Po důkladném zhodnocení několika dodavatelů a jimi nabízených řešení zvítězila ve výběrovém řízení společnost InfoConsulting Czech a systém IFS Applications 10, který nabídl vysoce funkční řešení zejména v oblasti přípravy, plánování a řízení výroby a s nimi souvisejících procesů.

Řešení IFS Applications 10 používá v OSTROJI téměř 800 zaměstnanců, kteří využívají podstatnou část z široké nabídky funkcí systému určených pro výrobní podniky. Funkce pokrývají jak plánování a řízení všech typů výrob v jednotlivých divizích, tak řízení nákupu a skladového hospodářství, řízení akontrolu jakosti, přípravu kalkulací a nabídek obchodních týmů, správu financí a vedení účetnictví, kompletní řízení údržby výrobních i nevýrobních zařízení a budov a další oblasti.

„Pro IFS Applications a dodavatele InfoConsulting jsme se rozhodli nejen proto, že nabízí ucelenou podporu pro naše provozní, zejména výrobní požadavky, ale i proto, že jsme hledali řešení, které podpoří budoucí rozvoj naší společnosti například řízením materiálových toků jak ve skladovém hospodářství, tak ve výrobě nebo svým přesahem funkcí v oblasti řízení výroby, pro které jinak musí firma pořizovat specializovaný systém pro řízení výroby MES,“ uvedl Aleš Martínek, generální ředitel firmy OSTROJ. Informační systém byl uveden do ostrého provozu v lednu 2022. Od prvního dne běží ve všech implementovaných modulech bez výpadků. S ohledem na rozsah provedené parametrizace nového systému, školení jak klíčových, tak všech ostatních uživatelů a na objem a složitost dat přenášených z původního ERP do IFS Applications jde o obrovský výkon a nesporný úspěch.

Výběrové řízení, stanovení cílů a odhalení vlastních nedostatků

Celá změna byla v čase členěna do pěti etap. K přípravné etapě před implementací, která předcházela výběrovému řízení na dodavatele nového systému ERP, resp. na výběr optimálního řešení, se vedení společnosti rozhodlo přizvat externí poradenskou firmu Deloitte. Výstupem první etapy bylo zmapování stávajících procesů a jejich nedostatků a zpracování zadání pro výběrové řízení ve formě funkčních a tzv. nefunkčních požadavků na nový „páteřní“ informační systém firmy. Mezi zjištěnými nedostatky byly např. nejednotná metodika zpracování podobných procesů, složité schvalovací procesy a velké množství papírových výstupů. Zásadní pro úspěšné zvládnutí implementace byla komunikace dovnitř společnosti, aby všichni rozuměli cílům vytyčeným pro jednotlivé fáze implementace. Další důležitou podmínkou úspěchu bylo provedení analýzy dat v dosavadním informačním systému, vyhodnocení jejich použití a správné zmapování jejich migrace (převodu) do relevantních datových polí v novém ERP systému.

Migrace dat – jeden z nejsložitějších úkolů celého projektu

Migrace dat mezi původním a novým systémem patřila k nejsložitěj­ším úkolům. Obecně platí, že je s ní třeba začít co nejdříve během realizace implementačního projektu, a to jak s ohledem na objem dat, nezbytné provedení jejich kontroly a „čištění“ klíčovými uživa­te­li a provádění poměrně častých „opravných“ migrací jednotlivých dávek dat (např. materiálové položky, dodavatelé, zákazníci, nákup­ní požadavky, nákupní objednávky atd.), tak z důvodu ověření schopností identifikace a získání dat z původního ERP. Vždy jde o intenzivní spolupráci mezi dodavatelem zajišťujícím migraci dat a klíčovými uživateli. Jedním ze základních kamenů úspěšného zvlád­nu­tí migrace dat mezi dvěma systémy bylo zpracování migračního scénáře, který definoval rozsah migrovaných dat, zmapování a propojení architektury uložení dat ve stávajícím a novém systému a metodiku ověřování výsledků migrace („ruční“ ověření klíčovými uživateli vs. hromadné ověření dat pomocí kontrolních sestav).

Úspěšnost implementace systému závisí na zaškolení a zapojení uživatelů

Úspěšnost implementace přímo úměrně souvisí s vyškolením a zapojením klíčových i koncových uživatelů do procesu zavádění nového systému. Obsahem testu připravenosti na provoz byly zejména testy hlavních tzv. end-to-end procesů za účasti jak klíčových, tak koncových uživatelů systému s průběžnou korekcí zjištěných nedostatků ze strany dodavatele. Následovala finální migrace dat do budoucího výrobního prostředí IFS Applications. Podstatnou část tzv. transakčních dat je možné převést do nového systému až po odstavení původního systému, které projektový tým uživatele stanovil na polovinu prosince 2021. V původním ERP systému byly ukončeny veškeré transakce, provedeny inventury, omezeny a přísně kontrolovány jakékoliv finanční a uzávěrkové transakce tak, aby se řízeným způsobem podařilo uzavřít a přenést všechny koncové stavy z původního do počátečních stavů nového systému. Vlastní přechod na nový systém se uskutečnil během posledních čtrnácti dnů roku 2021 tak, aby od ledna 2022 byl plně využíván nový ERP systém IFS Applications. Od úterý 4. 1. 2022 byl spuštěn ostrý provoz nového systému. V rámci tzv. cut-over plánu byl spuštěn provoz s maximální podporou ze strany dodavatele a během prvních dvou týdnů ledna 2022 převedena poslední data a nastaveny počáteční stavy. Spuštění nového informačního systému IFS Applications ve společnosti OSTROJ lze jednoznačně považovat za velmi úspěšné s tím, že systém byl od začátku provozován v celém rozsahu požadovaných funkcí všech použitých modulů bez závažnějších chyb.

Intenzivní spolupráce dodavatele systému a zákazníka

Tímto zásadním krokem v implementačním projektu spolupráce uživatelské a dodavatelské firmy nekončí. Po dobu šesti měsíců po spuštění systému oba partneři fungovali v režimu zvýšené podpory ze strany klíčových konzultantů dodavatele, tzv. hyper care.

Foto: archiv OSTROJ a.s.