Zákonem definovaná povinnost a principy

Elektronická spisová služba ICZ e-spis prošla od svého vzniku obrovským vývojem a v současné době je jednou z nejvýznamnějších aplikací tohoto druhu na českém trhu. Vývoj aplikace vychází z české legislativy, a to zejména ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Z tohoto zákona vyplývá v prvé řadě povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě pro vyjmenované původce a dále pak i základní principy fungování této aplikace. Dalším důležitým předpisem závazným pro vývoj a fungování elektronické spisové služby je Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (dále je NSESSS). Tento předpis byl v letošním roce významně pozměněn a jeho platné znění bylo zveřejněno Ministerstvem vnitra ČR na základě § 70 odst. 2 zmiňovaného zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve Věstníku Ministerstva vnitra ČR částka 57/2017 (část II). Na rozdíl od předchozího NSESSS je jeho součástí i výčet funkcí API pro integraci elektronické spisové služby s externími aplikacemi, které jsou v organizaci používány.

Tím se podstatně zjednodušuje komunikace mezi dodavateli jednotlivých aplikačních vybavení (dále jen APV) v organizaci a bude možné, bez zbytečných nedorozumění, na základě státem garantovaného standardu, jednoduchým způsobem tyto APV v organizaci integrovat. Tímto krokem bude v organizaci zajištěn průkazný tok všech dokumentů, které do organizace přicházejí či z organizace odcházejí. Zároveň se zefektivní i práce všech úředníků a dalších uživatelů APV v organizaci.

Přehledná správa příchozích a odchozích dokumentů

Pojďme si nyní společně říci, co elektronická spisová služba do organizace přinese. Ano, je to zejména pořádek v dokumentech. Po zavedení elektronického systému spisové služby ICZ e-spis se vám již nestane, aby do organizace přišel či z ní odešel dokument, který není nikde evidovaný či není jednoduše dohledatelný. A jak to funguje? Elektronická spisová služba ICZ e-spis je napojena na všechny elektronické kanály, kterými může dokument přijít či odejít. V první řadě je to napojení na Informační systém datových schránek (ISDS). Integrace s tímto systémem může fungovat buď přes přihlášení jménem a heslem pověřeného zaměstnance, anebo jednodušeji, pořízením komerčního serverového certifikátu, který vám zajistí komfort automatizace komunikace s ISDS. Pracovnice či pracovníci podatelny pak přicházejí do práce a již mají připravené, automaticky stažené datové zprávy z datové schránky a mohou je již jen distribuovat na jednotlivé útvary organizace. Co se týká vypravení datových zpráv, tak tam je již možné vše naprosto zautomatizovat a dle nastavení v organizaci mohou datové zprávy odcházet kdykoliv.

Obr. 1: Obecné principy řešení správy dokumentů

Dalším kanálem pro příchod elektronických dokumentů je e-mail, a to jak oficiální e-mailová schránka organizace, tak i e-mailové schránky jednotlivých zaměstnanců. I tato pošta je začleněna do ICZ e-spis, je v ní zpracovávána, uložena a dle nastavených archivačních a skartačních spisových znaků buď archivována, nebo po uplynutí doby skartace skartována.

Dle typu organizace je možné, že převažujícím typem korespondence je ještě stále listinná pošta. I zde má elektronická spisová služba ICZ e-spis své řešení. Je možné dokument v elektronické spisové službě zaevidovat, tzn. přidělit mu číslo jednací a určit jeho zpracovatele, a dále s ním pracovat jako s listinným (analogovým) dokumentem, nebo je možné ho prostředky ICZ e-spis zdigitalizovat, případně provést jeho autorizovanou konverzi z listinné do elektronické podoby, a dále s ním pracovat již jako s elektronickým dokumentem. Součástí systému je i skenování doručenek odeslané listinné pošty, takže opravdu veškerá práce s dokumenty pak již funguje jen na digitální bázi a není nutné se zaobírat složitým dohledáváním a prací s listinami.

Integrace nařízení EU a národních IS

A co s nařízeními EU, jako je například eIDAS (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu) či GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů)? I na ty je ICZ e-spis připravena. Součástí ESS ICZ e-spis je Modul eIDAS, který vám zajistí možnost ověřování a tvorbu kvalifikovaných elektronických podpisů, razítek a pečetí dle nařízení eIDAS. S modulem GDPR se zase budete moci spolehnout na splnění požadavků dle stejnojmenného nařízení.

V neposlední řadě by vám elektronická spisová služba měla zajistit i komunikaci s Informačním systémem základních registrů (ISZR), či s Informačním systémem registru smluv (ISRS). I toto je v elektronické spisové službě ICZ e-spis zakomponováno. U integrace s ISRS včetně možnosti anonymizace naskenovaných smluv a evidence jejich odeslání do ISRS.

Rozsáhlá uživatelská základna

V současné době provozuje ICZ, a. s., svoji spisovou službu v 300 organizacích a aktivně ji využívá okolo 30 tisíc uživatelů. Mezi společnosti využívající ICZ e-spis patří jak velké organizace, jako jsou Všeobecná zdravotní pojišťovna či Česká správa sociálního zabezpečení, tak i například malé městské části Prahy.

Našimi uživateli jsou také vysoké školy, jako Vysoká škola báňská v Ostravě nebo Vysoké učení technické v Brně, a dále i zdravotnická zařízení, a to například Institut klinické a experimentální medicíny (IKEM), Ústřední vojenská nemocnice v Praze (ÚVN), Ústav zdravotnických informací a statistiky ČR (ÚZIS) či Fakultní nemocnice Plzeň a další.

Vzhledem k povaze činnosti nemocnic či jiných zdravotnických zařízení se jeví evidence doručené a odeslané pošty v nemocnici jako ne zcela prvořadá záležitost. Ano, úkolem nemocnic je starat se o naše zdraví, léčit, zachraňovat naše životy. Ale i do nemocnic přicházejí dokumenty v elektronické podobě přes ISDS či e-mail, i nemocnice potřebují komunikovat se Základními registry, i nemocnice potřebují zveřejňovat smlouvy v ISRS.

Proto by elektronická spisová služba měla tuto komunikaci zajistit a zároveň by evidence pošty měla být co nejjednodušší, co nejvíc automatizovaná, přinášející co nejmenší zátěž těm, kdo se jí musí zabývat. Proto dobře zavedený a fungující systém elektronické spisové služby, dobře nastavený spisový a skartační řád organizace, vyškolení zaměstnanci a v neposlední řadě všechny dokumenty naskenované a uložené v digitální formě v elektronické spisové službě zajistí, aby tato evidence zdravotnické zařízení zatížila co nejméně a nemocniční personál bral elektronickou spisovou službu jako dobrého a užitečného pomocníka při své práci.

Sídlo ICZ se nachází na Kavčích horách v Praze 4. Foto Jan Horák