Hlavní strana -> Zprávy
Aktuality -> Hardware - 15. 3. 2018

GDPR ovlivní i tisk firemních dokumentů s osobními údaji

Nařízení GDPR pro nakládání s osobními údaji se dotkne i tisku dokumentů, které takové informace obsahují. Společnost OKI, specialista na profesionální kancelářský tisk, proto shrnuje nejdůležitější oblasti, na které by se firmy i úřady měly zaměřit. Mezi bezpečnostní slabiny při tisku patří například stav, kdy jsou osobní data přenášena přes síť v nešifrované podobě nebo jsou ukládána nešifrovaná na tiskových serverech a pevných discích tiskáren. Dalším potenciálním rizikem je, pokud jsou tato data uchovávána i po provedení tiskové úlohy a nejsou bezpečně odstraněna.



Typickým problémem, se kterým se lze běžně setkat, je situace, kdy dokumenty obsahující osobní údaje skončí v nesprávných rukou, protože zůstanou ležet bez dozoru na výstupním zásobníku tiskárny. Může tak snadno dojít k jejich ztrátě nebo neoprávněnému a nekontrolovanému přístupu k citlivým informacím.

Moderní řešení pro řízení tisku poskytují funkce, které zajistí dostatečné zabezpečení i plnění regulačních předpisů, a přitom nejsou náročná na implementaci ani cenově nákladná. Například OKI ke svým chytrým multifunkčním tiskárnám zdarma nabízí Sendys Explorer Lite pro správu dokumentů a Sendys Output Manager pro řízení firemního tisku.

Doporučení při tisku osobních údajů

Do interních firemních předpisů pro tisk a nakládání s tiskovými soubory je v souvislosti s GDPR vhodné zvážit doplnění následujících pravidel:

  • zabezpečený tisk a vyzvednutí výtisků výhradně po autentizaci přes PIN nebo čipovou kartu
  • bezpečné mazání HDD tiskárny a časově definované mazání tiskových souborů
  • šifrování přenosu tiskových dat mezi zařízením a tiskárnou
  • bezpečné ukládání skenovaných úloh a zabezpečení obsahu skenovaných souborů
  • bezpečné uchovávání vytištěných dokumentů s osobními údaji
  • bezpečné skartování či jiný způsob likvidace tištěných dokumentů s osobními údaji
  • zvážit nasazení malých chytrých multifunkčních tiskáren přímo do oddělení, kde se ve zvýšené míře pracuje s osobními údaji (např. mzdové, personální, marketingové, obchodní oddělení).

 
  

- PR -

Nasazení AI balancuje mezi výkonem a zranitelností

V aktuálním vydání IT Systems jsme se opět zaměřili na využití AI v podnicích, které má mnoho různých podob. Jednu z nich vidíte hned na titulní straně obálky, kde Martin Šťastný, ředitel vývoje Vision ERP, přestavuje AI asistentku Viana. S Martinem jsme si povídali nejen o tom, co Viana umí, ale především nás zajímalo, jak AI v ERP systému Vision pracuje s kontextem, daty a odpovědností.

  

- PR -

MyPersonas: Vytvořte své digitální dvojče a uvolněte si ruce

Společnost GFI Software nedávno představila řešení MyPersonas, nástroj pro generování odpovědí na otázky zákazníků v reálném čase. MyPersonas je řešení založené na umělé inteligenci (AI), které firmám dovoluje vytvořit digitální klony klíčových zaměstnanců umožňující okamžitě a kvalifikovaně a odpovídat na opakující se každodenní požadavky s využitím veškerých firemních informací. Každá MyPersona je vytvořena na základě znalostí zaměstnance, kterého zastupuje, což znamená, že může reagovat stejně jako tento zaměstnanec. MyPersonas jsou k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a mohou komunikovat ve více než 160 jazycích.