Společnost MELZER, dodavatel informačního systému QI, získal v celostátní soutěži časopisu CIO BW o případovou studii roku 2017 první místo. Vítězná případová studie zajímavým způsobem předkládá důvody, průběh, a především přínosy a úspory implementace informačního systému QI, ve společnosti Vodovody a kanalizace Vyškov, a.s.

Vodovody a kanalizace Vyškov patří ke středně velkým vodohospodářským firmám. Společnost spravuje přibližně 623 kilometrů vodovodních i 305 kilometrů kanalizačních sítí, 12 čistíren odpadních vod a 5 úpraven vod.

QI zvítězilo díky flexibilitě

V 90. letech se VaK Vyškov, stejně jako jiné podniky z oboru vodovodů a kanalizací, musel vypořádat s rostoucími nároky na řízení ekonomicko-obchodních procesů. Postupně vznikající požadavky nejprve řešil nákupem aplikací od několika dodavatelů. Po čase se ale objevily zásadní nedostatky, které společnost přivedly k myšlence na pořízení jednotného informačního systému.

Ve výběrovém řízení zvítězil komplexní informační systém QI, a to díky široké škále nabízených možností a flexibilitě (i v návaznosti na vize společnosti). VaK Vyškov totiž předpokládal, že bude i nadále růst, a QI podpoří jeho další potřeby. Prvotní implementace ekonomických modulů proběhla během 3 měsíců a za plného provozu společnosti.

V roce 2015 se VaK Vyškov rozhodl využít nové možnosti informačního systému QI v oblasti mobilních aplikací, které poskytuje jeho technologie QI Mobile. Tato mobilní část informačního systému QI není jen hračka s možností nahlédnout na podniková data prostřednictvím mobilu, ale skutečně funkční aplikace, která zvyšuje celkové přínosy z nasazení informačního systému.

Technické překážky při zavádění mobilních odečtů a jejich řešení

První z aplikací, kterou společnost nasadila, byly odečty vodoměrů přímo v terénu s využitím mobilních zařízení (chytré telefony a tablety). „Při nasazování aplikace bylo nutno překonat řadu nečekaných technických překážek,“ říká Ing. Jan Melzer, ředitel společnosti Adaptica, která QI Mobile jako součást systému QI vyvíjí. „Museli jsme se vypořádat s pokrytím 3G signálem a orientací ve frekvencích 4G/LTE používaných jednotlivými operátory. Kvalita signálu ve Vyškově a nejbližším okolí kolísala mnohem více, než jsme předpokládali, navíc u každého operátora rozdílně. Jednalo se o zásadní nedostatek: rychlost a tedy i použitelnost QI Mobile pro on-line mobilní odečty vodoměrů přímo souvisí s kvalitou připojení,“ doplňuje Melzer. Proto byla aplikace optimalizovaná tak, aby se dala použít i s dnes již překonanou technologií EDGE. Uspokojivé řešení přineslo až rozšíření pokrytí signálem 4G/LTE.

Pro situace, kdy zaměstnanec vstupuje za účelem odečtu vodoměru například do sklepních či jiných uzavřených prostor, kde není k dispozici datový mobilní signál, byla aplikace opatřena funkcí off-line režimu. Předem vybraná data se načtou do mobilního zařízení. Poté je uživatelé mohou zobrazovat i modifikovat. V momentě, kdy je pro zařízení opět dostupná mobilní síť, zvolí zaměstnanec, kdy se data odešlou do centrální databáze systému QI.

Efektivnější práce i řízení firmy díky QI Mobile

Po zavedení QI Mobile VaK Vyškov pracuje s chytrými zařízeními v každodenní podnikové praxi. Nemusí tak při odečtech vodoměrů využívat drahá odečítací zařízení. „Telefony i tablety vnímáme jako spotřební zboží. Mobilní odečty provádíme pro více než 23 500 odběratelů, chytrá zařízení nám při této zátěži vydrží zhruba 1–2 roky. Velkou výhodou je nahraditelnost: do nového zařízení je možné QI Mobile nainstalovat během chvilky,“ říká Ing. Zdeněk Procházka, LL.M., ekonomický náměstek společnosti VaK Vyškov.

QI Mobile zobrazuje všechna důležitá data z kmenového QI. Pracovník má díky tomu přímo v terénu prostřednictvím chytrého zařízení k dispozici nejen kompletní informace o vodoměrech, seznam odběrných míst, ale také odečtové formuláře. Ty pak přímo na místě vyplňuje a ihned eviduje v QI. V terénu zjištěné a odečtené údaje je možné zadávat přímo k jednotlivým odběrným místům a porovnávat je s předchozími odečty. Takto zadané odečty se následující den zpracovávají do daňových dokladů a odesílají odběrateli. Díky tomuto řešení se eliminují chyby lidského faktoru při přepisování i zpoždění, které by mohlo vznikat v případě off-line přenosu dat do informačního systému. Optimální vytížení zaměstnanců přináší úspory ve mzdových nákladech na ½ pracovního místa, což činí cca 200 000 Kč ročně. „S použitím QI Mobile jsme v terénu provedli již 110 000 odečtů vodoměrů a můžeme potvrdit funkčnost a spolehlivost tohoto řešení“, konstatuje Procházka.

Významným přínosem aplikace je rovnoměrné cash flow. Zásadním způsobem se totiž zrychlila doba mezi odečtem v terénu a okamžikem odeslání daňového dokladu. „QI Mobile nám umožňuje řešit naši agendu průběžně. Dříve docházelo k velkým časovým prodlevám mezi okamžikem zjištění hodnot a jejich zanesením do systému. Nyní faktury vystavujeme takřka okamžitě po uskutečnění odečtu. Přidanou hodnotou je podstatné urychlení procesu vyřízení případné reklamace odběratelů,“ shrnuje výhody Procházka.

Dalším z automatizovaných procesů, které QI zajišťuje, je evidence docházky zaměstnanců. VaK Vyškov ji řeší prostřednictvím elektronických terminálů, data z nich se automaticky přenáší přímo do mzdových výkazů, což výrazně zrychluje zpracování této agendy. Vzdáleným přístupem přes QI Mobile lze pohodlně z informačního systému zjistit přítomnost či důvod nepřítomnosti zaměstnanců společnosti v daném okamžiku.

QI přispívá k milionové úspoře

K bezproblémovému dennímu provozu pomáhá také samotné QI. Efektivně řeší například skladové hospodářství. Mezníkem bylo rozšíření konsignačních skladů společně se zavedením čárových kódů. Roční časovou úsporu lze vyjádřit částkou ve výši téměř 1 000 000 Kč. QI s čárovými kódy zásadně pomáhá i při inventurách, kdy se časová náročnost snížila ze 135 na 20 hodin, tj. došlo ke snížení o 85 % z původního času.

Obr: Jiří Melzer převzal cenu od šéfredaktora CIO BW

V péči QI i nadále

VaK Vyškov je rozhodnutý řešit své potřeby v QI i QI Mobile také v budoucnu. „Pokud máte k dispozici informační systém s takovými možnostmi, neustále objevujete nové způsoby jeho využití,“ doplňuje Procházka.

Informační systém QI, který vyvíjí DC Concept a. s., ve společnosti Vodovody a kanalizace Vyškov, a. s., naimplementovala společnost Melzer, spol. s r. o., Modul QI Mobile dodala společnost Adaptica a. s. Obě tyto společnosti jsou součástí partnerské sítě DC Conceptu.