamil Horák, ředitel pro řešení ekonomických systémů společnosti Arbes Technologies.

Kamil Horák

Podobnou modernizací prošel i nákupní proces. Na počátku je objednávka, kterou zavede oprávněný žadatel. Dle organizační struktury, výše ceny či zvolené komodity jsou automaticky určeni schvalovatelé objednávky. Po úspěšném dokončení schvalovacího procesu je vygenerována objednávka a odeslána dodavateli.

V další části procesu vstupuje do hry modul OCR, který významně usnadní práci účtárně při evidenci faktury za realizované plnění. Systém vytěží data z faktury, kterou následně automaticky zavede do ekonomického systému, spáruje ji s objednávkou a maximálně tak urychlí případné doschválení rozdílného plnění, zaúčtování a její úhradu. Systém ve všech krocích podporuje automatizaci jednotlivých kroků a dynamické přidělování úkolů. I v tomto případě je umožněna kontrola čerpání schválených limitů rozpočtu.

Neustávající modernizace

Modul Workflow neustále prochází dalším rozvojem a modernizací, jeho nejnovější verze přináší uživatelsky přívětivější systém s pře­hled­něj­ším webovým rozhraním. To se skládá z části procesní, která obsahuje seznam úkolů uživatele a detail k jejich zpracování (responsivní design), a části přehledové, která umožňuje vyhledání a zobrazení konkrétního dokladu, výpočet statistik a dalších repor­tů. Nezbytná data pro rozhodování tak může mít ihned k dispozici široká skupina pracovníků firmy. Velkou výhodou modulu je také jeho univerzálnost. „Schvalovací modul Workflow je nativně propojen s naším ekonomickým systémem ARBES FEIS, je však možné jej napojit i na jiný systém zákazníka – řešení je obecné,“ říká Horák.

Standardem v aplikaci jsou pak rozšířené možnosti zpracování, jako je například zasílání notifikací, delegování v nepřítomnosti či eskalace, pro urychlení zadávání pak využití šablon pro opakující se objednávky/žádanky a další funkce pro efektivní a bezpapírové zpracování úkolů.

„Řešení je nasazeno ve společnostech z různých segmentů, firmy díky němu získávají jednoduchý nástroj na řízení oběhu dokumentů dle vlastních pravidel a transparentní pohled na jednotlivé úkoly a průběh schvalování dokumentů,“ dodává Kamil Horák.