V dnešní době, kdy je vyvíjen tlak na všechny aspekty našich životů, bychom vám chtěli alespoň v pracovních procesech trošku ulehčit vaše fungování. Nejspíše se shodneme na tom, že základem dobře fungující firmy jsou kompetentní a spokojení lidé, kteří svou práci opravdu umí a dělají ji rádi.

Uveďme si příklad: Máte báječnou paní účetní, která má účetní legislativu v malíčku, je pečlivá a pracovitá, ve svém oboru se neustále vzdělává, ale… je zde jedno velké ALE: nemá dostatečné informace a znalosti v rámci informačního systému, kde má účetní evidenci zpracovávat. Je tedy frustrovaná, že neví, co má kde správně udělat, hodiny svého času tráví tím, že se snaží zjistit, jak má danou věc zanést do systému. Někdy přijde na to, jak daný úkon provést, jindy nikoliv. A pak mohou nastávat chyby v účetních záznamech, není si jistá svou prací, a to vše vede k tomu, že informační systém začne obcházet různými excelovými tabulkami, informacemi na papíru atd. Není divu, že je z takové práce vyčerpaná a navíc, bohužel, její práce není efektivní, i když je ve svém oboru skvělou účetní. Zmíněné pomocné nástroje jsou pak obrovským krokem zpět do doby, kdy informační systémy zdaleka neuměly to, co nyní. Navíc není v konfliktu jen její práce s požadavky firmy, ale i výstupy pak mohou nést chyby nebo nespokojenost vedení firmy ke způsobu evidence účetnictví. Jistě si lze snadno domyslet, jak může taková pracovní situace KONČIT…

Dobrá zpráva je, že všechno může být jinak: máte báječnou paní účetní, která má účetní legislativu v malíčku, je pečlivá a pracovitá, ve svém oboru se neustále vzdělává, a teď pozor – není zde žádné ALE. PROTOŽE měla možnost se zaškolit, takže informační systém umí ovládat, a konečně, nemá potřebu vést jakoukoli další evidenci mimo informační systém. Je tedy v klidu, její práce je efektivní a ve zbývajícím čase se může věnovat i jiným pracovním povinnostem, stíhá vše zadané a zvládne se ještě sebevzdělávat, protože v této profesi se legislativa v podstatě neustále vyvíjí a mění. Z práce jde s čistou hlavou, po nocích nemusí dodělávat to, co v práci nestihla. Také zde lze snadno domyslet, jak skončí tento příběh, nebo spíše, jak bude úspěšně POKRAČOVAT…

Školením uživatelů informačních systémů se zabýváme již mnoho let. Ze zkušeností tedy víme, že někomu stačí říci informaci 1x, jinému třeba 10x, aby si ji zapamatoval a uměl ji používat. Každý je unikátní a zaslouží si šanci svou profesi vykonávat poctivě a správně. Čemuž mnohdy brání právě nedostatečná znalost informačního systému, kdy bývá nový zaměstnanec vhozen do vody bez řádného proškolení. My si toto břímě zaměstnanců uvědomujeme, a proto jsme vytvořili školicí program PC HELP HELIOS Academy, kde je k dispozici více než 120 videí na různé části systému HELIOS iNuvio. Každý zaměstnanec (uživatel IS HELIOS iNuvio) si tak zvolí kurz potřebný právě pro jeho pracovní zařazení, a navíc si videa může projít opakovaně, aby nabyl všechny potřebné znalosti a byl si jistý, že postupům v systému porozuměl. Zároveň to vede k samostatnosti a osobní zodpovědnosti daného zaměstnance, bez zatěžování svých kolegů nebo managementu firmy.

Setkáváme se i s, řekněme, obvyklým nešvarem ve firmách, kdy je nový zaměstnanec školen pouze od kolegy, kterého nahrazuje nebo jiného zaměstnance, který už se systémem pracuje. A pokud nedochází k proškolování zaměstnanců v čase, může zde nastat i dost častý problém, kdy se předává chybný nebo již neplatný postup, protože prostě zaměstnanec neví, že už došlo k vývoji informačního systému. Mnohdy se tak táhne špatné zavádění informací do systémů, složitě se v systému kličkuje – „aby tam informace vůbec dostali“, protože žijí v přesvědčení, že "Takto se to dělá a jinak to nejde.“ nebo „Informační systém to neumí. Nevím, z jakého důvodu se to takto dělá, předávám ti informaci, kterou jsem sám kdysi dostal…". Toto vše vede k chybovosti, neefektivitě, frustraci zaměstnanců a bohužel často i mylné domněnce, že je systém k ničemu.

Doba je náročná, mnoho firemních procesů je plně online, zaměstnanci jsou často přetíženi, časová náročnost na některé procesy se prodlužuje, protože zákonné administrativy přibývá, mnoho činností je převedeno do elektronické komunikace, a ne všechny firmy si s tím vždy ví rady. Ano, je to někdy boj. Proto se snažíme usnadnit alespoň tu část, jak si být jistý prací v IS HELIOS iNuvio. Kurzy jsou připraveny tak, aby se každý jednoduše zorientoval, mohl si zastavovat videa ve kterékoli pasáži, nebo se k nim vracet, aby si celý proces co nejlépe nastudoval a zbavil se napětí, jestli to či ono dělá správně.

Pokud máte zájem dozvědět se více, podívat se na kurzy, které nabízíme, vstupte na naše webové stránky ZDE.

Tým HELIOS iNuvio
PC HELP, a.s.